Geld ist das Lebenselixier eines Unternehmens, und es ist schwer, erfolgreich zu sein, ohne die Kontrolle über den Umsatz zu behalten. Ein Teil dieses Prozesses ist es, genügend Umsatz zu generieren, um rentabel zu sein und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Auf einer noch grundlegenderen Ebene bedeutet dies zu kontrollieren, wer unter welchen Bedingungen auf die Bankkonten des Unternehmens zugreifen kann.
Tipps
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Ein Kontoinhaber ist die Person, die die rechtliche Verantwortung für die Abwicklung des Kontos übernimmt.
Kontoinhaber in einem Einzelunternehmen
Wenn Sie als Einzelunternehmen tätig sind, ist die Verwaltung Ihres Bankkontos einfach. Sie sind der Kontoinhaber, genauso wie Sie es bei Ihrem persönlichen Konto tun würden. Sie richten es auf dieselbe Weise ein, mit Ihrer persönlichen Identifikation und Ihrer Sozialversicherungsnummer.
Sie geben außerdem zwei zusätzliche geschäftsspezifische Informationen an: Ihre Mitarbeiteridentifikationsnummer aus dem IRS - Sie benötigen diese, wenn Sie Mitarbeiter haben oder planen, diese Informationen zu erhalten - und gegebenenfalls den fiktiven Namen, unter dem Sie geschäftlich tätig sind. Ihr Name ist auf dem Konto, also sind Sie laut gesetzlicher Definition der Kontoinhaber.
Halten Sie sie getrennt
Wenn Ihr Unternehmen nur aus Ihnen besteht, können Sie versucht sein, den gesamten Prozess der Einrichtung eines separaten Kontos für das Unternehmen zu überspringen und einfach ein persönliches Konto für beide Zwecke zu verwenden. Du bist es nicht kippen mach es oder das andere Leute nicht Mach es, aber es ist eine wirklich schlechte Idee.
Sowohl Ihnen als auch Ihrem Steuerberater fällt es schwer, Ihre geschäftlichen und persönlichen Transaktionen zu trennen, und es wird Ihnen am Jahresende und zu Steuerzeiten viel zusätzliche Arbeit abnehmen. Es ist nicht nachhaltig, wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen möchten. Es ist also klüger, die Dinge von Anfang an richtig zu machen.
Jemand anderen Zugriff gewähren
In den meisten Unternehmen gibt es eine Zeit, in der Sie zu beschäftigt sind, um alles selbst zu erledigen. An diesem Punkt müssen Sie einer anderen Person Zugriff auf die Bankkonten gewähren, damit diese mindestens Routinetransaktionen abwickeln und Zahlungen für Sie in Rechnung stellen kann. Diese Leute werden nicht wie Sie Kontoinhaber sein, aber Sie werden ihnen ein gewisses Maß an Befugnis übertragen, um in Ihrem Namen Bankgeschäfte zu tätigen.
In größeren Unternehmen können Sie sich für Manager oder Schlüsselmitglieder Ihres Buchhaltungsteams entscheiden. In einem kleinen Unternehmen kann es so einfach sein, dass nur Ihr einziger Mitarbeiter Unterschriftsberechtigung erteilt. Ihre Bank wird ihre persönlichen Identifikations- und Sozialversicherungsnummern so aufzeichnen, als wären sie Kontoinhaber.
Kontoinhaber in Partnerschaften
Das Einrichten von Bankkonten in einer Partnerschaft ist ein ziemlich ähnlicher Prozess. Jeder Partner gibt seine persönliche Identifikation sowie die Mitarbeiter-Identifikationsnummer des Unternehmens und seinen fiktiven Namen an. In diesem Fall müssen Sie auch eine Kopie der Partnerschaftsvereinbarung und der Registrierungsurkunde vorlegen, wenn es sich um eine Kommanditgesellschaft handelt.
Jeder Partner mit einem Anteil von mehr als 25 Prozent und der bedeutende Controller, der die Hauptverantwortung für die Führung des Unternehmens übernimmt, muss zusätzliche Informationen bereitstellen. In einigen Fällen, z. B. bei einer Gruppe von Ärzten, die gemeinsam eine Klinik betreiben, verfügt jeder Partner möglicherweise über ein separates Hauptkonto, kann jedoch für seine Sammelvorgänge auf eine Sekundärkontonummer zugreifen.
Kontozugriff in anderen Geschäftsstrukturen
Größere, eingebundene Unternehmen richten auf ähnliche Weise Bankkonten ein, wobei der bedeutende Controller und jeder, der einen Anteil von mindestens 25 Prozent besitzt, der Bank zusätzliche persönliche Informationen zur Verfügung stellt.
In diesen Fällen könnte das Unternehmen der Bank auch eine Betriebsvereinbarung übermitteln, in der erklärt wird, wer für das Management des Unternehmens verantwortlich ist, und ein Dokument mit dem Namen Bankentscheidung, in dem erläutert wird, welche Personen befugt sind, Konten und Dienstleistungen bei der Bank einzurichten und unter welchen Bedingungen. Je größer das Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass das tägliche Bankgeschäft und das Scheckschreiben von relativ untergeordneten Führungskräften oder Buchhaltern durchgeführt werden, im Gegensatz zu den Eigentümern oder dem höheren Management.
Kontrollen festlegen
Es ist wichtig, die Verwendung Ihrer Bankkonten und insbesondere die Kontrolle von Schecks und die Zahlungsautorität zu kontrollieren. Dies kann so einfach sein, dass die physischen Prüfungen des Unternehmens unter Verschluss gehalten und die Schlüssel auf wenige vertraute Personen beschränkt werden. In größeren Unternehmen ist dies nicht praktisch, aber Sie können Ihre Buchhaltungssoftware so einrichten, dass nur bestimmte Personen Schecks drucken können. Eine weitere übliche Kontrolle besteht darin, eine zweite autorisierte Unterschrift auf Schecks über einem bestimmten Dollarbetrag zu verlangen, wodurch das Risiko von Betrug oder Unterschlagung verringert wird.
