In Geschäftsbeziehungen ist Vertrauen schwer zu bekommen und zu pflegen. Manchmal kann etwas, das so klein erscheint wie ein Missverständnis oder eine vermeintliche Unhöflichkeit in der Geschäftskommunikation, eine Arbeitsbeziehung zerstören. In der Geschäftskommunikation kann gutes Benehmen den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust bedeuten. Wenn Sie lernen, jederzeit höflich und höflich zu sein, können Sie bei der Arbeit Energieverschwendung sparen und sich Sorgen machen, wenn Sie möglicherweise in der Geschäftsetikette und der Höflichkeit gefummelt haben (siehe Referenzen 4).
Telefon
Stellen Sie sicher, dass Ihre aufgezeichnete Nachricht aufrichtig und höflich ist, wenn Sie Ihr Telefon nicht beantworten können. Oft ist es der Tonfall der Stimme, der Höflichkeit zeigen kann. Sich zu entschuldigen, dass Sie nicht erreichbar sind, wenn Ihr Anrufer mit Ihnen sprechen wollte, ist ein Zeichen der Höflichkeit. Zu sagen, wann Sie wiederkommen, ist eine weitere Höflichkeit. Am wichtigsten ist es, eine Nachricht umgehend zurückzugeben, und zwar nicht nur höflich, sondern professionell. Lächeln Sie beim Annehmen des Telefons. Es wird sich in deiner Stimme zeigen. Hören Sie genau zu, was Ihr Anrufer zu sagen hat, bevor Sie zu sprechen beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie um Erlaubnis gefragt werden, bevor Sie Ihren Anrufer in die Warteschleife setzen, und warten Sie, bis der Anrufer sagt, dass es in Ordnung ist. Legen Sie niemals auf, ohne sich zu verabschieden oder um zu sagen, dass Sie den Anruf beenden, selbst wenn der Anrufer unhöflich ist.
E-Mails sind in der Geschäftskommunikation weit verbreitet. Sie dauern auch lange. Sie können dauerhafte Aufzeichnungen Ihrer Wörter werden. Vergewissern Sie sich mit diesem Wissen, wenn Sie eine E-Mail vorbereiten, dass Sie sie vorlesen, oder überprüfen Sie sie anderweitig, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur Ihre Bedeutung vermitteln, sondern auch höflich. Beginnen Sie Ihre E-Mails mit einer professionellen Anrede, die Ihren Empfänger oder Ihre Empfängergruppe beim Namen begrüßt (siehe Referenzen 3). Denken Sie daran, dass diese E-Mail keine zufällige Notiz zwischen Freunden ist. Verwenden Sie vollständige Sätze und gute Grammatik. Schreiben Sie niemals eine E-Mail, wenn Sie wütend sind oder in der Stimmung sind, sich zu wehren, da die Chance besteht, dass eine E-Mail, die unter diesen Bedingungen versendet wird, die Höflichkeiten versäumt, die Ihre Kommunikation effektiver machen könnten (siehe Referenzen 2).
Briefe
Oft ist es akzeptabel, einen Brief zu senden, um eine geschäftliche Kommunikation zu vermitteln. Wie bei einer E-Mail müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Brief auf Rechtschreibung und Format überprüft wird und Ihre Grammatik auf Korrektheit überprüft wird. Sag Danke, wann und wo nötig. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Brief mit der geschätzten Zeit abschließen, die der Empfänger beim Lesen Ihrer Kommunikation verbracht hat.
Angesicht zu Angesicht
Oft ist die schwierigste Form der Geschäftskommunikation von Angesicht zu Angesicht. Es empfiehlt sich, vor einem Spiegel zu überprüfen, was Sie sagen möchten. So erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie sich Ihre Gesichtsausdrücke mit Ihrer Nachricht verändern. Wenn Sie aus einem anderen Land geschäftlich reisen, ist es nicht höflich, Ihre Kultur denjenigen aufzuzwingen, mit denen Sie dort geschäftlich tätig sind (siehe Referenzen 1). Wenn Sie sich mit kulturellen Unterschieden auskennen, können Sie höflich sein, wenn Sie mit Menschen aus Ländern kommunizieren, in denen persönliche Höflichkeiten anders dargestellt werden als Sie es vielleicht gewohnt sind.
Schwarzes Brett
Ankündigungen auf Bulletin Boards sind an vielen Arbeitsplätzen üblich. Diese Praxis kann manchmal dazu führen, dass die Kommunikation unhöflich oder grob dargestellt wird. Wenn Sie für die Übermittlung einer Nachricht an alle auf einmal zuständig sind, sollten Sie allen gegenüber höflich sein. Die Verwendung von Slang oder ungewöhnlichen Phrasen kann Ihre Absicht beleidigen und beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bulletin-Board-Ankündigung oder Ihr Newsletter unter Berücksichtigung aller anderen geschäftlichen Mitteilungen geschrieben wurde.
