Trotz der Komplexität heutiger Computer- und Buchhaltungssoftware ist der grundlegende Lohnabrechnungsprozess fast derselbe wie vor Jahrzehnten. Nur sehr wenige Unternehmen erfassen und verarbeiten die Gehaltsabrechnungen noch immer von Hand, aber es ist für jeden Manager wichtig, zu verstehen, wie der Gehaltsabrechnungsprozess funktioniert, um die Arbeitskosten richtig zu kontrollieren und möglicherweise kostspielige Probleme zu lösen. Dies gilt auch, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen auslagern, eine beliebte Alternative. Der Gehaltsabrechnungsprozess beginnt mit der Erfassung der Zeit, die die Mitarbeiter für die Stelle einsetzen. Dies kann so einfach wie ein handgeschriebener Arbeitszeitnachweis sein oder die Verwendung computergesteuerter Zeituhren, die die Daten direkt an einen Computer weiterleiten, der die Lohnabrechnung verarbeitet. Bevor die weitere Abrechnung beginnen kann, müssen neue Mitarbeiter oder Personen, deren Status sich geändert hat, ein Formular W-4 ausfüllen, um Ausnahmen zu verweigern.
Berechnung der Personalabrechnung
Der Arbeitgeber sammelt am Ende des Gehaltszeitraums alle Mitarbeiterzeitnachweise (wöchentlich, zweiwöchentlich oder in einem anderen Zeitraum). Der erste Schritt bei der Berechnung der Gehaltsabrechnung besteht darin, den Bruttolohn eines Mitarbeiters zu ermitteln. Dies kann so einfach sein, dass er die geleisteten Arbeitsstunden addiert und sich mit dem Gehaltssatz der Person multipliziert. Möglicherweise sind Anpassungen erforderlich, um Überstunden, Provisionen, Tipps und andere Entschädigungen zu berücksichtigen. Entschädigungen für geschäftsbezogene Ausgaben, wie z. B. Meilenerstattungen, werden häufig nach der Berechnung des Gehalts in den Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers einbezogen, da diese Rückerstattungen nicht steuerpflichtig sind. Der nächste Schritt besteht darin, die Quellensteuer des Mitarbeiters zu ermitteln. Dazu benötigen Sie die W-4- und IRS-Publikation 15 Rundschreiben E des Arbeitnehmers. Der Lohn unterliegt der Einkommensteuer, die sich aus dem Bruttoentgelt abzüglich des Gesamtbetrags der Quellensteuerbefreiungen ergibt.
Steuern
Der komplizierteste Teil der Abrechnung ist die Berechnung der Steuern. Zum Zwecke der Lohnabrechnung fallen die Steuern in zwei Gruppen: Die Steuerzahler, die der Arbeitnehmer bezahlt und vom Bruttoentgelt abgezogen wird, und die Steuerzahler, die der Arbeitgeber bezahlt. Die Angestellten zahlen drei Bundessteuern: Einkommensteuer, Sozialversicherung und Medicare. Vollständige Anweisungen zur Berechnung dieser Steuern finden Sie in der IRS-Publikation 15. In den meisten Staaten gibt es auch eine staatliche Einkommensteuer. Anweisungen für staatliche Steuern sind bei der staatlichen Finanzbehörde erhältlich. Vom Arbeitgeber gezahlte Steuern sind der Beitrag des Arbeitgebers zur Sozialversicherung und zur Gesundheitsfürsorge, die Bundesarbeitslosensteuer und die staatliche Arbeitslosensteuer - FUTA und SUTA. Verwenden Sie die IRS-Publikation 15, um diese zu berechnen. Die Steuern von FUTA und SUTA müssen zusammengerechnet werden, da auf FUTA eine Gutschrift für SUTA gezahlt wird.
Auszahlung
Der endgültige Stand des Abrechnungsprozesses besteht darin, den Arbeitnehmer tatsächlich zu zahlen und Steuern zu überweisen. Lohnabrechnungen sind ziemlich einfach. Die Prüfung selbst ähnelt jeder anderen Prüfung. Gehaltsschecks werden jedoch mit einem Abrechnungsstub ausgeliefert, der eine schriftliche Auflistung der Löhne, Steuern und anderer Abzüge oder Anpassungen darstellt. Der Abrechnungsstub, der mit jeder Position und den laufenden Jahreszahlen ausgefüllt ist, wird dem Mitarbeiter für seine Unterlagen ausgehändigt. Es ist immer ratsam, die Gehaltsschecks vor der Verteilung zu überprüfen, da Fehler kostspielig sein können. Beispielsweise möchten Sie nicht herausfinden, dass ein verpasster Tastendruck dazu geführt hat, dass ein Gehaltsscheck von 3.000 $ ausgestellt wurde, wenn der korrekte Betrag 300 $ beträgt. Senden Sie einbehaltene Steuern gemäß den Anweisungen an den IRS oder den staatlichen Steuerdienst.
