Um ein ganzes Büro zu verlegen, sind viele Mitarbeiter, enge Fristen und sehr spezifische Anforderungen erforderlich. Durch die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie der Projektcharta können Sie die Erwartungen Ihrer Projektbeteiligten und die Fähigkeiten Ihres Projektteams in Einklang bringen: Durch die frühzeitige Festlegung Ihres Umfangs können Sie die Integrität Ihres Projekts bewahren und vernünftige, erreichbare Ziele setzen. Während die meisten Chartervorlagen für Bau- oder Softwareprojekte konzipiert sind, sind nur wenige Anpassungen erforderlich, damit sie für Ihren Umzug funktionieren.
Erklären Sie Ihren Geschäftsfall. Geben Sie die Gründe für den Umzug an, zum Beispiel: regulatorische, finanzielle oder expansive Beschränkungen. Nennen Sie den Projektsponsor und den Projektmanager. Führen Sie zusätzlich das Dokument und seine Struktur ein.
Definieren Sie den Projektumfang. Dies ist der wichtigste Abschnitt in Ihrer Charta: Seien Sie sehr genau. Listen Sie auf, ob Ihr Team für die Zuweisung neuer Büroräume für Personen verantwortlich ist, das Kommunikationsnetzwerk erneut verbindet, Facility-Management-Pläne erstellt oder nur Möbel bewegt.
Liste der Stakeholder, Teammitglieder und Verantwortlichkeiten. Die Beteiligten kümmern sich darum, ob das Projekt ein Erfolg ist oder nicht, können jedoch Projektaufgaben erfüllen oder nicht. Umfassen Sie sowohl interne als auch externe Teammitglieder, z. B. alle Umzugsunternehmen oder Versorgungsunternehmen, die zum Abschluss des Umzugs erforderlich sind. Stellen Sie fest, welche Teams für jede Komponente verantwortlich sind, die im Bereich "Bereich" aufgeführt ist.
Erstellen Sie eine übergeordnete Zeitleiste für Ihre Projektergebnisse. Ihr Projektzeitplan definiert bestimmte Datumsangaben, aber nutzen Sie diesen Bereich, um den Stakeholdern eine allgemeine Vorstellung davon zu vermitteln, was zu erwarten ist. Sie werden Ihre Schätzungen unterschreiben, seien Sie also so realistisch wie möglich.
Fassen Sie Projektrisiken und Abhängigkeiten zusammen. Für ein großes Projekt ist ein separates Risikomanagementdokument vorhanden. Sie sollten jedoch alle bekannten Faktoren hervorheben, die den Umzug verzögern oder behindern könnten. Diese Probleme könnten beispielsweise fehlgeschlagene Inspektionen, Schäden an unterwegs befindlichen Gegenständen oder späte Netzwerktechniker umfassen.
Melden Sie sich für Ihr Projekt ab. Ihre Charta sollte mit einer Liste zusätzlicher Dokumente abgeschlossen werden, die im Rahmen Ihrer Projektplanung erstellt werden. Lassen Sie Platz für alle in Schritt 3 definierten Stakeholder, um Ihr Projekt förmlich zu unterzeichnen.
Tipps
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Verwenden Sie den traditionellen Abschnitt "Testen" eines Softwareprojektplans erneut, um einen Qualitätssicherungstest für den neuen Bereich durchzuführen. Beispiel: Funktioniert das Sicherheitssystem, werden unter anderem alle Telefonerweiterungen korrekt weitergeleitet. Berücksichtigen Sie externe Teammitglieder beim Erstellen von Projektabhängigkeiten. Zum Beispiel können die Schreibtische nicht bewegt werden, bis der neue Teppich installiert ist.
