Wenn Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch online haben, können Mitarbeiter jederzeit Richtlinien und Verfahren anzeigen, ohne sich über die neuesten Aktualisierungen Gedanken machen zu müssen. Der Compay vermeidet das Drucken mehrerer Papierkopien, wenn dies für verschiedene Abteilungen erforderlich ist. Der erste Schritt besteht darin, das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu schreiben. Als Nächstes erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Google Docs, einer webbasierten Benutzeroberfläche, mit der ein Mitglied Dokumente hochladen und mit anderen teilen kann. Laden Sie dann das Dokument hoch und legen Sie die Berechtigungsstufen der Personen fest, die das Dokument anzeigen können.
Artikel, die Sie benötigen
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Auf einem PC installierte Textverarbeitungssoftware
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Internetverbindung
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E-Mail-Addresse
Öffnen Sie ein neues Dokument in Ihrer Textverarbeitungssoftware. Beschreiben Sie kurz, welche Inhalte in das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch aufgenommen werden müssen. Sie können das Handbuch in jeder Abteilung nach Abteilung und dann nach Aufgabe aufschlüsseln. Vergewissern Sie sich, dass Sie Kontaktinformationen zu den wichtigsten Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen angeben. Formatieren und korrigieren Sie das Dokument. Sichere deine Arbeit.
Melden Sie sich im Internet an und besuchen Sie google.docs.com. Erstellen Sie ein Konto mit einer festgelegten geschäftlichen E-Mail-Adresse mit einem Kennwort, das Buchstaben und Zahlen enthält. Überprüfen Sie Ihre E-Mail nach der Bestätigungs-E-Mail von Google mit Informationen zu Ihrem neuen Konto, und klicken Sie auf den Bestätigungslink in der E-Mail, um den Kontenvorgang abzuschließen.
Melden Sie sich wieder in Ihrem neu erstellten Konto an. Klicken Sie links neben den Menüoptionen auf "Dokument hochladen". Ein neues Fenster mit zwei Abschnitten wird angezeigt. Die linke Leiste zeigt Ihren Desktop oder die Dateien auf Ihrer Festplatte an, je nachdem, wie Sie ihn eingerichtet haben. Verwenden Sie die Pfeilsymbole oben im Fenster, um zum Speicherort der Richtlinie und des Verfahrenshandbuchs zu navigieren. Klicken Sie auf die Datei mit den Richtlinien- und Verfahrenshandbüchern, damit sie im Feld "Dateiname" angezeigt wird. Klicken Sie auf "Öffnen". In Google Docs wird nach dem Hochladen eine Statusleiste angezeigt.
Klicken Sie auf "Zurück", um Dokumente zu verwalten. Klicken Sie auf das leere Kontrollkästchen neben dem neu hochgeladenen Richtlinien- und Verfahrenshandbuch.
Klicken Sie in der Symbolleiste über dem Handbuch auf "Dokument freigeben". Dadurch wird ein weiteres kleines Feld geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben können, denen Sie die Berechtigung zum Anzeigen oder Bearbeiten des Dokuments geben möchten. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie nicht anders informiert hat, wählen Sie jetzt „Ansicht“. Wenn Sie auf "Einladen" klicken, wird eine neue E-Mail an die von Ihnen aufgeführten Personen gesendet, um sie darüber zu informieren, dass ein neues Dokument angezeigt wird. Sie haben jetzt ein vollständiges Online-Richtlinien- und Verfahrenshandbuch.
Tipps
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Sie können die Einstellungen anpassen, indem Sie mit Berechtigungs- und Benachrichtigungsstufen spielen. Wenn Sie möchten, kann Google Text & Tabellen die von Ihnen eingeladenen Personen jedes Mal informieren, wenn eine Änderung am Dokument vorgenommen wird. So können Ihre Kollegen wissen, dass es eine aktualisierte Version gibt, die angezeigt werden kann. Alternativ dazu bietet Google Text & Tabellen auch einen Link von der Hauptseite aus, um Ihr Dokument als permanenten Weblink freizugeben. Dies kann die Verteilung an größere Personenmengen erleichtern und Sie müssen die Berechtigungsstufen nicht täglich aktualisieren.
Warnung
Teilen Sie das Google Text & Tabellen-Kennwort nicht mit Personen, die keinen Zugriff auf Änderungen am Konto haben möchten.
