Vorfallsermittlungen beziehen sich auf eine Vielzahl von Ereignissen, von Straftaten bis zu Vorfällen in der Buchhaltung. Während das Spektrum groß ist, folgen die Verfahren zur Untersuchung von Vorfällen einem gemeinsamen Thema. Fast alle Vorfälle wirken als Auslöser für die Benachrichtigung. Es folgt eine Handlung, von disziplinär zu korrigierend.
Konfliktlösung
Vorfallverfahren beginnen mit einem Problem, das gelöst werden muss. Die meisten Verfahren beginnen mit dem Ausfüllen eines Berichts. Eine Kopie der Berichtsvorlage kann in einem Handbuch aufbewahrt werden. Ereignisverfahren beschreiben die Art des Ereignisses, das eine Untersuchung einleiten kann. Das Formular fordert Informationen wie Datum und Uhrzeit des Vorfalls sowie andere Informationen an, die für die Untersuchung relevant sein könnten. Je mehr Informationen das Formular anfordert, desto einfacher kann der Vorfall untersucht werden.
Zeugen
Verfahren erfordern häufig Informationen für Zeugen oder Partner. Benachrichtigen Sie die aufgelistete Person oder kopieren Sie das Formular zur Untersuchung des Vorfalls. Informieren Sie ihn unbedingt, falls er während der Untersuchung kontaktiert werden muss.
Ermittlung
Die Verfahren erfordern normalerweise die Identifizierung aller Teammitglieder, die an der Untersuchung mitarbeiten. Das Team, bestehend aus Management und Mitarbeitern, identifiziert die Faktoren, die dazu beitragen. Beitragsfaktoren sind häufige Gründe für Zwischenfälle. Sie erleichtern den Untersuchungsprozess, indem sie die nächsten Schritte priorisieren.
Ursache
Die Verfahren enthalten eine umfassende Liste der Faktoren, aus denen Sie wählen können. Jeder sollte im Kontext der Untersuchung definiert werden. Eine Ursachenanalyse kann erforderlich sein, wenn die beitragenden Faktoren nicht überzeugend sind. Unter Verwendung aller bereitgestellten Informationen dient eine Ursachenanalyse dazu, das Problem zu definieren.
Aktionsplan
Das Vorfallsuntersuchungsverfahren beschreibt die Schritte, die erforderlich sind, um präventive Maßnahmen, Empfehlungen und Aktionspläne verantwortungsvoll zu dokumentieren. Ein Basisaktionsplan enthält Empfehlungen des Untersuchungsteams, das zugewiesene Eigentum zur Korrektur des Vorfalls sowie ein Zieldatum für den Abschluss. Die Prozeduren werden dann aktualisiert, kommuniziert und in einer zentral gelegenen Datei gespeichert.
