So schreiben Sie Memos für Freiwillige der Weihnachtsfeier

Die Verwendung von Mitarbeiter-Memos, um Freiwillige für die Planung von Bürofestures anzufordern, ist ein guter Weg, um viele Mitarbeiter einzubeziehen und sich als Teil des Büroteams zu fühlen. Durch den effektiven Einsatz von freiwilligen Mitarbeitern können Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern reibungslos ablaufen. Memos stellen außerdem sicher, dass eine Nachricht oder eine Mitteilung alle beabsichtigten Empfänger erreicht. Bei der Planung von Weihnachtsfeiern und anderen Büroevents müssen Sie sicherstellen, dass jeder, der zur Teilnahme eingeladen ist, Datum und Uhrzeit kennt.

Artikel, die Sie benötigen

Liste der potenziellen freiwilligen Mitarbeiter
Kontaktinformationen für alle potenziellen Freiwilligen
Datum, Ort und Uhrzeit der Veranstaltung
Liste der Freiwilligenzeiten und -pflichten

Bestimmen Sie die Art der Weihnachtsfeier, die Ihr Büro haben wird. Legen Sie fest, ob die Veranstaltung im Büro oder außerhalb des Unternehmens stattfinden soll. Budget festlegen Bestimmen Sie die Anzahl der eingeladenen Personen, einschließlich der Ehepartner oder Gäste der Mitarbeiter. Entscheiden Sie, ob Alkohol ausgeschenkt werden soll und ob Sie kostenlose Getränke oder eine Bar anbieten möchten. Führen Sie eine detaillierte Liste der Parameter der Gruppe, um Ihre Freiwilligen bei der Einrichtung zu unterstützen.

Bestimmen Sie, wie viele freiwillige Mitarbeiter Sie zur Organisation und Durchführung der Party benötigen. In den meisten Fällen werden mindestens 10 Freiwillige benötigt, um alle Funktionen abzudecken. Wählen Sie einen freiwilligen Leiter, um die anderen freiwilligen Mitarbeiter zu beaufsichtigen. Besprechen Sie die Organisationsdetails direkt mit dem leitenden Freiwilligen. Stellen Sie sicher, dass jeder potenzielle Freiwillige die Zeit und die Fähigkeit zur Teilnahme hat, bevor Sie Rollen zuweisen.

Erstellen Sie ein Memo für alle potenziellen Freiwilligen, in dem Sie angeben, dass Sie bei der Büroparty Hilfe benötigen. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters an, den Sie als freiwillige Kontaktperson ausgewählt haben. Stellen Sie sicher, dass alle Freiwilligen verstehen, dass neben Ihnen eine zusätzliche Person für die logistische Organisation der Party zur Verfügung steht. Bitten Sie alle Memo-Empfänger, sich innerhalb einer Woche mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um Sie darüber zu informieren, ob sie sich freiwillig melden können. Führen Sie eine Liste aller Personen, die zugesagt haben, zu helfen.

Senden Sie ein zweites Memo an die Menschen, die sich freiwillig gemeldet haben. Weisen Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Partei bestimmten Einzelpersonen oder kleinen Gruppen zu. Stellen Sie beispielsweise eine Gruppe mit der Auswahl des Lebensmittelmenüs beauftragt; eine zweite Gruppe, die für Einladungen im Umlauf zuständig ist; eine dritte Gruppe, die für Dekorationen, Partygeschenke und Geschenke zuständig ist. Fahren Sie mit dem Teilen der Aufgaben fort, bis alle Aspekte der Partei abgedeckt sind. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Freiwillige hinzuziehen, wenn Ihre Gruppe groß, formell oder komplexer ist als eine zufällige Sitzung im Büro.

Kündigen Sie im zweiten Memo wöchentlich oder monatlich einen Zeitplan für die Sitzungen des freiwilligen Komitees der Partei an, um diese zu organisieren und vorzubereiten. Planen Sie das erste Meeting mindestens vier bis sechs Monate vor der Veranstaltung. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Detail übersehen wird und alle Freiwilligen ihre Verantwortlichkeiten und Zeitverpflichtungen verstehen. Planen Sie die Besprechungen während der Arbeitszeit vor Ort, stellen Sie jedoch sicher, dass sie die tägliche Arbeit der Freiwilligen nicht beeinträchtigen. Bitten Sie alle Freiwilligen, Ihnen mitzuteilen, ob sie am Auftaktmeeting teilnehmen werden.

Verwenden Sie Memos, um während des gesamten Planungsprozesses regelmäßig mit allen Freiwilligen nachzufragen. Geben Sie in jedem Memo an, was in der letzten Sitzung besprochen wurde und was in der nächsten Sitzung besprochen wird. Bitten Sie die Freiwilligen, mit der gesamten Gruppe zu kommunizieren, wenn sie Ideen, Vorschläge, Fragen oder Bedenken haben, damit alle sich darüber im Klaren sind, wie der Planungsprozess abläuft.

Senden Sie vor der Veranstaltung ein Memo an alle Mitarbeiter in Ihrem Büro oder in Ihrem Unternehmen und bedanken Sie sich bei den freiwilligen Mitarbeitern für ihre Arbeit bei der Vorbereitung auf die Party. Dieser Ausdruck der Dankbarkeit ist den Freiwilligen wichtig.

Tipps

Verwenden Sie beim Erstellen von Memos die traditionelle Geschäftssprache, auch für unterhaltsame Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern. Vermeiden Sie bei der Erstellung von Memos die Verwendung von Umgangssprachen, Profanität und fragwürdiger Sprache.