Wenn Sie ein Unternehmen führen, gibt es Zeiten, in denen Sie einem Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner Nein sagen müssen. Wenn Sie es professionell tun, können Sie eine gute Beziehung aufrechterhalten.
Professionelle Briefpräsentation
Verfassen Sie Ihren Brief auf dem Firmenbrief oder im Briefpapier und senden Sie den Brief von der am besten geeigneten Person in Ihrem Unternehmen. Wenn es eine Kundenreklamationsnummer, eine Bestellnummer oder ein Konto zur Referenz gibt, geben Sie diese in Ihre Korrespondenz ein.
Geben Sie Ihren Fall an
Führen Sie einen positiven Hinweis aus, z. B. indem Sie dem Kunden für seine oder ihre Anfrage danken, und bringen Sie ihn auf den Punkt. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Schirmherrschaft und Ihren letzten Brief bezüglich des Garantiestatus Ihrer XYZ-Videokamera. Nach ausgiebigen Nachforschungen stellen wir fest, dass wir die Garantie für Ihre Videokamera nicht wie gewünscht erfüllen können. “
Sichern Sie Ihre Gründe
Geben Sie einen bestimmten Grund an, warum Sie die Anfrage eines Kunden ablehnen. Zitieren Sie beispielsweise Unternehmensrichtlinien, überprüfen Sie die wichtigsten Punkte des Falls oder fassen Sie auf andere Weise zusammen, was hinter Ihrer Entscheidung steckt. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu, beispielsweise Kopien von Verträgen, Garantien oder sonstigen Unterlagen, die Ihre Position unterstützen. Zum Beispiel: „Wie Sie in der beigefügten Garantievereinbarung sehen werden, war diese Full-Service-Richtlinie für die ersten 12 Monate gültig. Laut unseren Unterlagen haben Sie Ihre Kamera vor drei Jahren gekauft, wodurch die heutige Behauptung nicht gerechtfertigt ist. “
Biete einen Kompromiss an
In einigen Fällen gibt es keinen Raum für Kompromisse oder die Erweiterung eines Olivenzweiges. Wenn Sie jedoch die Geschäfte des Kunden aufrechterhalten möchten, bieten Sie eine Art Zugeständnis an, um den Schaden zu mildern. Zum Beispiel „Wir möchten Ihnen beim Kauf einer neuen Videokamera einen Rabatt von 25 Prozent gewähren“ oder „Im Anhang finden Sie eine Geschenkkarte im Wert von 50 US-Dollar, die Sie für jeden Elektronikeinkauf in unserem Geschäft einlösen können.“
Andere Arten von Ablehnungen
Während des Betriebs Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise die Vertragsbedingungen mit Anbietern ablehnen, Mitarbeiteranfragen für die Urlaubszeit ablehnen oder anderweitig professionelle Korrespondenz mit anderen Geschäftspartnern schreiben. Befolgen Sie die gleichen allgemeinen Richtlinien, die oben beschrieben wurden, und passen Sie den Brief an die jeweilige Situation an.
Tipps
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Vertragsverweigerung: „Vielen Dank für die Möglichkeit, unseren Vertrag mit ABC Refuse Removal zu verlängern. Aufgrund Ihrer kürzlichen Gebührenerhöhung haben wir uns für die Inanspruchnahme eines anderen Anbieters entschieden. “
Mitarbeiteranfragen: „Ihre Bitte um bezahlte Freistellung in der letzten Dezemberwoche wird abgelehnt, da diese Woche für alle Mitarbeiter aufgrund des Jahresendbestands verdunkelt ist.
Kollegeneinladungen: „Vielen Dank für die Einladung, in Ihren Verwaltungsrat zu treten. Leider habe ich bereits eine Reihe beruflicher Verpflichtungen, die mich derzeit daran hindern, neue Aufgaben zu übernehmen. “
Wickeln Sie es
Schließen Sie Ihren Brief mit einem Dankeswort für die bestehende Beziehung ab, gefolgt von einer Einladung, die Angelegenheit gegebenenfalls weiter zu diskutieren. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihr Geschäft.Wenn Sie Fragen haben oder diese Angelegenheit weiter besprechen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an mich. “
