Beim Anfordern einer Zahlung von einem Kunden werden geeignete Maßnahmen verwendet, um effektive Briefe zu erstellen, die an ihn gesendet werden. Zahlungsaufforderungen werden verwendet, wenn ein Kunde die Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt. Je länger es dauert, bis ein Kunde eine Rechnung bezahlt, desto mehr Briefe schreibt ein Unternehmen an diese Person. Ein Zahlungsaufforderungsschreiben sollte höflich und klar sein und Einzelheiten zur ausstehenden Rechnung enthalten.
Verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens, da er alle Kontaktinformationen der Organisation enthält und oft formeller aussieht.
Adressieren Sie den Brief. Geben Sie das Datum des Schreibens an, gefolgt vom Namen und der Adresse des Kunden. Wenden Sie sich an die Person, indem Sie „Sehr geehrte Person“ angeben, gefolgt vom vollständigen Namen des Kunden.
Nennen Sie den Zweck des Schreibens. Ein Zahlungsaufforderungsschreiben sollte diesen Zweck am Anfang des Schreibens deutlich mitteilen. Verwenden Sie einen professionellen Ton und halten Sie die Worte positiv und warm.
Geben Sie Einzelheiten zur Schuld an. Geben Sie das Datum an, an dem die Dienstleistungen für diese Schuld erbracht wurden, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag einschließlich etwaiger verspäteter Gebühren. Geben Sie auch die Rechnungsnummer an, damit der Kunde das Originaldokument leichter finden kann. Viele Unternehmen fügen auch eine Kopie der Originalrechnung in diese Art von Brief ein. Informieren Sie auch den Kunden über den Zinssatz, für den verspätete Gebühren berechnet werden.
Bitten Sie den Kunden um Bezahlung. Lassen Sie den Kunden wissen, dass zusätzliche verspätete Gebühren vermieden werden können, indem der volle Betrag bis zu einem bestimmten Datum gezahlt wird. Bitten Sie den Kunden, Sie anzurufen, um Vorkehrungen zu treffen, falls er die Zahlung nicht bis zu diesem Datum vollständig leisten kann. Geben Sie gegebenenfalls Ihre Telefonnummer und die direkte Durchwahl an. Geben Sie auch Ihre E-Mail-Adresse an und bieten Sie auf diese Weise seine Korrespondenz an, wenn der Kunde dies wünscht.
Danke dem Kunden Bieten Sie dem Kunden Ihre Dankbarkeit an, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist, und danken Sie dem Kunden im Voraus für die unverzügliche Zahlung. Sagen Sie dem Kunden, dass er, wenn er Fragen hat, nicht zögern sollte, Sie in dieser Angelegenheit anzurufen.
Unterschreiben Sie den Brief. Schließen Sie den Brief ab, indem Sie „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben, gefolgt von Ihrem Namen und Titel.
