Gehaltsnotizen informieren die Mitarbeiter über neue Änderungen in der Unternehmensrichtlinie und erinnern die Mitarbeiter an die aktuellen Richtlinien. Wenn Mitarbeiter beispielsweise vergessen, ihre Zeitkarten zu unterschreiben, können sie durch ein kurzes Memo an die Anforderung erinnert werden. Wenn aufgrund eines Feiertags Schecks einen Tag früher verfügbar sind, können Sie die Mitarbeiter über ein Memo benachrichtigen. Senden Sie Memos nur an das erforderliche Personal. Die Personalabteilung sollte Lohnabrechnungen mit Gehaltsschecks oder Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter enthalten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Notiz erhalten.
Schreibe die Überschrift. Datum, Empfänger, Absender und Betreff angeben. Zum Beispiel: 12/01/2020 An: Alle Mitarbeiter Von: Personalabteilung Betreff: Früher Zahltag
Schreiben Sie den Hauptteil der Notiz. Das ist dein Grund, warum du das Memo schreibst. Zum Beispiel: "Aufgrund der Weihnachtsfeiertage stehen am 23. Lohnschecks zur Verfügung." Absätze mit einem Leerzeichen und, wenn Ihr Memo mehr als einen enthält, nach jedem Absatz doppeltes Leerzeichen.
Schreibe deinen Abschluss. Sie müssen zwar nicht so förmlich sein wie in einem Geschäftsbrief, schließen Sie jedoch eine Abschlusserklärung und den Namen Ihrer Abteilung ein. Zum Beispiel: "Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. Vielen Dank." Geben Sie eine Telefonnummer an, wenn Ihre Abteilung eine eigene Nebenstelle hat.
Tipps
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Berücksichtigen Sie beim Senden eines Memos an alle Mitarbeiter, die sie an die Unternehmensrichtlinien erinnern, dass einige Mitarbeiter die Aktion korrekt ausführen, sodass Sie das Memo nicht scharf formulieren möchten. Zum Beispiel: "Nur eine kurze Erinnerung an die Unternehmensrichtlinie, dass Mitarbeiter ihre Zeitkarten unterschreiben müssen. Danke!" Die Benachrichtigung über Richtlinienänderungen sollte unkompliziert und auf den Punkt gebracht sein, sollte jedoch Ihre Kontaktinformationen für Fragen enthalten. Zum Beispiel: "Ab dem 28.02.2012 müssen Mitarbeiter ihre Erstattungen wöchentlich einreichen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Susie in der Nebenstelle 210. Vielen Dank." Wenn Sie eine Kopie des Memos an eine andere Person senden, z. B. den Firmeninhaber, geben Sie unter dem Betreff eine CC-Zeile für den Namen der Person ein. Die Texas A & M University empfiehlt die Verwendung von Unterüberschriften für Memos, die länger als drei Absätze sind. Verwenden Sie einen Firmenbriefkopf in Ihren Memos, damit der Leser wissen kann, dass es sich um ein offizielles Memo handelt. Lassen Sie sich von Ihrem Abteilungsleiter oder dem Firmeneigentümer die Genehmigung einholen, bevor Sie Memos versenden.
Warnung
In ungewöhnlichen Schriftarten geschriebene Memos können schwer lesbar und unprofessionell sein. Verwenden Sie eine Standardschriftart, und bündeln Sie den Text mit dem linken Rand, um die Lesbarkeit zu verbessern.Auch wenn es sich bei dem Memo um eine Beschwerde handelt, achten Sie beim Schreiben auf die von Ihnen gewählten Wörter. Behalten Sie jederzeit Ihre Professionalität bei.
