Fundraising-Events reichen von kleinen sozialen Gruppen und thematischen Galas bis hin zu öffentlichen Veranstaltungen. Laut P. Burke Keegan, Autor von "Fundraising for Non-Profit", müssen Sie vor der Planung einer Veranstaltung in der Lage sein, 50% Ihrer Teilnehmer für eine kleine private Veranstaltung zu identifizieren. Für eine Extravaganz würden 35 Prozent ausreichen, sagt er. Obwohl eine Ankündigung in der Zeitung alle Besucher zu einer öffentlichen Veranstaltung im Park zieht, erfordern Veranstaltungen, die eine hohe finanzielle Verpflichtung oder eine begrenzte Gästeliste erfordern, eine persönliche Einladung, um die Teilnahme dieser Kerngruppe sicherzustellen.
Wählen Sie das Format. Reservieren Sie detaillierte mehrseitige Briefe für potenzielle Event-Sponsoren oder für das Spenden größerer Spender. Für die eigentliche Gästeliste bleibt die Anwesenheit der Person oder des Paares bei der Veranstaltung das vorrangige Ziel. Wählen Sie eine bedruckte oder gravierte Karte aus, die sich für die meisten Veranstaltungen eignet. Bei Veranstaltungen mit Freizeitkleidung genügt ein gedruckter Brief.
Öffnen Sie die Einladung mit einer Anrede oder einer Ankündigung der Aufnahme. Um einen Brief zu schreiben, richten Sie die Einladung unter Verwendung des sozialen Titels der Person wie Dr., Mr., Ms. oder Miss ein. Erweitern Sie die Einladung im Namen der Organisation. Wenn die Einladung nicht personalisiert ist, verzichten Sie darauf, die Person mit Namen zu adressieren, und beginnen Sie mit der Nachricht der Organisation. Zum Beispiel: "Die Widget Collector's Foundation lädt Sie herzlich ein, an Gala Under the Stars teilzunehmen."
Erläutern Sie die Details der Veranstaltung. Definieren Sie das Format und den Zweck der Veranstaltung, zum Beispiel: "Ein formelles Abendessen, dessen Erträge dem Outreach-Programm der WCF zugute kommen." Bitten Sie den Empfänger mit der Nachricht eines Prominenten, der als Zeremonienmeister oder Hauptredner dabei ist.
Geben Sie Uhrzeit, Datum und Ort an. Beantragen Sie Teilnehmer, um auf einen bestimmten Freiwilligen oder Wohltätigkeitsmitarbeiter oder eine bestimmte E-Mail-Adresse zu antworten.
Listen Sie die Registrierungsgebühr auf. Geben Sie an, ob es von Einzelpersonen, Parteien, Tischen oder Teams bewertet wird. Kündigen Sie alle Rabatte an, die für den Vorab-Ticketkauf bewertet wurden.
Fügen Sie die Hauptnummer des Veranstaltungsortes hinzu, damit verlorene Teilnehmer am Tag der Veranstaltung die Wegbeschreibung erklären können. Klären Sie den Zweck der Nummer. Schreiben Sie beispielsweise "Nur für Richtungen". Alternativ können Sie eine kleine Karte auf die Rückseite eines Buchstabens drucken oder eine kleine Karteneinlage in eine Einladungskarte einfügen.
Schließen Sie mit einem Haken. Rallye-Teilnehmer mit abschließender Bitte. Erinnern Sie sie daran, warum die Veranstaltung wichtig ist. Zum Beispiel: "Lasst uns Hunde zusammen in Orange County retten."
