Das Erstellen und Schreiben von guten Meeting-Protokollen sind Fähigkeiten, die jeder mit etwas Vorbereitung und Liebe zum Detail erlernen kann. Eine unparteiische und korrekte Aufzeichnung von Meetings ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Unabhängig davon, ob Sie Protokolle für eine geschäftliche, politische, soziale oder freiwillige Organisation schreiben, wird das Protokoll zu einem festen Bestandteil der Unternehmensgeschichte. In vielen Fällen werden Minuten für Jahre, Jahrzehnte und manchmal Jahrhunderte aufbewahrt.
Artikel, die Sie benötigen
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Agenda
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Liste der Teilnehmer
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Kassettenrekorder
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Notizbuch
Kommen Sie frühzeitig zu dem Meeting mit der Meeting-Agenda, der Liste der Teilnehmer und der erforderlichen Ausrüstung zum Protokollieren des Protokolls. Wählen Sie einen Platz in der Nähe des Konferenzmeisters. Wenn Sie sich in der Nähe des Meeting-Moderators befinden, können Sie besser hören und nach Klarstellungen fragen.
Fragen Sie nach, ob Sie mit einem Tonbandgerät ein Audio-Transkript des Meetings aufnehmen können. Wenn Sie sich Notizen auf einem Computer machen, vergewissern Sie sich, dass sie ordnungsgemäß funktioniert, und verfügen Sie über ein Notizbuch und Schreibgeräte aus Papier, die Sie als Notizen für Notizen verwenden können, falls der Computer ausfällt.
Notieren Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der das Meeting zur Bestellung aufgerufen wird. Notieren Sie das Wesentliche der Berichte der Offiziere und der Ausschussberichte. Normalerweise werden vollständige Berichte an das Sitzungsprotokoll angehängt. Zeichnen Sie Bewegungen auf, wenn sie auftreten. Geben Sie an, wer den jeweiligen Antrag gestellt hat, wer den Antrag gestellt hat und ob der Antrag genehmigt wurde, der als "getragen" bezeichnet wird oder nicht. Wenn ein Tagesordnungspunkt eingereicht wird - der während des Treffens nicht behandelt wurde, aber zu einem späteren Zeitpunkt festgehalten wurde, ist zu beachten, wer den Antrag gestellt hat, den Punkt einzureichen, und wer den Antrag unterstützt hat. Notieren Sie die Ankündigungen und die Termine der Folgetermine.
Suchen oder erstellen Sie eine Vorlage für ein Meetingprotokoll. Ihre Organisation verfügt möglicherweise bereits über eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll. Ist dies nicht der Fall, können Sie eine der zahlreichen online verfügbaren Meeting-Vorlagen verwenden oder eine eigene Vorlage erstellen. Die Vorlage benötigt eine Überschrift, einen Körper und eine Signaturzeile. Die Überschrift enthält den Namen der Organisation sowie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung.
Erstellen Sie den Hauptteil der Vorlage, indem Sie die Tagesordnung des Meetings als Leitfaden verwenden. Fügen Sie diesem Teil die folgenden Punkte hinzu: Anwesenheitsstatistiken, Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung, Berichte der Funktionäre und des Ausschusses, Altgeschäft, Neugeschäft, Ankündigungen und Bearbeitungszeit.
Stellen Sie sicher, dass die Vorlage Signaturzeilen und Datumszeilen für die Sekretärin und die Genehmigungsbehörde enthält.
Bereiten Sie Ihre Minuten mit der Vorlage vor. Beseitigen Sie zu viele Details. Notieren Sie, was entschieden wurde, wer die Aktion ausführt, wann sie fällig ist und wie die Organisation wissen wird, wann die Aktion abgeschlossen ist. Überprüfen Sie nach Abschluss des ersten Entwurfs das Audiotranskript der Besprechung, um sicherzustellen, dass Sie alles Notwendige erfasst haben. Dann bearbeiten Sie Ihre Minuten.
Protokolle sind eine Aufzeichnung der Aktionen, die die Organisation durchführt. Es ist nicht eine Aufzeichnung von allem, was gesagt wird, was eine Abschrift ist. Halten Sie Ihre Minuten professionell. Geben Sie nicht Ihre Meinung, Beurteilung oder Interpretation an. Phrasen wie "hitzige Debatte" und "exzellenter Kommentar" haben keinen Platz in den Protokollen der professionellen Besprechungen. Enthalten Sie niemals zurückgenommene Anträge.
Fügen Sie den Protokollen und den Berichten des Komitees Ihre Protokolle bei. Machen Sie die erforderliche Anzahl von Kopien. Wenn möglich, verteilen Sie die Besprechungsprotokolle vor der nächsten Besprechung, damit Ergänzungen und / oder Korrekturen schnell vorgenommen werden können.
Tipps
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Checken Sie die Teilnehmer auf Ihrer Liste aus, sobald sie beim Meeting ankommen. Erfassen Sie Erfolge sowie Bedenken. Überprüfen Sie, ob die Namen richtig geschrieben sind. Behalten Sie eine Sicherungskopie Ihrer Protokolle. Haben Sie keine Angst, um Klarstellung zu bitten.
