Ein Gehaltsbuch enthält Informationen zu den Löhnen und Gehältern, die an die Mitarbeiter gezahlt werden. Die Informationen beziehen sich oft auf einen einzelnen Abrechnungszeitraum. Unternehmen müssen ein spezielles Hauptbuch für Abrechnungsinformationen erstellen. Ein anderer Name für dieses Ledger kann ein Abrechnungsjournal sein. Das Journal kann mehr Informationen enthalten als ein herkömmliches Ledger. Jedes Konto enthält Informationen zu Löhnen, Gehältern, Leistungen, Lohnsteuern und anderen Informationen. Unternehmen müssen normalerweise Aufwands- und Haftungskonten einrichten.
Legen Sie Lohnkontrollkonten an. Hierbei handelt es sich um Hauptkonto-Konten auf oberster Ebene, die jedes darunterliegende Konto steuern. Eine Controlling-Kontonummer kann 200500 für Verbindlichkeiten und 600500 für Ausgaben sein.
Verwenden Sie unterschiedliche Kontonummern für Löhne und Gehälter. Lohnkonten sollten Informationen für stundenweise bezahlte Mitarbeiter enthalten. Lohnkonten sollten speziell für feste Arbeitskosten gelten. Die Kontonummer sollte bei 200501 und 600501 (Verbindlichkeiten und Kosten) beginnen und auf diese Weise für jedes erforderliche Konto fortgesetzt werden.
Listen Sie jede Lohnsteuer getrennt im Hauptbuch auf. Lohnsteuern umfassen Bund, Länder, Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosigkeit. Legen Sie ein Aufwandskonto für den Arbeitgeberanteil und ein entsprechendes Verbindlichkeitskonto für jede Steuer an.
Erfassen Sie die Abrechnungsbuchungen periodengerecht. Bereiten Sie beispielsweise die Abrechnung am Ende jeder zweiwöchigen Abrechnungsperiode vor. Buchen Sie die Informationen in die entsprechenden Aufwands- und Verbindlichkeiten.
Beschränken Sie den Zugriff auf das Gehaltskonto auf leitende Buchhalter. Diese Personen sollten die einzigen sein, die Zugriff auf das Ledger haben, um Änderungen vorzunehmen.
