Ein papierloses Büro kann die Umwelt verbessern, kann jedoch zu Prozessproblemen führen, wenn kein angemessenes Workflow-System eingerichtet wird. Um alles in den digitalen Raum zu verschieben, müssen Dokumentenkontroll- und Workflow-Verfahren festgelegt werden, die sicherstellen, dass beim Übergang nichts verloren geht. Wenn physische Posteingänge zu den Mülleimern der Geschichte zurückkehren, müssen sie durch virtuelle ersetzt werden.
Digital werden
In einem papierlosen Büro besteht das Ziel darin, alles Mögliche online zu verschieben. Gedruckte Dokumente werden gescannt und an einem gemeinsam genutzten Ort auf Ihrem Computersystem abgelegt, wo berechtigte Benutzer darauf zugreifen können. Zusätzlich zu den Umweltvorteilen kann ein gut verwaltetes papierloses Büro die Informationen einfacher finden als in herkömmlichen Ablagesystemen. Ordner in einem virtuellen Archiv speichern ältere Dokumente, sodass sie nicht häufig aufgerufene Bereiche stören, aber bei Bedarf immer noch verfügbar sind.
Gemeinsame Kalender
Durch das Verschieben von Mitarbeiterplänen in einen freigegebenen Kalender können Arbeitgeber die Urlaubszeit und andere Angelegenheiten verwalten, die sich auf den Arbeitszeitplan auswirken. Außerdem können Mitarbeiter Meetings und andere geplante Ereignisse nachverfolgen. Teams, die Arbeitskalender gemeinsam nutzen, können überwachen, wer im Büro ist und wer nicht im Büro ist, und können den Workflow für Projekte entsprechend strukturieren. Zu sehen, dass wichtige Stakeholder am Ende der Woche zu einer Konferenz aufbrechen, kann zum Beispiel jemanden dazu motivieren, den Entwurf eines Schlüsseldokuments oder eines Vertrags schneller fertigzustellen, sodass diese Stakeholder die Möglichkeit haben, ihre Beiträge vorzulegen Der Inhalt ist abgeschlossen.
Dokumenten-Management
Papierlose Büros benötigen ein System, das die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten vorschreibt. Erstellen Sie eine Dokumentbenennungskonvention und eine Ordnerstruktur, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern. Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen häufig sowohl das Auschecken als auch das Nachverfolgen von Änderungen. Dies verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, und ermöglicht die Versionskontrolle. Durch das Aktualisieren von Dokumenten am gemeinsam genutzten Speicherort werden die Probleme reduziert, die auftreten, wenn Benutzer eine Datei herunterladen, Aktualisierungen vornehmen und diese per E-Mail versenden. Die offizielle Version wird dann nicht aktualisiert.
Projektmanagement
Projektmanagementsoftware hilft, Meilensteine und Termine von Projekten zu verfolgen. Sie benötigen ein System, das Aufgaben und Projektzeitpläne nachverfolgen kann und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, anzuzeigen, wann etwas abgeschlossen ist. Benachrichtigungen sollten jemanden benachrichtigen, wenn eine neue Aufgabe ihre Aufmerksamkeit erfordert. Einzelpersonen können ihre eigenen Projekte verfolgen, während Manager einen ganzheitlichen Blick auf das, was im gesamten Team gemacht wird, sehen und Ressourcen nach Bedarf neu zuordnen können. Nach Abschluss des Projekts sollten die Projekte zusammen mit den gewonnenen Erkenntnissen digital archiviert werden, sodass der Wissenstransfer leicht möglich ist, wenn ein ähnliches Projekt später beginnt.
