Mit einem Dokumentensteuerungssystem soll sichergestellt werden, dass die von Ihrem Unternehmen verwendeten Dokumente effektiv und aktuell sind. Dies kann durch eine einfache Liste von Dokumenten erreicht werden, die als Master-Liste bezeichnet wird.
Richtlinien- und Verfahrenshandbuch
Der erste Schritt sollte darin bestehen, die Dokumentenkontrolle in Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch anzusprechen. Darüber hinaus sollte Ihre Organisation einen Administrator bestimmen, der die Dokumentenkontrolle überwacht, indem er für die Hauptliste der Dokumente verantwortlich ist.
Masterliste der Dokumente
Erstellen Sie eine Hauptliste, die die Dokumente identifiziert, die in Ihrer Organisation für einen effektiven Betrieb verwendet werden. Beispiele für Dokumente sind Verfahrenshandbücher, Qualitätshandbücher, Arbeitsanweisungen und Formulare. Geben Sie in einem Arbeitsblattformat den Namen des Dokuments und die Version an. Wenn Sie auf ein Mandat aus einer externen Quelle verweisen, hilft das Referenzieren des Standards in der Hauptliste, die Rückverfolgbarkeit.
Revisionsprozess
Überarbeitete Dokumente müssen in der Masterliste vermerkt sein. Beispiel: Qualitätssicherungsrichtlinien und -verfahren, Version B. Sie können ein eigenes Identifikationssystem erstellen. Einige Organisationen verwenden Änderungsdaten. Wenn ein Verfahren überarbeitet wird, müssen Sie auch alle Formulare oder Anweisungen überprüfen, auf die Sie sich innerhalb des Verfahrens beziehen.
