Ein Unternehmen zu bewegen, kann eine aufregende, aber stressige Zeit sein. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, holen Sie die Mitarbeiter für den Prozess ein, machen Sie detaillierte Pläne und Zeitpläne und erwarten Sie ein gewisses Maß an Verzögerungen und eine Verlangsamung des Geschäfts.
Kommunizieren Sie über den Umzug
Informieren Sie die Mitarbeiter im Voraus über den Umzug und was dies für das Unternehmen, Kunden und Lieferanten sowie für die Mitarbeiter und ihre Familien bedeutet. Ein Umzug über längere Entfernungen kann große Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben, insbesondere wenn sie ihre Pendelstrecken ändern oder ihre Kinderbetreuungsroutinen oder Haushaltspläne ändern müssen. Geben Sie einen Zeitplan für den Umzug an, der wichtige Daten enthält, z. B. wann die Kunden benachrichtigt werden, wann persönliche Materialien verpackt werden sollen und wann der Umzug stattfindet.
Einbindung von Staffern
Binden Sie Mitarbeiter in den Umzug ein, indem Sie Personalausschüsse oder Abteilungsverbindungen einrichten, die für die Organisation verschiedener Aspekte des Umzugs verantwortlich sind. Erlauben Sie Mitarbeitern, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und Vorschläge zu machen, um Ausfallzeiten oder Unterbrechungen von Arbeitsabläufen und Geschäftsfunktionen zu minimieren. Machen Sie den Umzug wie ein Abenteuer und nicht als Stressfaktor, indem Sie positive Aspekte hervorheben, z. B. mehr Platz für alle oder die Möglichkeit, sich über das Layout und die Gestaltung von Büros zu informieren.
Entwickeln Sie ein Organisationssystem
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, den Umzug als Gelegenheit zu nutzen, um ihre Kabinen oder Büros auszuräumen, Akten zu entnehmen und sich besser zu organisieren. Koordinieren Sie den Umzug, indem Sie Abteilungen mit Farbcodes und Mitarbeitern mit Identifikationsnummern für das Verpacken und Kennzeichnen von Bürogeräten, Möbeln, Verbrauchsmaterialien, Ordnern und anderen Elementen, die bewegt werden sollen, zuweisen. Bestehen Sie darauf, dass persönliche Gegenstände wie Fotos, Auszeichnungen und Bürodekor von Mitarbeitern vor dem Umzug des Büros verpackt und transportiert werden, um die Sicherheit zu gewährleisten.
Stellen Sie die IT-Umstellung sicher
Während des Umzugs eines Büros ist mit einigen Ausfallzeiten zu rechnen, unternehmen Sie alle Anstrengungen, um Bürogeräte und IT am ersten Tag im neuen Büro zu installieren. Dies ermöglicht Mitarbeitern, mit Kunden und anderen Interessengruppen in Kontakt zu bleiben, auf E-Mails zuzugreifen und sich verbunden zu fühlen, sobald sie sich in einem neuen Umfeld angesiedelt haben. Bereiten Sie sich auf mögliche Störungen während des Umzugs vor, indem Sie wichtige Termine verschieben oder Projektpläne verlängern, um die Mitarbeiter zu entlasten. Veröffentlichen Sie einen Hinweis auf Ihrer Website und Ihrer Office-Voicemail-Aufzeichnung, in der die Kunden darüber informiert werden, dass Sie sich in einer Übergangsphase befinden, sodass Sie einen hohen Kundenservice-Grad erreichen können.
Langstreckenumzüge
Wenn Sie Ihre Büros um eine größere Entfernung verlegen, kann es sein, dass einige Mitarbeiter die Wahl haben, ihre persönlichen Haushalte zu verlegen oder einen neuen Job zu finden. Wenn dies der Fall ist, informieren Sie den Umzug so früh wie möglich und helfen Sie den Mitarbeitern bei der Entscheidung, die sie treffen. Stellen Sie beispielsweise für Mitarbeiter, die bereit sind, den Umzug zu unternehmen, Empfehlungen für Immobilienfachleute zur Verfügung, die sich auf Geschäftsverlagerungen spezialisiert haben. Wenn ein Mitarbeiter den Schritt nicht tun kann, geben Sie Empfehlungen für neue Positionen ab, indem Sie von Kollegen einen Gefallen tun.
