Die Verantwortlichen von Sozialclubs spielen eine wichtige Rolle, wenn sie die Mitglieder durch Motivation und Coaching führen. Darüber hinaus gehört jeder Sozialoffizier zu einem Team von Offizieren, die den Club leiten und Mitglieder zum Erreichen der Clubziele führen. Das leitende Organ der Offiziere besteht in der Regel aus einem Clubpräsidenten, einem Vizepräsidenten, einem Sekretär und einem Schatzmeister. Obwohl jeder Verein über ein eigenes Verfahrenshandbuch verfügt, in dem die effektive Führung des Clubs beschrieben wird, bleiben die Kernaufgaben, die sich auf die delegierte Position jedes Offiziers beziehen, gleich.
Der Verwaltungsrat
Als Club-Beauftragter sind Sie für bestimmte Aufgaben verantwortlich, die sich auf Ihre Position beziehen. Neben dem täglichen Management eines Social Clubs müssen Cluboffiziere jedoch auch als Team zusammenarbeiten, um die Kameradschaft zu fördern, Regeln und Vorschriften festzulegen und durchzusetzen und Konflikte zwischen Mitgliedern zu lösen. Darüber hinaus müssen Sie zusammenarbeiten, um Clubveranstaltungen zu planen und den Freiwilligen die Verantwortlichkeiten zu übertragen. Soziale Cluboffiziere, die zu weltweiten Clubs gehören, müssen auch die Unterlagen für die Clubzentrale vorbereiten und einreichen.
Pflichten der Präsidentenbeamten
Der Clubpräsident ist für den Gesamtbetrieb des Social Clubs verantwortlich. Sie leitet alle Clubtreffen, delegiert Aufgaben an alle anderen Amtsträger und überwacht die Wahl zum Vizepräsidenten, Sekretär und Schatzmeister. Der Präsident kann je nach sozialem Klub, zu dem er gehört, einer Hierarchie wie einem Beirat, der Geschäftsleitung, der Weltzentrale oder dem Studentenbüro Bericht erstatten und die Akten auf dem neuesten Stand halten. Unter dem Präsidenten befindet sich der Vizepräsident, der im Namen des Präsidentenamtes in derselben Funktion handelt, wenn er seine Aufgaben nicht erfüllen kann. Darüber hinaus gibt es in einigen sozialen Vereinen zusätzliche Vizepräsidenten, die die Sekretärin und den Schatzmeister ersetzen oder die Bereiche wie Vereinsnormen, Mitgliedschaft, Bildung, Öffentlichkeitsarbeit, Programmieren und Operationen überwachen.
Pflichten des Sekretärs und des Schatzmeisters
Die Sekretärin verwaltet die Korrespondenz und führt alle Clubunterlagen, einschließlich Protokolle, Anwesenheit, Wahlen, Mitgliedsadressen, Telefonnummern und Clubkonten. Obwohl einige Clubs die Sekretariatsrolle mit dem Schatzmeister kombinieren, sammelt ein engagierter Sekretär Clubbeiträge, übergibt sie dem Schatzmeister des Clubs und unterstützt gelegentlich auch den Vizepräsidenten. Der Schatzmeister verwaltet das Bankkonto des Clubs, indem er das gesamte Geld auf ein dediziertes Konto einzahlt und autorisierte Rechnungen begleicht. Er unterhält Quittungen und Auszahlungen und erstellt Finanzberichte wie das Einreichen von Steuerbelegen und das Aktualisieren der Finanzunterlagen.
Neu gewählte Offiziere
Wenn Sie ein neu gewählter Cluboffizier sind, haben Sie möglicherweise viele Fragen zu Ihrer Rolle. Das Lesen des Clubhandbuchs ist ein guter Anfang. Darüber hinaus dient das Clubhandbuch während Ihrer gesamten Amtszeit als Leitfaden. Bei einem ersten Treffen mit Kollegen werden aktuelle Projekte oder Probleme beleuchtet, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Darüber hinaus ermöglicht ein informelles Treffen den Clubamtsträgern die Planung und den Blick nach vorne. Nehmen Sie als neu ernannter Offizier an Schulungsseminaren teil, die vom Club angeboten werden, und stellen Sie sicher, dass Sie Unterlagen oder Akten erhalten, die für Ihre Position wichtig sind.
