Das Mapping von Informationen ist eine klare und effektive Dokumentationsmethode für Unternehmen, die bereits Verfahren, Richtlinien und Belege entwickelt haben. Unternehmen, die gerade erst anfangen, ihre Abläufe zu formalisieren, können auch von der Dokumentationsmethode für die Informationsabbildung profitieren. Das Mapping von Informationen vereinfacht die Dokumentation, indem es das Überschreiben von Anweisungen oder Informationen zwischen den Prozeduren verhindert. Sie bietet auch ein Format zum Organisieren von Informationen in einem Dokument, damit diese leichter verständlich sind. Die Konvertierung der Dokumentation Ihres Unternehmens in ein Informationskartenformat kann in wenigen, jedoch zeitaufwändigen Schritten erfolgen.
Überprüfen Sie alle Unternehmensdokumentationen und ordnen Sie Inhalte systematisch in Kategorien mit ähnlichen Anweisungen. Verfeinern Sie den Inhalt der Kategorie, indem Sie Konflikte und Duplikate entfernen.
Zum Beispiel haben viele Verfahren einen Abschnitt für Verantwortlichkeiten. Für diesen Inhaltstyp würden Sie alle Informationen über "Verantwortlichkeiten" in der gesamten Dokumentation zusammenstellen. Dabei können Sie Konflikte in Verantwortlichkeiten oder Bereichen sehen, in denen eine Verantwortung eine andere überschneidet. Optimieren Sie von hier aus den Inhalt, um Doppelungen oder Konflikte zu entfernen. Andere zu beachtende Inhalte umfassen Definitionen und Sicherheitsvorkehrungen.
Erstellen Sie zentrale Dokumente oder andere revisionsgesteuerte Informationsspeicher für jede Art von Inhalt.
Erstellen Sie zurück zu unserem Beispiel für Verantwortlichkeiten ein Dokument, in dem die Verantwortungsinhalte aufgelistet sind, die Sie im letzten Schritt verfeinert haben. Verweisen Sie unbedingt auf die Verfahren, in denen die Verantwortlichkeiten ausgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumentation ordnungsgemäß miteinander verknüpft ist.
Jetzt, wo ein ähnlicher Inhalt in ein zentrales Dokument verschoben wird, können alte Inhalte aus den ursprünglichen Verfahren entfernt werden. Entfernen Sie den alten Inhalt aus den ursprünglichen Verfahren, indem Sie auf das neue zentrale Referenzdokument verweisen.
Aktualisieren Sie den verbleibenden Dokumentationsinhalt während des Überarbeitungsprozesses in ein formatiertes Informationsformat. Organisieren Sie den Dokumentinhalt, indem Sie relevante Informationen zusammenfassen. Fügen Sie untergeordnete Überschriften ein. Verwenden Sie möglichst Tabellen, damit der Inhalt besser visualisiert werden kann. Legen Sie Best Practices fest, indem Sie Stammeswissen oder Schritte einbeziehen, die Mitarbeiter normalerweise ausführen, jedoch nicht im Verfahren dokumentiert sind.
Tipps
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Das Informations-Mapping reicht von einfach bis komplex und kann durch messbare Rückmeldungen für das Management weiter verbessert werden. Für die komplexere Implementierung können professionelle Dienstleistungen von Unternehmen wie dem Gründungsunternehmen Information Mapping, Inc. eingesetzt werden, um Ihre zugeordneten oder nicht zugeordneten Verfahren zu optimieren. (Siehe Ressourcen)
