Prozessablaufkarten sind eine hervorragende Möglichkeit, reproduzierbare Prozesse zu dokumentieren. Durch die Erstellung solider, erprobter Prozessabläufe erhalten die Mitarbeiter eine einfache visuelle Referenz, um Fragen zu Geschäftsprozessen zu lösen.
Definieren Sie die Eingabe oder den Auslöser für den Start des Geschäftsprozesses. Dies ist die Situation oder Aktivität, die den Beginn eines Geschäftsprozesses anzeigt. Gültige Auslöser unterscheiden sich, sind jedoch häufig ein Telefonanruf, eine Anforderung von Informationen oder die Notwendigkeit einer Lieferung. Fügen Sie einen Abschluss oder ein Oval ein. Dies ist der Beginn Ihres Prozesses.
Entscheiden Sie, ob der nächste Schritt in Ihrem Prozess eine Aktion oder eine Entscheidung ist.
Fügen Sie ein Prozessfeld ein, wenn der nächste Schritt eine Aktion oder ein Prozess ist. Prozessboxen sind normalerweise rechteckig. Wenn es sich bei diesem Schritt um einen Prozess handelt, der in einem anderen Flussdiagramm dokumentiert ist, verwenden Sie ein vordefiniertes Prozessfeld. Eine vordefinierte Prozessbox ist ein Rechteck mit einer zusätzlichen Linie an beiden Enden, um anzuzeigen, dass ein anderer vordefinierter Prozess vorhanden ist, der ausgeführt werden muss, bevor der Fluss fortgesetzt wird.
Fügen Sie ein Entscheidungsfeld ein, wenn der erste Schritt eine Entscheidung ist. Ein Entscheidungsfeld ist normalerweise rautenförmig und wird verwendet, um eine entweder / oder Entscheidung anzugeben, wie "Ja" oder "Nein".
Verbinden Sie den Anfangsabschluss über eine Leitung mit dem ersten Schritt.
Fahren Sie mit dem Hinzufügen und Verbinden von Entscheidungs- und Prozessboxen fort, bis Sie eine gute visuelle Darstellung des Prozesses erstellt haben.
Tipps
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Es gibt eine Reihe fortgeschrittener Flussdiagrammsymbole, die für Ihren Prozess geeignet sein können. Verweisen Sie auf eine gute Referenz, wenn die grundlegenden Geschäftsprozess-Symbole nicht ausreichen, um Ihren Prozess ausreichend zu dokumentieren.
Prozessabläufe können in einer Vielzahl von Anwendungen erstellt werden, einschließlich Visio, Excel und PowerPoint auf PC- und Macintosh-Plattformen. Kivio ist ein beliebtes Flussdiagrammsystem für Unix- und Linux-Systeme.
Viele ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), wie Baan und SAP, verfügen über integrierte Prozessdokumentationsmodule.
Warnung
Abweichungen von Standard-Prozesssymbolen machen es für Benutzer, die mit den Standardsymbolen vertraut sind, schwieriger, Ihre Prozessabläufe zu lesen.
