Ein Hauptbuch ist das formale Hauptbuch eines Unternehmens, in dem alle Finanzkonten geführt werden. Diese Transaktionen finden während eines bestimmten Abrechnungszeitraums statt und werden zur Erstellung des Jahresabschlusses der Gesellschaft verwendet.
Eingabedateien und Dokumente
Quelldokumente für Hauptbücher können Papierdokumente oder elektronische Dateien sein. Sie werden bei der Erstellung eines Hauptbuchs verwendet und umfassen Kaufverträge, Rechnungen, Lohnkarten und ähnliche Dokumente. Unabhängig von der Form sind die Aufzeichnungen für die Erstellung eines Hauptbuchs kritisch und müssen gepflegt werden. Die Prüfer prüfen beide Arten von Dokumenten, um sicherzustellen, dass das Hauptbuch genau ist. Die Dokumente zu Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Erträgen und Aufwendungen sind alle in einem Hauptbuch enthalten.
Asset-Dokumente und -Dateien
Ein Vermögenswert ist etwas Wertvolles. Es kann entweder materiell sein, beispielsweise eine Anlage oder ein Inventar, oder immateriell, wie beispielsweise ein Geschäfts- oder Firmenwert. Umlaufvermögen wie Bestände, Bargeld und Forderungen sind für den täglichen Betrieb des Unternehmens von Bedeutung. Die Wechsel, Bankkonten und Debitorenauszüge sind Dokumente, die für das Hauptbuch benötigt werden.
Haftungsunterlagen und Dateien
Verbindlichkeiten sind die finanziellen Verpflichtungen der Gesellschaft, die ihre Schulden darstellen. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind innerhalb des laufenden Geschäftsjahres fällig. Dazu gehören Positionen wie Löhne, Kreditoren und Versorgungsunternehmen. Eine langfristige Verbindlichkeit ist eine Verbindlichkeit, die über ein Jahr fällig ist. Wenn ein Unternehmen ein Gebäude erwirbt, für das es in 15 Jahren zahlen wird, ist nur die Zahlung des laufenden Jahres eine gegenwärtige Verbindlichkeit. Der Restbetrag ist eine langfristige Haftung.
Umsatzdokumente und -dateien
Einnahmendokumente repräsentieren die Einnahmen eines Unternehmens. Ein anderer Begriff für Einnahmen ist Einkommen. Wenn es sich bei der Einnahmequelle entweder um die Erbringung einer Dienstleistung oder um die Bereitstellung einer Ware handelt, wird diese in das Hauptbuch aufgenommen. Diese Einnahmequelle wird als Betriebsertrag betrachtet. Wenn die Einnahmequelle nicht die Haupttätigkeit des Unternehmens war, z. B. das Sammeln von Zinsen auf einem Bankkonto, gilt dies als nicht betrieblicher Ertrag. Unabhängig von der Quelle kann der Umsatz entweder in bar oder als Abgrenzung erfolgen.
Kostendokumente und -dateien
Aufwendungen sind die Kosten der Geschäftsabwicklung. Aufwendungen werden mit den Einnahmen eines Unternehmens abgeglichen. Wenn die Kosten mit dem Hauptunternehmen des Unternehmens verbunden sind, handelt es sich um operative Kosten. Wenn es nicht mit der Hauptaktivität verbunden ist, handelt es sich um einen nicht betrieblichen Aufwand. Wie bei den Einnahmen kann eine Ausgabe entweder eine Barausgabe oder eine Rückstellung sein.
