QuickBooks: Funktionstypen

Die Verwendung von Typen in QuickBooks ist eine häufig missverstandene Funktion des Programms und wird ebenso oft vernachlässigt oder missbraucht. Aufgrund der großen Flexibilität der Verwendung von Typen können hiermit alle Informationen über Kunden, Jobs, Verkäufer und verkaufte oder gekaufte Artikel verfolgt werden. Die Auswahl der zu überwachenden Daten hängt von der Art des Geschäfts ab.

Anbietertypen

Durch die richtige Verwendung von Typen im QuickBooks-Programm können Sie benutzerdefinierte Berichte und Mailing-Listen mit den Daten erstellen, die für ein bestimmtes Unternehmen von Bedeutung sind. Unternehmer haben viele Optionen in Bezug auf die Anbietertypen. Einige Unternehmen verwenden die Branche eines Anbieters als Typ. Ein Einzelhandelsgeschäft kann Anbietertypen einrichten, die die von ihm verkauften Produkte widerspiegeln. Einige Anbieter verkaufen Lebensmittel, andere Medikamente oder Tabakwaren. Andere Unternehmen verfügen möglicherweise über Anbieter, die für eine geografische Region spezifisch sind, wenn die Produktlieferung zeitabhängig ist. Sie können Typen basierend auf den Lieferantenstandorten erstellen.

In der Baubranche können die Anbieter je nach Art der angebotenen Dienste typisieren. Beispielsweise kann eine Baufirma Maler, Trockenbauaufhänger, Rahmen und Elektro- und Sanitärinstallateure einsetzen. Wenn ein Subtyp erstellt werden muss (wenn beispielsweise ein Unternehmen einen Subunternehmer für Lackierarbeiten im Innenbereich und einen anderen für Lackierarbeiten im Außenbereich einsetzt), wird ein allgemeiner Typ-Maler und ein Subtyp für Maler im Innen- und Außenbereich erstellt.

Dies geschieht über das Fenster "Hersteller bearbeiten", wenn Sie den Typ unter dem Feld für den Namen des Unternehmens des Lieferanten eingeben.

Kunden- / Auftragstypen

Für Unternehmen, die mehrere Aufträge für denselben Kunden ausführen, können mit QuickBooks unter dem Namen des Kunden Aufträge erstellt werden. Verwenden Sie für Kunden die gleichen Typen wie für Anbieter. Die geografische Region eines Kunden ist jedoch möglicherweise nicht so wichtig wie für Anbieter. Einige Unternehmen haben Groß- und Einzelhandelskunden und verwenden diese Bezeichnungen als Typen. Wenn es keine offensichtlichen Bezeichnungen gibt, die zum Trennen von Kunden verwendet werden, verwenden Sie Typen, um zu verfolgen, wie Kunden von dem Unternehmen erfahren haben. Zu diesen Kategorien gehören "Mundpropaganda", "Gelbe Seiten", "Zeitungsanzeige" oder "Direktwerbung". Ende des Jahres konnte ein Bericht erstellt werden, aus dem hervorgeht, welche Marketingkampagne bei der Generierung von Kunden und Umsatz am erfolgreichsten war. Bei den Jobtypen ähneln die Unternehmen, die die Funktion "Jobs" verwenden würden, bauverwandten Unternehmen. Ein Kunde kann Ihr Unternehmen eines Tages ein Dach reparieren lassen und an einem anderen Tag ein Sanitärproblem erledigen. Das Erstellen eines Jobtyps für jeden durchgeführten Dienst hilft dabei, herauszufinden, welche Dienste Sie anbieten, die die größte Gewinnspanne erzielen und welche letztendlich mehr Ausgaben kosten als Einnahmen.

Elementtypen

Elementtypen sind der einzige Typ, der bereits vom QuickBooks-Programm definiert wurde. In QuickBooks sind 12 Elementtypen voreingestellt. Ein Artikel ist ein Service oder ein physischer Artikel, der verkauft wird. Die Artikeltypen lauten wie folgt:

1. Dienst: Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, z. B. ein Landschaftsunternehmen, erstellen Sie einen Artikel "Mähen" und machen Sie ihn zum "Dienst".

2. Inventarteil: Wenn Sie im gleichen Landschaftsbaugeschäft Teile verkaufen, um Rasengeräte zu reparieren, z. B. "Mower Blades", handelt es sich hierbei um einen Inventarteil.

3. Bestandsaufnahme - Eine Baugruppe besteht aus mehreren separaten Bestandteilen, um ein gesamtes Produkt zu vervollständigen. Wenn Sie zum Beispiel einen Hocker bauen, besteht dieser aus einem Sitz, vier Beinen mit Unterstützung und möglicherweise einem Hocker-Kissen.

4. Nicht-Inventarteile - Verwenden Sie diesen Typ, um Dinge wie Büro- und Reinigungsmittel zu kategorisieren. Wenn Sie Ihrem Kunden die zum Abschluss eines Auftrags benötigten Artikel in Rechnung stellen, werden diese Artikel als Nichtbestandbestandteile betrachtet.

5. Anlagevermögen - Ein Vermögenswert, den Sie haben, der für die Führung Ihres Unternehmens unerlässlich ist und mehr oder weniger eine feste Einrichtung ist. Ein Fahrzeug, ein Gebäude oder ein Computer würde sich als Anlagevermögen qualifizieren.

6. Sonstige Kosten - Wenn Sie Gebühren für verspätete Zahlungen, Finanzierungsgebühren oder Versandkosten berechnen, werden diese als "andere Kosten" betrachtet.

7. Zwischensumme: Um eine Zwischensumme in Kundenrechnungen aufzunehmen, müssen Sie einen Typ "Zwischensumme" erstellen. Dadurch werden alle Artikel hinzugefügt und eine laufende Summe angegeben, bevor die Umsatzsteuer der Summe hinzugefügt wird. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Funktion "Rabatt" verwenden, um einen prozentualen Rabatt zu entfernen, bevor Steuern hinzugefügt werden.

8. Gruppe - Wie eine Bestandsgruppe besteht eine Gruppe aus Elementen, die in einem Paketangebot enthalten sind. Zum Beispiel kann ein komplettes Rasendienst-Detail aus den separaten Service-Elementen "Mähen", "Kanten" und "Baumkürzen" bestehen.

9. Rabatt - Beim Erstellen eines Rabattartikels wird entweder ein Prozentsatz oder ein fester Betrag von der Zwischensumme abgezogen.

10. Zahlung - Wenn ein Kunde üblicherweise einen Teil des zum Zeitpunkt des Verkaufs geschuldeten Betrags bezahlt, erstellen Sie einen "Zahlungsposten", der den auf einer Rechnung geschuldeten Betrag reduziert.

11. Umsatzsteuerposten - Die Umsatzsteuer wird normalerweise auf Landes- und lokaler Ebene berechnet. Diese Position ermöglicht die Erstellung einer separaten Umsatzsteuerposition für den Staat und für die örtliche Ermessenssteuer.

12. Umsatzsteuergruppe: Diese Position besteht aus zwei oder mehr separaten Umsatzsteuerelementen als eine Gruppe. In Ihrem Landkreis verfügen Sie möglicherweise über eine Ermessenssteuer von 1% und eine staatliche Steuer von 6%. Mit der "Umsatzsteuergruppe" können Sie eine Werbebuchung haben, in der beide Arten von "Umsatzsteuerelementen" in derselben Transaktion erfasst werden.