Eine Arbeitshilfe ist ein schriftliches Hilfsmittel, um die Arbeitsleistung in Echtzeit zu steuern (wenn sie benötigt wird). Einige Arbeitshilfen sind so geschrieben, dass sie die vorbildliche Leistung der Mitarbeiter zusätzlich unterstützen. Wenn beispielsweise eine bestimmte Funktion Teil einer Jobbeschreibung ist, aber nicht täglich ausgeführt wird, kann auf eine Jobhilfe zugegriffen werden, die Informationen dazu enthält, wie die Arbeit mit dem ultimativen Erfolg erledigt werden kann. Auftragshilfen enthalten Informationen wie Checklisten, ausgefüllte Formulare und Anweisungen für Anweisungen. Diese Informationen stellen tatsächlich eine Auffrischung dar und können auch als Kochwerkzeug (Schritt für Schritt Anweisungen) des Job-Tools betrachtet werden.
Artikel, die Sie benötigen
-
Schriftliche Aufgabenbeschreibung und Jobstandards
-
Beispieldokumente, Tabellenkalkulationen und schriftliche Anweisungen
-
Computersoftwarepaket wie Office 2007 Word oder ein umfangreiches 3-Loch-Referenzhandbuch
Überprüfen Sie die Jobbeschreibung und die Standards. Sie können die Aufgabenbereiche auswählen, die seltener erledigt werden. Beispielsweise können Leistungsbeurteilungen einmal jährlich durchgeführt werden. Da dies nicht sehr oft geschieht, kann es daher erforderlich sein, eine Auffrischung vorzunehmen, wenn die Zeit für die Erstellung der Beurteilungen besteht. Eine Arbeitshilfe, die detaillierte Anweisungen zum Abschließen der Beurteilung mit ausgefüllten Musterbeurteilungsformularen und Schritt-für-Schritt-Anweisungen enthält, kann sehr hilfreich sein (siehe So schreiben Sie eine Arbeitshilfe).
Verwenden Sie viele Beispiele wie vorbereitete Dokumentmuster, Tabellenkalkulationen und Checklisten. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter den Computer einmal pro Quartal sichern muss, gibt es möglicherweise eine schrittweise Checkliste mit allen erforderlichen Informationen für eine erfolgreiche Sicherung. Die Checkliste sollte sehr klar sein, um Verwirrungen zu vermeiden.
Planen Sie die Entwicklung der Arbeitshilfe, um eine optimale Nutzung und Leistung zu erzielen. Es kann wichtig sein, Fachleute hinzuzuziehen (Personen, die Spitzenleistungen mit herausragenden Fähigkeiten und Erfahrung haben), um zu ermitteln, welche Arbeitshilfen am dringendsten benötigt werden. Bestimmen Sie auch, welches Format die Jobhilfe annehmen soll (Checkliste, Schritt-für-Schritt-Anweisungen, Tabellenkalkulations- und Dokumentbeispiele). Andere Entscheidungen betreffen das Format (Papier oder Software) und wer das Projekt für die Arbeitshilfe verwaltet (siehe Tools zur Leistungsunterstützung).
Führen Sie einen Piloten durch (führen Sie das Programm für eine bestimmte Zeit einer bestimmten Gruppe aus), um sicherzustellen, dass die Arbeitshilfe in einer klaren, schnellen und benutzerfreundlichen Sprache verfasst ist. Überprüfen Sie die Beschäftigungsbeihilfe am Ende der zugewiesenen Zeit, um Änderungen und Verbesserungen vor einem großen "Go-Live" vorzunehmen (Einführung der Beschäftigungsbeihilfe an alle geeigneten Mitarbeiter). Durch die Beseitigung aller Fehler und Fehler in der Jobhilfe vor der Veröffentlichung kann ein erfolgreicheres Projekt sichergestellt werden (siehe Checkliste zur Gestaltung effektiver Jobhilfen).
Tipps
-
Binden Sie die richtigen Mitarbeiter ein, um das Arbeitshilfsprogramm zu unterstützen und voranzutreiben
Haben Sie Fachexperten und Redakteure, um die Materialien durchzusehen.
Denken Sie daran, Änderungen an den Jobbeschreibungen an der Jobhilfe zu aktualisieren.
Warnung
Verwenden Sie die Arbeitshilfe nicht anstelle von Schulungen.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Arbeitshilfe ein Heilmittel für schlechte Leistungen ist.
