Durch das Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs können klare Protokolle für die Konsistenz in einer Organisation bereitgestellt werden. Die Arbeitgeber legen dar, was in Bereichen, die von Kleiderordnung bis zu Kundenbeziehungen reichen, akzeptables Verhalten ist. Die Mitarbeiter lesen es und unterschreiben ein Bestätigungsschreiben, in dem sie die Folgen des Verstoßes gegen die im Handbuch festgelegten Richtlinien akzeptieren. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Bereiche, wenn Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch für eine gemeinnützige Organisation schreiben.
Schwerpunkte
Organisation und Verwaltung: In diesem Abschnitt geben Sie die Mission und die Vision der Organisation an. Erläutern Sie den Status als nicht gewinnorientiert, indem Sie die beim Staatssekretär eingetragenen Statuten und Statuten einschließen. Nach der Definition der Organisation werden die wichtigsten Managementrollen und -pflichten detailliert beschrieben. Ein Organigramm hilft allen Mitarbeitern zu verstehen, wer für was und die Befehlskette verantwortlich ist.
Humanressourcen: Definieren Sie im Bereich Human Resources die Verantwortlichkeiten des Verwaltungsrats, wie Freiwillige gefördert und entwickelt werden und wie das Personal geschult wird. Enthalten Sie Personalrichtlinien, einschließlich Verhalten, Erfolgsregeln, Leistungen und Vergütungsregeln.
Spendensammlung: Gemeinnützige Organisationen erhalten durch den Internal Revenue Service einen steuerfreien Status. Dieser Status ist widerrufbar, wenn sich der Non-Profit nicht entsprechend verhält. In diesem Abschnitt werden die Mittel erläutert, die der Non-Profit-Einsatz für das Fundraising verwendet, darunter Zuschüsse, Spenden, Sponsoren von Unternehmen oder Veranstaltungen. Das Finanzmanagement muss ebenfalls erläutert werden, wobei dargelegt wird, wie in den Budgets festgelegt wird, was für gemeinnützige Programme und was für Operationen gilt.
Gesetze und Richtlinien: Erläutern Sie die Gesetze, Steuern und Vorschriften, die sich auf gemeinnützige Organisationen auswirken. Dazu gehören unter anderem Lobbyarbeit und Lobbying-Aktivitäten der Organisation.
Entwicklung der Richtlinien und Verfahren
Da das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu einer Möglichkeit wird, Personen zur Rechenschaft zu ziehen, ist es wichtig, dass die Richtlinien konsistent in Format und Ton gestaltet werden.
Richtlinien: Verwenden Sie eine Vorlage, um die Übereinstimmung mit den Richtlinien zu gewährleisten. Jede Richtlinie sollte einen Richtlinientitel enthalten, der den Inhalt angibt. Definieren Sie einen Zweck für die Richtlinie. Ein Beispiel für einen Politikzweck könnte sein: "Sicherstellung der Steuerverantwortung durch Spendenaufkommen". Wenn es ein Gesetz oder eine Satzung gibt, die sich auf die Richtlinie bezieht, geben Sie dies an, um eine zusätzliche Bestätigung für die Notwendigkeit bereitzustellen.
Definieren Sie den Geltungsbereich der Richtlinie. Dies kann einschließen, ob die Richtlinie sich auf alle Personen, Vorstandsmitglieder oder nur auf eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern, wie etwa ein Fundraising-Team, bezieht. Geben Sie für große Organisationen den Namen und die Kontaktnummer der für die jeweilige Richtlinie relevanten verantwortlichen Partei an. Listen Sie beispielsweise die Kontaktinformationen der Rechtsberater mit den Informationen zu den Lobbying-Regeln und -Bestimmungen auf.
Verfahren: Erklären Sie, wie die Dinge in einfachen Schritten erledigt werden. Während Richtlinien und Prozeduren in einigen Szenarien kombiniert werden können, sind Prozeduren normalerweise ein separater Abschnitt für Schlüsselprozesse. Ermitteln Sie die wichtigsten Verfahren und Fehlerbehebungsbereiche. Dies beinhaltet das Öffnen und Schließen. Entwickeln Sie Verfahren, um Computer, Kennwort oder andere technische Probleme zu beheben. Erstellen Sie Prozesse für eskalierte Kundenprobleme. Jede Aufgabe, die Konsistenz erfordert oder Mitarbeiter haben, die dies in Frage stellen, wird zu einem im Handbuch beschriebenen Verfahren.
Durch konsistente Verfahren wird Arbeitszeit eingespart, da die Mitarbeiter über Ressourcen verfügen, um die Aufgaben ohne Unterstützung durch die Führung oder Unterstützung oder Eingriffe zu erledigen.
