KPIs sind "Key Performance Indicators". Bei diesen Indikatoren handelt es sich um Messgeräte, mit denen die Unternehmensführung feststellen kann, wie weit (oder weit entfernt) das Unternehmen oder die Abteilung ein vorgegebenes Ziel oder eine Reihe von Zielen erreicht. Durch das Schreiben von KPIs können Manager und Mitarbeiter erkennen, was noch zu tun ist, und sie dazu motivieren, diese Ziele zu erreichen. Der Prozess, KPIs an und für sich zu schreiben, ist nicht schwierig. Um effektive KPIs erstellen zu können, müssen jedoch Überlegungen angestellt werden.
Schreiben Sie KPIs als übersichtliche, individuelle Dokumente. Jeder KPI sollte einer bestimmten Kategorie, Abteilung oder einem bestimmten Projekt entsprechen. Beispielsweise könnte ein KPI auf die Kundenzufriedenheit ausgerichtet sein, während ein anderer auf Gemeinkosten ausgerichtet sein könnte.
Beginnen Sie das KPI-Dokument mit einem Kopf, der den Zweck des KPI definiert. Halten Sie es so kurz und doch so genau wie möglich. Ein oder zwei Sätze sind ausreichend. Ein KPI für die Kundenzufriedenheit könnte beispielsweise die Überschrift "Steigerung der Kundenzufriedenheit" enthalten.
Nennen Sie den Zweck des KPI. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter müssen wissen, warum sie sich bemühen sollten, ein bestimmtes Ziel zu erreichen oder warum diese Leistung gemessen werden muss. Erläutern Sie kurz, wie vorteilhaft es ist, das gesetzte Ziel zu erreichen oder die für eine Aktion aufgewendete Zeit zu protokollieren.
Legen Sie fest, wie der KPI gemessen wird. Geben Sie die Häufigkeit der Messungen sowie die Zeitdauer an, in der sie auftreten werden. Wenn Sie beispielsweise einen KPI in Bezug auf die Kundenzufriedenheit schreiben, implementieren Sie möglicherweise eine Telefonumfrage, die nach jedem Anruf erfolgt und über einen Zeitraum von 3 Monaten erfolgt.
Legen Sie ein Ziel fest. Bestimmen Sie ein Ziel, das quantifizierbar und messbar ist. Es sollte das gewünschte Ergebnis liefern, beispielsweise einen bestimmten Prozentsatz innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
