Eine effektiv formulierte Geschäftskommunikation ist zielgerichtet, professionell und leicht verständlich. Sie erlauben dem Empfänger, die Nachricht aufzunehmen, ohne die Absicht des Verfassers zu erraten, falsch plazierte Wörter umzusetzen oder schlecht konstruierte Sätze zu entziffern. Mit Fehlern durchsuchte Nachrichten können sowohl für interne als auch für externe Leser deaktiviert werden. Eine schlechte Grammatik wird oft mit Unkenntnis oder Missachtung festgelegter Regeln sowie mit Faulheit oder Rauschen verbunden. Unternehmen sollten bestrebt sein, nachdenkliche, ausgefeilte Botschaften zu erstellen, die ihr Engagement für Genauigkeit und Gründlichkeit darstellen.
Senden korrekter Nachrichten
Effektive Wortwahl bedeutet den Unterschied zwischen klarem Verstehen von Botschaften und Verwirrung. Sätze, bei denen Leser zur Klarheit nachlesen müssen, können das Ende des aktiven Lesens markieren, was dem Ziel des Business Writing kontraproduktiv ist. Beim Business Writing geht es nicht darum, den Leser mit großen Worten und komplexen Satzkonstruktionen zu begeistern. Es geht darum, einen Punkt mit den effizientesten Mitteln zu vermitteln. Die Bereitstellung kurzer, umsetzbarer Schritte bei der Instruktion erleichtert die Frustration und erhöht die Compliance der Leser. Nachrichten für Interpretationen offen zu halten bedeutet oft Ärger, da Leser ihre eigenen Regeln erstellen oder verwirrende Anweisungen ignorieren können.
Glaubwürdigkeit herstellen
Erste Eindrücke bedeuten viel. Stellen Sie sich vor, Sie würden eine Anzeige für den "Peace of Mind Tutoring Service" erhalten, in der "Piece of Mind Tutoring Service" steht. Wenn Sie die unzureichend durchgelesenen Dokumente vor den Endinspektionen schützen, wirkt sich dies negativ aus. Dies macht es den Unternehmen unmöglich, ihre Aufmerksamkeit und Zuverlässigkeit zu zeigen und sie dadurch zu zeigen Für wahrnehmende Konkurrenten ist es einfacher, aus diesen Fehlern Nutzen zu ziehen. Wenn Anwendungsfehler wie das "Wüstenbuffet" anstelle des "Dessertbüfetts" einem Zauberprüfer entgehen, sollten ausgebildete menschliche Augen diese grammatikalischen Vergehen auffangen.
Interne Kommunikation
Die Mitarbeiter wünschen sich von ihren Arbeitgebern Transparenz und Offenheit. Sie wollen beim ersten Mal die richtigen Informationen. Das Versenden von Massen-E-Mails mit Umsetzungsfehlern in Schulungsdaten oder das Verteilen von Handbüchern mit Fachsprache führt zu Chaos. Es ist auch Zeitverschwendung, da das Korrigieren von Fehlern andere Geschäftsfunktionen mit sich bringt. Selbst wenn Fehler leicht korrigiert werden können, ist ihre Auswirkung immer noch real. Eine schlechte Grammatik in der internen Geschäftskommunikation kann die Moral und Motivation der Mitarbeiter verringern, bei der Erfüllung ihrer beruflichen Pflichten detailliert zu bleiben.
Externe Kommunikation
Die Qualität der externen Geschäftskommunikation hilft Kunden, Eindrücke über das Geschäft zu gewinnen. Kunden bevorzugen Geschäfte mit gut geführten, professionellen Organisationen. Visuell ansprechende Werbung oder richtig formatierte Briefe verlieren ihren Funken, wenn Kunden grammatikalische Fehler entdecken. Während die meisten Kunden ein Unternehmen nicht mit Telefongesprächen wegen schlechter Grammatik in der Korrespondenz überfluten, werden sie sich an die Verstöße erinnern. Einige können es sogar zu ihrer Mission machen, andere Kunden darauf hinzuweisen, die Täter zu meiden.
