Das Protokoll ist eine detaillierte Aufzeichnung einer Besprechung. Das Protokoll zeichnet die Gesprächsthemen, die erforderlichen Maßnahmen und die getroffenen Entscheidungen auf. Das Protokoll stellt sicher, dass ein offizielles Protokoll der Sitzung vorliegt, und es wird auch dokumentiert, wer an einer Sitzung teilgenommen hat und wer abwesend war. Normalerweise wird eine Person gewählt, um das Protokoll zu führen, normalerweise eine Sekretärin oder ein Schatzmeister. Wenn Sie die Möglichkeit haben, Protokolle für ein Meeting zu führen, sollten Sie einige Punkte beachten, um sicherzustellen, dass Sie sie professionell aufzeichnen.
Artikel, die Sie benötigen
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Stift oder Bleistift
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Notizbuch
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Aufnahmegerät
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Computer
Notieren Sie sich die Uhrzeit, das Datum und den Ort, an dem das Meeting in einem Notizbuch oben auf der Seite stattgefunden hat.
Verwenden Sie ein Aufnahmegerät, das Sie später wiedergeben können, um vollständige Minuten zu erstellen.
Listen Sie die Namen der Teilnehmer auf. Schreiben Sie auch die Namen der Personen auf, von denen erwartet wurde, dass sie an der Besprechung teilnehmen, aber abwesend sind. Möglicherweise müssen Sie notieren, wessen Abwesenheit entschuldigt wird. In diesem Fall können Sie in Klammern neben dem Namen der Person "Entschuldigung" notieren.
Folgen Sie dem Meeting-Terminplan. Die Hauptbetreuer erhalten die Tagesordnung in der Regel vor dem Meeting und es wird Ihnen helfen, jedes besprochene Thema in der richtigen Reihenfolge zu erfassen.
Beachten Sie die wichtigsten Punkte zu jedem Thema auf der Tagesordnung. Das Protokoll sollte die für jeden Tagesordnungspunkt getroffenen Entscheidungen oder Folgemaßnahmen zur Kenntnis nehmen.
Fügen Sie das Wort "Aktion" unter jedem Tagesordnungspunkt hinzu, der von einem Vorstandsmitglied oder einem Teilnehmer gefordert wird. Wenn Sie Ihre Notizen eingeben, machen Sie das Wort "Aktion" fett und kursiv und setzen Sie es in eine eigene Zeile. Dies erleichtert das Auffinden und hilft zu verfolgen, wer was tun soll.
Schreiben oder tippen Sie ein "Sonstiges Geschäft", um alle Themen zu kennzeichnen, die über die auf der Tagesordnung aufgelisteten Themen hinausgehen. Geben Sie an, wer für das Aufrufen dieser Themen in der Besprechung verantwortlich war.
Geben Sie in Ihrem Protokoll die vereinbarte Zeit, Datum und Ort der nächsten Sitzung an.
Unterschreiben Sie Ihre Minuten. Die letzte Zeile Ihrer eingegebenen Minuten sollte Ihren Namen und Ihren Titel enthalten, gefolgt von einem Satz wie "Minuten aufgezeichnet von".
Tipps
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Vergewissern Sie sich, dass Ihr Aufnahmegerät angeschlossen, voll aufgeladen oder mit zusätzlichen Batterien ausgestattet ist.
