Der IRS führt elektronische Aufzeichnungen über verschiedene Artikel, die Sie im Namen Ihres Unternehmens einreichen. Sie können sich an den IRS wenden, um Transkripte zu bestellen, die Informationen zu den eingereichten Rücksendungen, den von Ihnen geleisteten Steuerzahlungen und zur Höhe der aufgelaufenen Unternehmenssteuerschuld sowie zu einer Aufgliederung der Strafen und Zinsen enthalten, die Ihrem Konto gutgeschrieben werden. Als Unternehmer können Sie diese Datensätze direkt bestellen oder einem Mitarbeiter die Befugnis erteilen, sie für Sie zu bestellen. In ähnlicher Weise kann ein Steuerfachmann, der mit Ihrem Geschäftssteuerkonto beauftragt ist, die Unterlagen auch mit einem gültigen Formular für die Vollmacht der IRS bestellen.
Autorisierte Mitarbeiteranfragen
Füllen Sie das IRS-Formular 8821 (Steuerpflichtige) aus (siehe Ressourcen). Füllen Sie im ersten Abschnitt die Felder mit Ihren Geschäftsinformationen und der Arbeitgeber-Identifikationsnummer aus. Listen Sie im zweiten Abschnitt den Namen und die Geschäftsadresse der Person auf, die Sie zur Bestellung Ihrer Unterlagen autorisieren. Schreiben Sie im Abschnitt "CAF-Nummer" "NONE", und der IRS gibt Ihrem Mitarbeiter eine CAF-Nummer per Post zu. Geben Sie eine Faxnummer an, wenn Sie Datensätze per Fax erhalten möchten.
Füllen Sie die Felder im dritten Abschnitt des Formulars 8821 aus, um die Art der Informationen anzugeben, die Ihr Mitarbeiter mit dem IRS besprechen soll. Seien Sie im Abschnitt „Steuerbelastungen“ genau. Wenn Sie möchten, dass Ihr Mitarbeiter andere Informationen als Abschriften erhält, z. B. eine fehlende Rücksende- oder Saldofälligkeit, geben Sie in diesem Abschnitt die Elemente an, für die Sie den Zugriff autorisieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in Zeile 5a, um Abschriften zu erhalten. Die IRS sendet sie nur dann an Ihren autorisierten Mitarbeiter, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist.
Unterzeichnen und drucken Sie Ihren Namen in Abschnitt 7 von Formular 8821. Sie müssen Ihren Firmentitel angeben, andernfalls wird das Formular nicht verarbeitet. Wenn Sie eine Körperschaft besitzen, geben Sie den Titel Ihres leitenden Angestellten an. Wenn Sie eine LLC besitzen, schreiben Sie „Member“. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, schreiben Sie „Eigentümer“. Sie müssen auch das Datum der Unterschrift angeben.
Rufen Sie die IRS Practitioner Priority-Leitung unter 866-860-4259 an. Dies ist eine spezielle Zeile, die zur Bestellung von Transkripten und zur Erörterung des Status eines eingeschränkten Kontos reserviert ist. Drücken Sie die Option "2", um mit der Geschäftskontoabteilung zu sprechen. Ein Agent bittet Ihren Mitarbeiter, während er sich in der Leitung befindet, das Formular 8821 zu faxen, und er gibt die Nummer an, an die er faxen soll. Wenn der Agent das Formular erhält, wird er zurückgerufen, um Ihr Konto zu besprechen.
Bestellen Sie die gewünschten Datensätze. Ein „Konto-Transkript“ enthält die meisten Informationen, die Sie suchen, einschließlich des Datums, an dem die Steuererklärung eingegangen ist, des Datums, an dem die Steuereinlagen gebucht wurden, und andere Informationen, wie z. B. Strafzuschläge und Hinterlegungserklärungen. Teilen Sie dem Vertreter die genauen Zeiträume und Formulare mit, die Sie besprechen möchten. Wenn Sie beispielsweise Datensätze für eine vierteljährliche Retourenposition wünschen, müssen Sie dem Agenten die Quartale mitteilen, für die Sie Datensätze benötigen. Fordern Sie die Transkripte mit der von Ihnen gewünschten Versandart an - per Fax oder per Post.
Anforderung des Eigentümerdatensatzes
Bereiten Sie das IRS-Formular 4506-T (siehe Ressourcen) vor, um Datensätze auf eigene Faust anzufordern. Dies ist ein E-Mail-in-Formular. Mit dieser Methode angeforderte Datensätze werden Ihnen per E-Mail zugesandt.
Geben Sie den Namen und die Arbeitgeberidentifikationsnummer an, die der IRS für Ihr Unternehmen in Abschnitt 1 gespeichert hat. Geben Sie in Abschnitt 6 das Steuerformular Ihrer Anfrage an.Sie können nur ein Formular mit dem Formular 4506-T anfordern. Wenn Sie Datensätze aus mehreren Steuererklärungen benötigen, müssen Sie für jedes Formular ein separates Formular 4506-T ausfüllen. Beispiele für gebräuchliche IRS-Unternehmenssteuerformulare sind Formular 941, Formular 940, Formular 1120, Formular 1120-S und Formular 1065.
Markieren Sie das Kästchen für das von Ihnen angeforderte Protokoll. Im Allgemeinen enthält ein "Konto-Transkript" alle Informationen, die Sie benötigen. Markieren Sie das Kästchen in Zeile 6b, um dieses Protokoll zu erhalten. Wenn Sie sich Sorgen wegen fehlender Rücksendungen machen, markieren Sie das Kästchen in Zeile 7, um ausstehende Rückgabeinformationen zu erhalten.
Geben Sie die Jahre oder Zeiträume an, für die die Anfrage gilt. Wenn Sie Datensätze für eine vierteljährlich eingereichte Rücksendung anfordern, müssen Sie jedes Quartal einzeln auflisten. Verwenden Sie ein Format für Monat, Datum und Jahr.
Verwenden Sie die in den Anweisungen des Formulars 4506-T enthaltenen Kontaktinformationen, um Ihre Anfrage per E-Mail oder Fax zu senden. Sie müssen Ihr Formular an die mit Ihrem Geschäftsstatus verknüpfte Einheit senden. Ihre Unterlagen werden Ihnen zugesandt, sobald der IRS Ihre Anfrage bearbeitet hat. Lassen Sie sich in der Regel mehrere Wochen Zeit, um Ihre Bestellung zu erhalten.
