In den meisten Hotels werden Nachtaudits oder Kontostandkonten der Gastbücher durchgeführt.Diese Überprüfungen werden durchgeführt, um die Genauigkeit der Gästekonten sicherzustellen, die Finanztransaktionen des Tages zu überprüfen und Belegungsprozentsätze und Raumeinnahmen zu verfolgen sowie um herauszufinden, welche Gäste am nächsten Tag auschecken. Nachtprüfungen können manuell oder elektronisch durchgeführt werden. Das Gesamtverfahren umfasst viele Schritte.
Vollständige ausstehende Kostenbuchungen
Nachtprüfer sind dafür verantwortlich, dass alle Gasttransaktionen des Tages korrekt belastet und auf Gastkonten gebucht werden. Diese Gebühren müssen auf das genaue Datum gebucht werden. Andernfalls kann es zu Verwirrungen und Abweichungen kommen, wenn der Gast auscheckt. Einige Beispiele für Gebühren dieser Art sind Zimmerservice, Telefon- oder Internetgebühren, Gebühren für die chemische Reinigung, Gebühren für die Minibar oder Parkservice.
Raumstatus und Preise abgleichen
Nach der Überprüfung des Belegungsberichts für den Tag und der Berichte zum Housekeeping-Status, die jeden Morgen abgeschlossen werden, muss der Nachtprüfer alle Diskrepanzen zwischen den beiden Berichten abgleichen, um den tatsächlichen Belegungsstatus der Hotelzimmer zu erfahren. Anschließend vergleicht er die Gastregistrierungsdatensätze mit dem Raumbericht, um sicherzustellen, dass die berechneten oder angegebenen Preise übereinstimmen. Für einige Gäste wird beispielsweise beim Check-in ein Firmenzimmer-Rabatt angeboten, der jedoch im Reservierungssystem als Standardpreis angegeben ist.
Überprüfen Sie No-Shows
Wenn Gäste Reservierungen haben, aber niemals einchecken, werden sie als Nichterscheinen betrachtet. Der Nacht-Auditor muss diese Informationen im Front-Office-System prüfen, um sicherzustellen, dass doppelte Reservierungen entfernt werden, dass keine Rechnungen ohne Show berechnet werden und die Zimmer als verfügbar gekennzeichnet sind. Er muss außerdem im System vermerken, dass der Kunde nicht angezeigt wurde, so dass es keine Probleme gibt, wenn für das Nichterscheinen eine Gebühr erhoben wird.
Zimmerpreise und Steuern
Dieser nächtliche Auditierungsprozess ist mit einem automatisierten System normalerweise viel einfacher. Der Nachtprüfer verbucht oder berechnet eine Gebühr für die aktuellen Übernachtungspreise und alle anfallenden Steuern für alle belegten Räume. Nach Bestätigung der Tarife und Steuern erstellt der Nachtprüfer einen Zimmerpreis- und Steuerbericht.
Berichterstellung
Der Nachtprüfer erstellt verschiedene Berichte außer dem Zimmerpreis- und Steuerbericht. Dazu gehören der tägliche Betriebsbericht, die separaten Abteilungsberichte und der Hochsaldobericht. Der tägliche Betriebsbericht enthält eine Zusammenfassung des gesamten Tagesgeschäfts und enthält Details wie Gesamterlöse, Bargeschäfte im Front Office, Betriebsstatistiken und Forderungen. Die separaten Abteilungsberichte umfassen alle Transaktionen aus anderen Hotelabteilungen, wie z. B. ein Restaurant oder eine Bar vor Ort, Zimmerservice und andere Hotelbereiche. In dem Bericht zum hohen Kontostand werden lediglich Gäste identifiziert, die möglicherweise kurz vor dem Erreichen ihrer Kontoguthaben sind.
Endgültige Verfahren
Der Nachtprüfer vergleicht die Barzahlungen und Auszahlungen, gleicht die Register aus und erstellt dann einen Bareinzahlungsbeleg für die Bank. Sie sichert dann das Hotel-Computersystem, um sicherzustellen, dass alle Informationen gespeichert werden. Das abschließende Verfahren besteht darin, alle Berichte und Informationen an die entsprechenden Parteien zu verteilen, z. B. den Geschäftsführer, die Rezeption und den Zimmerservice oder den Restaurantleiter.
