Ganz gleich, ob Sie geschäftliche Exerzitien organisieren, eine Party für eine gemeinnützige Organisation veranstalten oder eine politische Konferenz abhalten, allen Ihren Gästen den nötigen Respekt und die Freundlichkeit zeigen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung zum Erfolg wird. Die Begrüßung hochrangiger Gäste erfordert jedoch mehr Planung und Aufmerksamkeit. Von der Abendessen-Etikette über Einführungsreden bis zur Unterkunft ist es wichtig, dass sich Ihr Gast wohl fühlt, respektiert und geschätzt wird. Zur gleichen Zeit können auch anspruchsvolle Gäste durch Sprudeln oder ständigen Druck zum Beeindrucken abschrecken. Planen Sie Ihre Veranstaltung so, dass Ihr Gast Zeit hat, sich zwischen Meetings, Mahlzeiten und Sitzungen zu entspannen.
Begrüßen Sie Ihren Gast persönlich. Ob Sie nun einen angesehenen Gast am Flughafen treffen oder kurz vor einem offiziellen Geschäftstreffen, begrüßen Sie ihn mit einem freundlichen Händedruck und einer kurzen Einführung. Fahren Sie fort, um Ihren Begleitern einen Ihrer Begleitpersonen vorzustellen. Sie könnten zum Beispiel sagen: „FrauSehr geehrter Gast, ich möchte Sie Herrn Jack Jackson, dem Vertreter für Werbung, unserer Organisation vorstellen. “
Präsentieren Sie Ihren Gästen ein Veranstaltungsprogramm, das Besprechungszeiten und -orte, organisierte Mahlzeiten, Gruppenaktivitäten und Ausfallzeiten beschreibt. Machen Sie Ihren Gast mit der Besprechungs- oder Veranstaltungseinrichtung vertraut und stellen Sie ihn den Mitarbeitern vor, die Sie während des Prozesses treffen.
Machen Sie Ihren Gast so bequem wie möglich. Wenn Ihre Veranstaltung nach Übernachtungsmöglichkeiten ruft, lassen Sie den Raum rechtzeitig reservieren. Halten Sie eine Kopie der Veranstaltungsagenda im Raum sowie Kontaktinformationen für sich und andere Veranstaltungsplaner bereit. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Besprechungsräume sauber, organisiert und gut markiert sind.
Befolgen Sie die Sitzetiketten für formelle Dinnerpartys. Ihr ausgezeichneter Gast sollte sich rechts vom Gastgeber befinden. Platzkarten können verwendet werden, um Sitzgelegenheiten für Gäste zu identifizieren.
Schreiben und führen Sie eine kurze, aber professionelle Rede vor, um Ihren angesehenen Gast vorzustellen, wenn er bei einem Meeting, Mittagessen oder Abendessen sprechen möchte. Ansonsten begrüßen Sie Ihren Gast mit kurzen Bemerkungen zu seiner Position oder seinen Ehren bei einem Meeting oder einer Veranstaltung, an der er teilnimmt. Für eine Einführungsrede müssen Sie sich rechtzeitig vorbereiten und eine kurze biografische Skizze Ihres Referenten entwickeln, indem Sie seine Nachweise, Erfolge und Ehrungen untersuchen. Eine Einführungsrede sollte sich mit dem jeweiligen Thema, der Relevanz des Themas und einem kurzen Überblick über die Referenzen des Redners befassen. Speichern Sie seinen Namen für den letzten Moment, sowohl als Impulsgeber als auch als Hinweis für das Publikum, um den Gast zu begrüßen.
