Eine gute Kommunikation mit den Anbietern Ihres Unternehmens ist für die Aufrechterhaltung einer reibungslos funktionierenden Lieferkette unerlässlich. Wenn Ihr Unternehmen verlagert wird, möchten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Lieferanten benachrichtigt werden und Zeit haben, Kontakt- und Versandinformationen zu aktualisieren. Ein Briefwechsel ist nicht schwer vorzubereiten, aber Sie müssen ein wenig planen. Verlassen Sie diese Aufgabe nicht bis zur letzten Minute.
Erstellen Sie eine umfassende Mailingliste der Anbieter Ihres Unternehmens. Beginnen Sie mit der Erstellung der Liste mindestens sechs Wochen vor dem Inkrafttreten der Betriebsverlagerung, damit Sie die Änderung der Adressbriefe frühzeitig heraussenden können. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise mehr als einen Brief senden. Beispielsweise kann ein Lieferant eine Bestell- und Versandabteilung haben, die von seinen Abrechnungsstellen getrennt ist. Sie müssten beide benachrichtigen.
Geben Sie die Adressenänderungsinformationen nur in den Hauptteil des Briefes an die Verkäufer ein. Verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens oder geben Sie Ihre aktuelle Adresse und Kontaktinformationen in die Anrede oder das Schließen des Schreibens ein, die Ihrem üblichen Geschäftsbriefformat entsprechen.
Teilen Sie den Anbietern mit, dass Ihr Unternehmen im ersten Absatz des Briefes umgezogen ist, und geben Sie das Datum der Änderung an. Der eigentliche Umzug kann mehrere Tage dauern. Geben Sie das genaue Datum an, an dem Korrespondenz und Sendungen an die neue Adresse gesendet werden müssen. Erklären Sie, warum sich das Unternehmen bewegt. Wenn Sie beispielsweise den Lieferanten mitteilen, dass das Unternehmen expandiert und eine größere Einrichtung benötigt, können sie wissen, was los ist, und dies auf eine Art und Weise, die einen positiven Eindruck vermittelt. Wenn es einen Zeitraum gibt, in dem der Betrieb geschlossen wird, geben Sie die Daten an, an denen das Geschäft geschlossen wird.
Tragen Sie die neue Adresse des Unternehmens in den zweiten Absatz ein. Wenn sich die Postanschrift von der Straße unterscheidet, geben Sie diese auch an. Geben Sie alle anderen Kontaktinformationen an, die sich ändern, z. B. Telefonnummern. Versenden Sie das Adressänderungsschreiben mindestens drei Wochen vor dem Umzug, damit die Anbieter Zeit haben, ihre Datensätze zu aktualisieren. Geben Sie schließlich eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse an, damit der Anbieter bei Bedarf Fragen stellen kann.
Tipps
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Verfolgen Sie Ihren Brief mit einer E-Mail, in der Sie um Bestätigung gebeten werden, dass der Brief mit der Adressänderung empfangen wurde, und die Anbieter an den bevorstehenden Umzug erinnert werden. Sie können die Adressänderung auch auf Ihrer Website und in den Social Media-Seiten veröffentlichen. Geben Sie die Webadressen dieser Websites in dem Brief und in der E-Mail an.
