Eine Dokumentverteilungsmatrix gibt Ihnen eine visuelle Referenz, um zu bestimmen, wie Sie mit einer Vielzahl von Personen kommunizieren können. Diese Matrizen sind in Unternehmen, Schulen und anderen Organisationen nützlich, die über gedruckte oder computergestützte Dokumente kommunizieren. Computergestützte Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, Numbers, 1-2-3 oder Calc sind die besten Werkzeuge zum Erstellen einer Dokumentverteilungsmatrix. Sie können jedoch jede Software verwenden, mit der Sie Tabellen erstellen können. Wenn Ihre Organisation klein ist, können Sie Ihre Matrix möglicherweise von Hand herausziehen.
Starten Sie eine neue Arbeitsmappe in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm oder richten Sie eine neue Tabelle in einem Textverarbeitungsprogramm ein. Tabellenkalkulationsprogramme können mehr Daten als Tabellen verarbeiten. Wählen Sie dieses Format, wenn Sie die Option haben.
Listen Sie jeden Dokumenttyp, den Sie für Ihre Organisation verwenden, in der obersten Zeile Ihrer Tabelle auf. Beginnen Sie in der zweiten Spalte. Dokumenttypen für eine allgemeine Matrix können Kalender, Sitzungsprotokolle, Ergebnisberichte und spezielle Bulletins umfassen. Wenn Ihre Matrix sich auf ein bestimmtes Projekt bezieht, listen Sie die einzelnen Dokumente auf, die sich auf das Projekt beziehen, und nicht auf Dokumentkategorien. Beispielsweise kann eine Dokumentmatrix für ein Bauprojekt Elemente wie elektrische Zeichnungen, Architekturzeichnungen, Ansichten und Kopien spezifischer Genehmigungen auflisten.
Listen Sie alle Mitglieder Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation in der ersten Spalte auf der linken Seite Ihrer Tabelle auf. Beginnen Sie in der zweiten Zeile. Teilen Sie die Personen ggf. in Kategorien ein. In einer kleinen Unternehmensmatrix könnten Kategorien beispielsweise "Management" sein, wobei alle Führungskräfte alphabetisch unter der Kategorieüberschrift aufgeführt sind, "Mitarbeiter", die alphabetisch unten aufgelistet sind, "Kunden" mit den alphabetisch aufgelisteten Personen und "Marketing" Ihre externen Marketingkontakte aufgelistet.
Überprüfen Sie Ihre Kopfzeile und Spalte, um sicherzustellen, dass beide Listen vollständig sind. Wenn das Anzeigen der Matrix vereinfacht wird, fügen Sie den Elementkategoriezeilen eine Schattierung hinzu, sodass zwischen den Arten von Personen, die Ihre Dokumentation erhalten, eine Unterbrechung auftritt.
Bearbeiten Sie Ihre erste Dokumentspalte, die in den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen Spalte B ist, und platzieren Sie in der Zelle ein "e" neben dem Namen jeder Person, die dieses Dokument elektronisch erhalten soll. Platzieren Sie in der Zelle ein "p" neben jeder Person, die eine Papierkopie dieses Dokuments erhalten soll. Wenn eine Person dieses Dokument nicht erhalten soll, lassen Sie die Zelle neben ihrem Namen leer. Wenn Ihre Anforderungen komplexer sind, passen Sie die Notation an Ihre Organisation an. Sie können beispielsweise "2 Papierkopien" oder "p-2" eingeben, um mehrere Kopien anzugeben. Solange jeder in Ihrer Organisation die Notation versteht, verwenden Sie eine Methode, die für Sie geeignet ist.
Wiederholen Sie den Vorgang für jede Spalte, indem Sie die Liste durcharbeiten, um Papier- und elektronische Kopien zu markieren. Damit ist Ihre Dokumentenverteilungsmatrix abgeschlossen.
Erstellen Sie nach Möglichkeit Hyperlinks aus Ihrem Arbeitsblatt für die Dokumentverteilungsmatrix in Ihre Kontaktdatenbank. Auf diese Weise können Sie auf einen Namen in Ihrer Matrix klicken, um die Kontaktinformationen dieser Person zu öffnen und elektronische Kopien oder Papierkopien zu versenden. Überprüfen Sie die "Hilfe" -Datei Ihres Tabellenkalkulationsprogramms, um zu erfahren, wie Sie dies tun können.
Tipps
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Sie können auch Dokumentverteilungsmatrizen verwenden, um zu dokumentieren, wo Ihre Dokumente gespeichert sind. Listen Sie in diesem Fall Ihre Dokumente in der ersten Spalte und Ihre Speicherorte oben auf, z. B. "Webserver", "Hauptbüro-Aktenschrank 1", "Rezeptionscomputer" usw. Platzieren Sie ein "X" in der Zelle, in der sich die Dokumenttitelzeile und die Spalte für den Speicherort befinden.
