Selbst wenn ein Team Projektaktivitäten reibungslos ausführt, muss der Projektmanager den Projektfortschritt hinsichtlich Zeit, Kosten, Ressourcen und Leistung überwachen. Sie erreichen dieses Ziel, indem Sie den Status des Projekts mit dem genehmigten Arbeitsplan und Budget vergleichen. Sie vergleichen auch die tatsächlichen Planungsparameter des Projekts mit den im Projektplan definierten Parametern. Als Nächstes vergleichen Sie die Projektzusagen (z. B. Finanzen und andere Ressourcen) mit denen, auf die im Projektplan verwiesen wird. Sie überprüfen dann den tatsächlichen Fortschritt des Projekts im Zeitverlauf im Verhältnis zu dem, was im Projektplan erwartet und dokumentiert wird.
Überwachen Sie das Projektbudget
Das Budget eines Projekts kann als Ressourcen angegeben werden, beispielsweise in Dollar, Ressourcenwochen, aufgewendete Stunden oder eine andere Maßnahme. Sie vergleichen Ihre tatsächliche Verwendung von Projektressourcen mit der im Projektplan erwarteten. Die Verfolgung des Budgets ist wichtig, da der Projektmanager und die Stakeholder vor Beginn des Projekts der Verwendung bestimmter Ressourcen für das Projekt zustimmen. Wenn die Projektkosten anfangen, das Budget zu überschreiten, kann dies bedeuten, dass ohne Anpassung des Projektumfangs oder der Ressourcen die gesamten Projektanforderungen nicht erreicht werden.
Verfolgen Sie den Projektumfang
Ein Projektumfang umfasst Projektanforderungen, auch Ziele genannt. Die Überwachung des Projektumfangs ist wichtig, da alle anderen Aspekte des Projekts, einschließlich der Projektkosten, des Zeitplans und der Ressourcen, beeinflusst werden. Wenn Sie beispielsweise zu viele Ressourcen für das Projekt zugewiesen haben, sind Ihre Kosten zu hoch. Durch die Überwachung des Projektumfangs wird der Gültigkeitsbereich des Gültigkeitsbereichs gestoppt. Dies ist das Hinzufügen neuer Anforderungen, nachdem der Projektplan genehmigt wurde. Scope Creep bedeutet, dass das für das Projekt bereitgestellte Budget, Zeit und Ressourcen unzureichend sind.
Beobachten Sie den Projektzeitplan
Ein Projektmanager vergleicht den im Projektzeitplan gemeldeten Arbeitsstatus eines Projekts mit dem geplanten Zeitplan, um sicherzustellen, dass das Projekt erwartungsgemäß voranschreitet. Der Projektzeitplan kann als Projektstrukturplan dargestellt werden, der die durchgeführten Aktivitäten anhand von Tagesberichten, Meilensteinerkennung und Materialien und anderem Feedback sowie den für jede Projektphase eines Projektlebenszyklus erforderlichen Ressourcen identifiziert. Mit Hilfe des Zeitplans kann auch ermittelt werden, welche Meilensteine erreicht wurden und für welche Aktivitäten zusätzliche Ressourcen erforderlich sind, wenn sie rechtzeitig und gemäß dem Budget abgeschlossen werden sollen.
Beaufsichtigen Sie die Projektressourcen
Zu den Ressourcen eines Projekts gehören Menschen, Arbeitseinrichtungen, Ausrüstung, Software und andere Projektwerkzeuge. Das Engagement der Ressourcen für ein Projekt spiegelt sich nicht nur in Dollar und Cent wider, sondern auch in den Opportunitätskosten hinsichtlich der geringeren Verfügbarkeit von Ressourcen für ein anderes Projekt. Es ist wichtig, den Projektfortschritt zum Teil durch die Verfügbarkeit bestimmter Ressourcen zu überwachen, wenn dies erforderlich ist, da der Mangel an verfügbaren Ressourcen den Projektzeitplan, seinen Umfang und die Qualität des Endprodukts des Projekts beeinflusst.
