Briefe sind der beste Weg, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter oder Kunden über eine Änderung der Richtlinien informiert werden. Menschen neigen dazu, Schilder und E-Mails zu ignorieren, weil sie täglich mit so vielen Werbungen und E-Mail-Nachrichten bombardiert werden. Briefe dagegen sind schwieriger zu ignorieren, da sie mit Formalitäten und wichtigen Botschaften verbunden sind. Benachrichtigungsschreiben sind einfach zu schreiben und sehr effektiv.
Laden Sie den Briefkopf der Firma in Ihren Drucker. Die meisten Unternehmen haben Richtlinien, wonach die offizielle Kommunikation auf Briefkopf erfolgen muss, da dadurch die Vorstellung von Konsistenz und Autorität vermittelt wird.
Öffnen Sie den Brief, indem Sie das Datum eingeben. Wenn der Brief an eine Einzelperson geht, geben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers ein. Wenn der Brief Teil einer Massenbenachrichtigung mit ähnlichen Benachrichtigungen ist, geben Sie den Namen nicht ein oder verwenden Sie die Seriendruckfunktion Ihres Textverarbeitungsprogramms, um die Namen einzufügen.
Beginnen Sie den Brief mit der Eingabe von "Sehr geehrter Herr / Frau (Name)", gefolgt von einem Doppelpunkt, oder für ein allgemeineres Mailing "Sehr geehrter Kunde" oder ein ähnliches Bild.
Beginnen Sie den Brief mit einer kurzen Erläuterung der Situation. Wenn Sie schreiben, um schlechte Nachrichten zu übermitteln, wie in einer Mitteilung überfälliger Bücher oder einer überfälligen Rechnung, erklären Sie, wofür die Rechnung war und wie spät sie ist. Wenn Sie schreiben, um Kunden über eine Änderung der Richtlinie zu informieren, erläutern Sie das Problem, das zu einer Änderung der Richtlinie geführt hat.
Erklären Sie die Mitteilung klar und knapp, damit der Empfänger die Nachricht nicht verfehlt. Geben Sie die relevanten Daten an, zu denen die Richtlinie in Kraft treten soll.
Geben Sie Aktionsinformationen wie etwa Fristen oder Verfahren an, die der Empfänger des Schreibens befolgen sollte. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, falls sie Fragen haben.
Schließen Sie den Brief, indem Sie dem Mitarbeiter oder Kunden für seine Aufmerksamkeit danken, und geben Sie Ihren Namen ein. Melden Sie sich in dem Feld über Ihrem Namen.
Tipps
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Halten Sie den Brief kurz und sachlich. Wenn Sie sich zu viel entschuldigen, interpretieren Kunden oder Mitarbeiter dies möglicherweise als Hinweis darauf, dass sie mit der Benachrichtigung oder der Änderung der Richtlinie argumentieren können.
