Bevor ein Verkaufsteam effektiv mit einem potenziellen Kunden in Kontakt treten und die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens schalten kann, muss jemand einen Termin für den Vertriebsmitarbeiter und den Kunden (oder den Käufer des Kunden) festlegen, damit der Verkaufsabruf stattfinden kann. Das Verkaufsgespräch wird in der Regel von einem Mitarbeiter des Vertriebsunternehmens eingeplant, das den Interessenten oder den Lead telefoniert und Vorkehrungen trifft, damit der Vertriebsmitarbeiter den Lead zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einem bestimmten Zeitpunkt und am bevorzugten Standort des Lead abrufen kann. Während das Einstellen von Terminen eher einfach und simpel klingt, kann die Wahrheit viel komplexer sein. Terminverantwortliche oder Terminplaner setzen starke Kommunikations-, zwischenmenschliche und überzeugende Fähigkeiten ein, um qualifizierte Leads zu identifizieren und sie zu überzeugen, dem Verkaufsgespräch des Unternehmens zuzustimmen.
Tipps
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Ein Terminsetzer ist Mitglied der Vertriebsfunktion eines Unternehmens, dessen Hauptaufgabe es ist, mit Leads in Kontakt zu treten, diese zu qualifizieren und sie dazu zu überreden, Termine mit Vertriebsmitarbeitern zu vereinbaren, um die Produkte des Unternehmens zu besprechen.
Was ist ein Terminsetzer?
Ein Terminsetzer oder ein Terminplaner ist zumindest in seiner Funktion ein Mitglied des Verkaufsteams, wenn er nicht wörtlich Teil der Verkaufsabteilung ist, gemäß dem Organigramm der Firma.
Diese Personen verwenden die von ihnen angegebenen Kontaktdaten, in der Regel entweder als Tabellenkalkulation oder in irgendeiner Form als gedrucktes Dokument, die eine Liste potenzieller Interessenten oder Interessenten für das Unternehmen enthalten. Das Dokument kann nach Vorwahl, Postleitzahl oder einer anderen Metrik sortiert werden. Der Termin-Setter beginnt dann, jede Leitung in der Reihenfolge der zugewiesenen Prioritätsparameter mit zwei Zielen zu kontaktieren. Erstens versucht der Termin Setter, die wahrscheinlichsten Käufer aus der Liste der Leads zu identifizieren. Dies ist ein Prozess, der als „Qualifizierung“ bezeichnet wird, und sein einziges Ziel besteht darin, Personen oder Unternehmen auszusondern, die noch nicht bereit sind, von denen zu kaufen, die bereit sind, einen Kauf zu tätigen. Zweitens möchte der Terminsetter, dass diese qualifizierten Leads einem bestimmten Termin für einen Verkaufsgespräch zustimmen.
Mit anderen Worten: Mit nur wenigen Gesprächsminuten muss der Terminberater in der Lage sein, das wahre Interesse eines potenziellen Kunden, die Fähigkeit zum Kauf und die Kaufbereitschaft zu ermitteln.
Diese doppelten Ziele bedeuten, dass Berufssetzer mehr sind als bloße Büroangestellte. Sie müssen mit dem Unternehmen vertraut sein, um die zum Verkauf angebotenen Artikel oder Dienstleistungen erklären zu können. Sie müssen auch so überzeugend sein, dass sie einen ansonsten qualifizierten Lead davon überzeugen können, dem Unternehmen eine Chance zu geben und einem seiner Vertriebsmitarbeiter während der Geschäftszeiten Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen.
Zwar gibt es gewisse Ähnlichkeiten zwischen Terminsetzern und Telemarketern, es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied zwischen den beiden. Telemarketiker rufen (normalerweise Cold Calls) an Interessenten an, um Produkte oder Dienstleistungen direkt an die Interessenten zu verkaufen. Terminverkäufer rufen potenzielle Kunden an, um Besprechungen zu bestätigen, bei denen Vertriebsmitarbeiter die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens dem potenziellen Kunden demonstrieren, erklären und versuchen, es zu verkaufen, aber nicht direkt am Verkauf beteiligt sind.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen einem Telemarketer und einem Termin-Setter ist, dass der Termin-Setter mit qualifizierten Interessenten arbeitet und während des Telefonats direkt an Präqualifizierungsaktivitäten teilnehmen kann. Dies hilft den Vertriebsmitarbeitern, die letztendlich für den Abschluss des Verkaufs verantwortlich sind, indem sie sicherstellen, dass sie den Großteil ihrer Zeit und Mühe für Interessenten aufwenden, die tatsächlich an dem betreffenden Produkt oder der betreffenden Dienstleistung interessiert sind.
Allgemeine Aufgaben eines Terminsetzers
Obwohl die obige Definition recht einfach erscheint, bleibt die Frage: Was macht ein Terminplaner?
Um die Aufgaben eines Terminsetzers besser zu verstehen, ist es hilfreich zu wissen, wo die Position des Terminsetzers zur Gesamtbeziehung des Unternehmens mit einem potenziellen Kunden oder Interessenten passt. Obwohl einzelne Unternehmen und Branchen den Verkaufstrichterprozess an die eigenen Bedürfnisse anpassen und verfeinern, und die Unterschiede in den Kontexten möglicherweise einen völlig anderen Ansatz erfordern, kann ein Unternehmen generell einen Lead aufdecken oder erobern (dh den potenziellen Kunden und alle relevanten Kunden) Kontakt und andere Informationen) durch Marketing.
Die Marketingabteilung sammelt dann Informationen und Daten zu allen Leads und gibt diese Daten an den Terminverantwortlichen weiter, der den Lead dann weiterverfolgt und versucht, ihn zu qualifizieren oder auszusondern. Sobald der Terminplaner die Zustimmung eines qualifizierten Lead zu einem Verkaufsgespräch (oder dessen Äquivalent) sichert, wird der Lead an das Verkaufsteam weitergeleitet. Leads, die während des Aufrufs des Termin-Setter nicht als qualifiziert eingestuft wurden, können an das Marketing zurückgegeben werden, um gepflegt und weiterentwickelt zu werden. Wenn ein Lead zum zahlenden Kunden wird, wird er schließlich an das Account Management und den Kundenservice weitergeleitet.
Innerhalb dieser Ereigniskette spielt der Terminsetter eine entscheidende Rolle. Die Hauptaufgabe besteht darin, ausgehende Telefonanrufe an die aufgelisteten Leads zu tätigen, zu qualifizieren oder auszusondern und einen Termin für ein Verkaufsgespräch zu sichern. Während dieses wichtigen Anrufs wird erwartet, dass der Terminberater auch in der Lage ist, wichtige Fragen zu beantworten, die sich auf das Produkt oder die Dienstleistung des Unternehmens beziehen.
Um Terminsetzern dabei zu helfen, ihre Jobfunktionen erfolgreich auszuführen, geben Unternehmen ihnen in der Regel ein vorbereitetes Skript, das als Rahmen für jeden Anruf verwendet wird. Erfolgreiche Terminsetzer verlassen sich jedoch niemals ausschließlich auf diese Skripts. Stattdessen verwenden sie die Skripts als Backup und Support, bleiben jedoch aufmerksam und engagiert, um authentisch und professionell auf neue Fragen und Bedenken zu reagieren, die von den Interessenten aufgeworfen werden.
Es kann auch erwartet werden, dass Termin-Setter eingehende Anrufe von Leads annehmen, die Fragen haben oder mehr über die Produkte des Unternehmens erfahren möchten. Dies tritt meistens in Situationen auf, in denen die Leads Marketingmaterialien erhalten haben, entweder in gedruckter Form oder online durch einen Gutschein oder eine Werbekampagne. Wenn der potenzielle Kunde die Initiative ergreift, das Unternehmen selbst anzurufen, anstatt auf eine Kontaktaufnahme mit einem Verkaufsgespräch zu warten, wird sein Interesse normalerweise als hoch genug angesehen, um für einen Verkaufsgesprächstermin qualifiziert zu sein.
Unternehmen erwarten normalerweise von ihren Terminsetzern, dass sie grundlegende Daten in Computerprogramme eingeben, die als Customer Relationship Management-Anwendungen bezeichnet werden. Diese Programme helfen den Vertriebs- und Marketingmitarbeitern eines Unternehmens, Leads während des gesamten Einkaufsprozesses des Unternehmens zu überwachen, zu verfolgen, zu kontaktieren und zu pflegen, in der Hoffnung, sie in zufriedene Kunden zu verwandeln. Informationen, die sich auf Termine beziehen und die Fragen, die während des Gesprächs des Setzers mit dem Lead gestellt wurden, können hier ebenfalls erfasst werden.
So werden Sie Terminsetzer
Die Einstellung von Terminen wird im Allgemeinen als Einstiegsposition angesehen, die Teil der Vertriebsfunktion im Unternehmen ist und als Grundlage für zukünftige Vertreter dient, um ihre Vertriebsfähigkeiten und die Fähigkeit zu demonstrieren, das Unternehmen auf eine positive Art und Weise darzustellen, die zum Wachstum der Marke beitragen. Daher berücksichtigt das Unternehmen sowohl grundlegende berufliche Fähigkeiten - beispielsweise Fähigkeiten, die einen Einzelnen beschäftigungsfähig machen - als auch das Potenzial als Vertriebsmitarbeiter.
Zu den Grundvoraussetzungen für die Suche nach einer Stelle als Terminsetzer gehören ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss, die Kompetenz in grundlegenden Computerprogrammen (Tastaturing, Mausnutzung, Dateneingabe usw.) und ausgezeichnete zwischenmenschliche und telefonische Fähigkeiten. Da der größte Teil der Arbeit eines Terminplaners in zwei Schlüsselzusammenhängen stattfindet - mit potenziellen Kunden am Telefon, während bestimmte Daten am Computer eingegeben werden -, schätzen die Arbeitgeber die Kompetenz und das Vertrauen des Bewerbers in beiden Zusammenhängen hoch ein.
Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre Chancen auf eine Terminplatzierungsposition zu maximieren:
- Erforschen Sie das Unternehmen vor Ihrem Interview. Verstehen Sie die Rolle des Terminsetzers, der wichtigsten Produkt- und Servicelinien des Unternehmens und ein wenig der Unternehmensgeschichte. Um wirklich zu übertreffen, sollten Sie wissen, wer die wichtigsten Konkurrenten des Unternehmens sind.
- Kleiden Sie sich am Tag Ihres Interviews professionell und kommen Sie früh an. Seien Sie so freundlich und kontaktfreudig wie Sie können, natürlich mit jedem, dem Sie begegnen. Sie werden lange vor und nach dem eigentlichen Interview bewertet, seien Sie also in Ihrem Verhalten und insbesondere bei Interaktionen mit Ihnen genau und beabsichtigt.
- Nach dem Interview folgen Sie einem persönlichen Dankeschön. Verbinden Sie sich mit Personen, die Sie auf LinkedIn getroffen haben, wenn möglich. Finden Sie einen interessanten neuen Artikel über etwas, das Sie in Ihrem Interview besprochen haben, und senden Sie es zusammen mit Ihrem Dankeschön per E-Mail.
Wie viel kostet ein Scheduler eine Stunde?
Das Durchschnittsgehalt für einen Personalsetzer in den USA liegt zwischen 18.000 und 33.000 $ pro Jahr. Das Mediangehalt beträgt ca. 21.000 $. Für Unternehmen, die Termin-Setter stundenweise anstelle eines Jahreslohns ausgleichen, liegt der durchschnittliche Stundensatz für neue Termin-Setter zwischen 11 und 13 USD pro Stunde.
Terminvereinbarungen können direkt für ein Unternehmen arbeiten, das seine eigenen Produkte und Dienstleistungen verkauft, oder für ein Outsourcing-Unternehmen, das beauftragt wurde, für viele Kunden einen Terminvereinbarungsservice zu erbringen.
Tipps zur Verbesserung Ihrer Leistung
Die meisten Terminplaner suchen die Position als Sprungbrett auf dem Weg zu einer Verkaufsposition. Um Ihre Chancen auf ein Erreichen dieser endgültigen Position zu maximieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Arbeit leisten, insbesondere in Bezug auf Ihre Kernfunktion: Erfolgreiche Terminvereinbarung mit potenziellen Kunden.
Um dies zu tun, sollten Sie in erster Linie Ihr Skript an Ihre Persönlichkeit und Ihre Sprachmuster anpassen und dabei die Essenz der Worte des Unternehmens beibehalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie eine Erlaubnis haben, bevor Sie Ihr Skript personalisieren. Einige Unternehmen bestehen möglicherweise auf einer wortwörtlichen Lieferung. Die besten Skripte in diesem Zusammenhang werden immer entspannt und authentisch klingen und niemals auswendig oder eingespielt werden.
Sofern Sie nicht anderweitig angewiesen werden, versuchen Sie, Ihr Skript mit einem Vokabular und einer Struktur zu liefern, die für Sie natürlich sind. Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass das Gespräch mit dem Interessenten gut verläuft und Sie in einer Geisteshaltung hält, die es Ihnen ermöglicht, „mit dem Fluss zu gehen“ und von Moment zu Moment auf die Bedürfnisse und Fragen des Interessenten zu reagieren. Eine wörtliche Rezitation kann forciert klingen und es für Sie schwieriger machen, im Moment mit der Perspektive zu bleiben.
Arbeite daran, einen begeisterten Stimmton zu perfektionieren, um den Anschein erwecken zu können, dass du von dem Produkt oder der Dienstleistung, die du repräsentierst, begeistert ist. Änderungen in der Stimmlage, im Ton, in der Lautstärke und im Stress machen Ihre Stimme interessanter für das Hören und Abhalten von Aufhängen.
Hören Sie sorgfältig auf Ihre Aussicht. Achten Sie auf die Stimme, den Ton, die Geschwindigkeit, die Tonhöhe und andere nonverbale Hinweise des Lead, die Ihnen helfen zu verstehen, ob Sie diesen Lead qualifizieren oder den Lead an das Marketing weitergeben möchten.
Respektieren Sie auch die Entscheidung des Lead, ob die Antwort ein festes "Nein" oder ein "Nicht-Jetzt" ist, und antworten Sie entsprechend. Gleichzeitig ist es wichtig zu wissen, wie man auf Widerstände oder Pushback reagiert. Habe eine Antwort auf die häufigsten Einwände vorbereitet. Wenn der Lead sagt, es sei kein guter Zeitpunkt für ein Gespräch, bitten Sie, einen Anruf zu einem günstigeren Zeitpunkt zu planen.
Wenn der Prospekt Sie platt macht, ist es ratsam, höflich nach den Gründen des Prospekts zu fragen. Zusammenfassend können Sie anhand dieser Informationen wissen, wann und wie Sie Ihre Tonhöhe ändern.
