Es steht außer Frage, dass technologische Fortschritte - insbesondere im Hinblick auf das Internet - den Informationsaustausch mit Einzelpersonen auf der ganzen Welt einfacher und schneller gemacht haben. Leider ist es auch mit dem Preis verbunden, traditionelle soziale Grazien und gutes Urteilsvermögen in unserer Eile auf der Strecke zu lassen, um Freunde zu finden, Ideen zu verbreiten oder ein entscheidendes Geschäft abzuschließen. Hier ist das, was Sie wissen müssen, wenn Sie E-Mail in Ihrem persönlichen und beruflichen Leben sinnvoll einsetzen.
Monster im Cyber Space
Das Internet hat eine bösartige neue Art von Schurken hervorgebracht, die in zwei Kategorien fallen - diejenigen, die Ihren Computer beschädigen möchten, und diejenigen, die Ihnen Schaden zufügen möchten. Diejenigen, die alle Daten auf Ihrem System zerstören möchten, tun dies durch schnell wirkende Viren, die an E-Mails angehängt werden und die Sie mit einem faszinierenden Haken in der Betreffzeile ("Glückwunsch! Sie haben gerade die Lotterie gewonnen") verführen oder so tun von jemandem zu kommen, den du kennst ("Hey! Hast du nächste Woche meine Nachricht über das Mittagessen erhalten?"). Letzteres ist so hinterlistig, dass der Absender an der Oberfläche rechtmäßig erscheint, der Empfänger jedoch beim Öffnen der E-Mail aufgefordert wird, auf einen Link zu klicken, der die elektronische Zerstörung schnell auslöst. E-Mails, die vor Problemen mit einem Bankkonto, einer Sicherheitsverletzung bei PayPal oder jeglicher Art von strafrechtlichen Ermittlungen warnen, die die unmittelbare Aufmerksamkeit und Zusammenarbeit des Empfängers fordern, sollten immer als verdächtig betrachtet werden. Die andere Art von Cyber-Bösewicht lauert in Chatrooms, nimmt persönliche Informationen aus Blogs auf und ist ein regelmäßiger Besucher bei Facebook, MySpace und Websites, die mit Dating in Verbindung stehen. Aufgrund der Anonymität, die das Internet E-Mail-Benutzern bietet, haben Sie keine Ahnung, ob der nette Kerl, an den Sie geschrieben haben - und sich einem tatsächlichen Datum nähern - wirklich ein Harvard-Absolvent ist und für Merrill Lynch arbeitet fährt einen Porsche oder ist ein schäbiger Betrüger, der auf dem Vertrauen auf Frauen aufbaut und Sie mit einer schluchzenden Geschichte überraschen wird, bei der er Zugang zu Ihrem Zuhause und / oder zu Ihren Kreditkarten hat.
Unangemessene Verwendung von Bürogeräten
Es wurde einmal davon ausgegangen, dass die meisten Angestellten den gesunden Menschenverstand besaßen, nicht stundenlang mit ihren Freunden telefonieren zu müssen, Büromaterialien für die private Nutzung zu stehlen oder das Xerox-Gerät zu verwenden, um mehrere Kopien des Romans anzufertigen oder möglicherweise nicht heimlich während der Arbeitszeit geschrieben. Problematisch wurde jedoch, dass bei den Anlässen Zeit kam, jemanden zu feuern, weil er eine Kredenz gestohlen oder die Frankiermaschine benutzt hatte, um Rechnungen für ein Geschäft zu Hause zu versenden. Die einfachste Verteidigung des Angeklagten war: "Oh, ich habe es nicht getan" Ich weiß, dass ich das nicht durfte. " Dies hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen Verfahrenshandbücher entwickeln, die genau festlegen, was angemessenes Verhalten ist und was nicht. Natürlich spielt das Internet in vielen der heutigen Richtlinien eine herausragende Rolle. Klar, es scheint harmlos genug zu sein, um einen E-Mail-Witz weiterzugeben, gelegentlichen Klatsch auszutauschen oder anzunehmen, dass der Chef vielleicht eine ahnungslose Rube ist. Eine solche Kommunikation verschwendet jedoch nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann auch vorgeladen werden, wenn das Unternehmen jemals in ein Gerichtsverfahren verwickelt ist. Darüber hinaus könnte eine E-Mail von unbekannten Parteien einen der oben genannten Viren enthalten und das Unternehmen einem erheblichen Risiko aussetzen.
Privilegierte Informationen
Die Vertraulichkeit ist oft gefährdet, wenn wir uns dafür entscheiden, über E-Mail miteinander zu kommunizieren. Im Gegensatz zu einem Brief, der nach dem Lesen durch den vorgesehenen Empfänger gesperrt oder sogar verbrannt werden kann, kann die E-Mail-Korrespondenz von Dritten unbeabsichtigt oder absichtlich abgerufen werden. Dies ist insbesondere im Arbeitsbereich nachteilig, wenn der Inhalt der E-Mail vertrauliche Daten, Patienten- / Kundenakten oder Informationen zur finanziellen Stabilität des Unternehmens enthält. Die Sicherheit ist auch gefährdet, wenn zum Beispiel eine Person im Rahmen einer E-Mail-Nachricht einem Verkäufer Kreditkarteninformationen oder eine Sozialversicherungsnummer an einen Verkäufer übermittelt, statt die Daten über eine sichere Website einzugeben.
Gelegenheitsgespräche
Da sich E-Mails wie ein informelles, entspanntes Forum für das Chatten mit Menschen anfühlen, werden sie das gleiche Maß an luftiger Vertrautheit für Fremde bieten und sich fragen, warum sie die kalte Schulter bekommen. Ein gutes Beispiel dafür sind aufstrebende Autoren, die ihren Roman einem Verleger in einem Verlag vorwerfen wollen. Im Gegensatz zu den alten Zeiten, als solche Pitches immer die Form von gedruckten Briefen hatten, die zusammen mit einem adressierten, frankierten Briefumschlag verschickt wurden, haben viele Verleger erkannt, dass elektronische Abfragen nicht nur weniger Bäume töten, sondern auch ermöglichen die erschreckende Last der Einreichung viel schneller verarbeiten. Was sie jedoch sofort abschaltet, ist die gesprächige E-Mail, die mit "Hallo, Emily" beginnt, als ob der Absender Emily seit Jahren kennt. In Anbetracht dessen, dass sie Emily wahrscheinlich nicht kennen würde, wenn sie an der Straße vorbeikommt, ist es arrogant anzunehmen, dass eine E-Mail-Einführung eine sofortige Tür zur Freundschaft ist oder dass der Absender persönliche Informationen preisgeben kann, die weit außerhalb der Grenzen des professionellen Protokolls liegen. Bis der Empfänger Sie auffordert, seinen Vornamen zu verwenden, ist es immer ratsam, sich auf der Seite der Formalitäten zu irren. Es ist auch ratsam, den Brief auf Ihrem Computerbildschirm so zu formatieren, als würden Sie einen Brief ausdrucken, der ausgedruckt und verschickt werden sollte. Dies bedeutet, dass Sie die verrückten Schriftarten und Smiley-Symbole für die Freunde und Familie speichern, die Sie bereits kennen.
Das Fenster ausschreiben
Im Einklang mit dem informellen Charakter des E-Mail-Austauschs und des Instant Messaging scheint es vielen Menschen eine Entschuldigung gegeben zu haben, ihren Inhalt nicht auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. "Oh, es ist nur eine E-Mail", sagen sie. "Es ist nicht so, dass es irgendjemand wirklich wichtig ist oder die Zeit hat, alles zu fangen." Was sie jedoch nicht berücksichtigen, ist, dass E-Mail den Stolz widerspiegelt - oder den Mangel daran -, den sie in ihre eigene Arbeit einbringen. Da Sie nie wissen, wie viele Personen zusätzlich zu Ihrem beabsichtigten Empfänger angezeigt werden, müssen Sie sicherstellen, dass sie so fehlerfrei wie möglich sind, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken.
Überlegungen
Es ist ein trauriger Kommentar über unsere Gesellschaft, dass so viele Menschen die anonyme Natur des Internets nutzen, um grausame, verletzende und bösartige E-Mails zu senden. Die Tatsache, dass sie "gesichtslose" Personas über mehrere E-Mail-Konten annehmen können, hat ihnen die Möglichkeit gegeben, ihre wahre Identität hinter gefälschten Monikern zu verstecken und Rassen zu entfesseln, die ihnen wahrscheinlich zu peinlich erscheinen würden, um sie persönlich zu sagen. Dies ist ein Wort an die Weisen über die Verwendung von E-Mail überhaupt: Wenn dies nicht etwas ist, das Sie in einem persönlichen Gespräch nicht gewollt hätten, sollte es wahrscheinlich auch nicht in eine E-Mail gehen. Weitere Tipps zur E-Mail-Etikette sowie Ratschläge, wie Sie sich in einem elektronischen Medium schützen können, finden Sie unter den Links am Ende dieses Artikels.
Insularität
Nicht zuletzt hat E-Mail unser Verlangen und unsere Fähigkeit beeinflusst, über die tatsächliche Gesichtszeit miteinander zu kommunizieren. Anstatt sich mit einem Freund zum Mittagessen zu treffen und einzuholen, ist es weniger lästig, einfach nur per E-Chat zu chatten. Anstatt ein Telefon abzuholen oder eine Grußkarte aufzuschreiben, ist es einfacher geworden, einfach eine E-Mail zu senden. Sogar Dankeschönnotizen für ein Geschenk oder ein schönes Abendessen wurden durch Sofortnachrichten ersetzt. Das Beunruhigendste dabei ist jedoch, dass die jüngere Generation es bequemer hat, sich über eine Tastatur zu unterhalten, als in sozialen Situationen mit anderen zu interagieren. Dies wiederum wirkt sich negativ auf die verbalen Fähigkeiten, die Körpersprache und das Selbstwertgefühl aus. Wenn Sie im Internet eine beliebige Identität annehmen können, gibt es keinen Grund, herauszufinden, wer Sie wirklich sind.
