Eine effektive Antwort auf ein Schreiben, in dem Informationen angefordert werden, gibt dem Kunden die angeforderten Informationen sofort und vermeidet überflüssige Formulierungen oder Füllungen. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenanfragen nach Informationen erhöht die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.
Öffnung
Geben Sie den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden in der oberen linken Ecke des Briefes im Standardbriefformat ein. Zum Beispiel:
John Smith
555 Spottdrosselgasse,
Springfield, OH
Geben Sie unter der Adresse des Kunden das Datum ein, an dem Sie den Brief verfassen.
Verwenden Sie den Vornamen des Kunden, um den Brief zu personalisieren und nicht das generische "Sehr geehrter Kunde". In der ersten Zeile nach der Anrede sollte er wissen, dass der Brief tatsächlich eine Antwort auf seine Informationsanfrage ist: "Lieber John, als Antwort auf Ihre Informationsanfrage …"
Briefkörper
Halten Sie das Schreiben des Kunden für Sie bereit, während Sie Ihre Antwort verfassen. Lesen Sie den Brief noch einmal, um sicherzustellen, dass Sie die angeforderten Informationen klar verstehen. Wenn der Kunde mehr als eine Information wünscht, Markieren Sie die verschiedenen Elemente um sicherzustellen, dass Sie keine Informationen auslassen. Adressieren Sie dann im Briefkörper jedes Element im Listenformat. Verwenden Sie gegebenenfalls die Aufzählungszeichen- oder nummerierten Listenformatierungselemente, die in Ihrem Softwareprogramm enthalten sind.
Schließen
Laden Sie den Kunden ein, Maßnahmen zu ergreifen basierend auf den Informationen, die Sie zur Verfügung gestellt haben und mit Ihrem Unternehmen erneut zusammenarbeiten, berät Cynthia Perun in Entrepreneur. Wenn Sie dem Kunden beispielsweise helfen können, eine Online-Bestellung von Ihrem Geschäftssitz aus zu tätigen, bitten Sie ihn, in den Store zu kommen, um dies zu tun. Geben Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website-Adresse an. Es ist in Ordnung, diese Informationen im Briefschluss zu wiederholen - und den Kunden dazu aufzufordern, Sie zu kontaktieren, wenn er Folgeinformationen benötigt.
Tipps
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Tippfehler und grammatikalische Fehler schlecht über Ihr Geschäft nachdenken. Lassen Sie Ihre Briefe mindestens zweimal durch Ihren Verwaltungsassistenten oder einen Mitarbeiter prüfen, bevor Sie Korrespondenz an Kunden senden, einschließlich der Antworten auf Informationsanfragen.
