Einen Brief an einen Würdenträger zu schreiben, kann sehr kompliziert sein. Sie müssen genau den richtigen Ton des Respekts schlagen, ohne zu schwanken. Darüber hinaus müssen Sie die entsprechende Anrede kennen und sicherstellen, dass der Titel der Person in dem Brief und auf dem Umschlag richtig ist. Nicht alle Würdenträger mit gleichem Rang werden gleich behandelt. Zum Beispiel wird der Präsident einer Republik in der Anrede als "Exzellenz" angesprochen, während der Präsident der Vereinigten Staaten als "Mr. President" angesprochen wird.
Recherchieren Sie den Titel des Empfängers. Ist sie eine staatliche Senatorin, eine Vertreterin oder etwas anderes? Sie möchten nicht falsch sein, da Sie dadurch uninformiert aussehen und Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen.
Beginnen Sie den Brief, indem Sie Ihre Adresse, aber nicht Ihren Namen eingeben. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie das vollständige Datum ein. Überspringen Sie eine zusätzliche Zeile und geben Sie die offizielle Adresse des Würdenträger und seine physische Adresse ein. Wenn Sie beispielsweise an die Königin von England schreiben, schreiben Sie: "Ihre Majestät die Königin", gefolgt von der Adresse ihres Hauses. Der konstitutionelle Monarch ist seit 2011 Königin Elizabeth II. Ihr Name ist eigentlich Elizabeth Alexandra Mary, aber so wird sie niemals angesprochen.
Starten Sie die Anrede. Oft unterscheidet sich dies von der Adresse. Wenn Sie beispielsweise an die englische Königin schreiben, verwenden Sie entweder "Madam" oder "May May bitte Ihre Majestät". Folgen Sie beiden mit einem Doppelpunkt.
Geben Sie den Hauptteil Ihres Briefes ein. Achten Sie auf einen respektvollen Ton. Unabhängig davon, ob Sie ein Subjekt oder ein Bürger unter der Herrschaft oder der Amtszeit des Würdenträgers sind oder nicht, behandeln Sie ihn mit dem der Position angemessenen Respekt.
Beenden Sie den Brief mit der abschließenden Aussage, die dem Titel des Würdenträgers entspricht. Für die Königin sollte ein Subjekt mit "Ich habe die Ehre, Madam, dem bescheidensten und gehorsamsten Subjekt Ihrer Majestät zu bleiben" unterschrieben werden, gefolgt von dem vollständigen Namen und der Unterschrift des Subjekts darüber. Für den Präsidenten der Vereinigten Staaten müssen Sie jedoch nur "Respektvoll" schreiben, gefolgt von Ihrem eingegebenen Namen und Ihrer Unterschrift. Wenn Sie an einen ehemaligen Präsidenten schreiben, genügt "Mit freundlichen Grüßen".
Adressieren Sie den Umschlag mit derselben Adresse, die im Brief angegeben ist. Für einen ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten würden Sie beispielsweise "Honourable (Name)" schreiben, gefolgt von der physischen Adresse. Für die Königin von England würden Sie "Ihre Majestät die Königin" eingeben, gefolgt von der physischen Adresse.
