Ein Hauptbuch ist eine Datei oder ein Buch, in dem ein Unternehmen alle seine Finanztransaktionen aufzeichnet. Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres wird ein neues Hauptbuch mit Eröffnungsbilanz gestartet. In diesem Jahr gibt der Buchhalter oder Buchhalter jede Transaktion getrennt nach zugewiesenen Konten ein. Dies erfolgt normalerweise unter Verwendung von vom Unternehmen zugewiesenen Kontocodes. Ein Hauptbuch hilft nicht nur dem Geschäftsweg, in dem das Geld fließt, sondern es hilft auch zu prognostizieren, was im kommenden Geschäftsjahr benötigt wird.
Geben Sie in der ersten Zelle des Arbeitsblatts oder im oberen linken Bereich des gedruckten Ledgers "Hauptbuch-Code" ein. Hier werden die Hauptbuchkontencodes eingegeben. Jeder Kontocode ist einer bestimmten Abteilung oder Kategorie zugeordnet, z. B. Bürobedarf, Porto oder Rechtsberatung.
Geben Sie in der zweiten Zelle der Kalkulationstabelle oder im zweiten Feld in der ersten Zeile des Ledgers "Rechnungsdatum" ein. In dieser Spalte gibt die verantwortliche Person das Datum an, an dem die Gutschrift oder Belastung stattgefunden hat. Geben Sie "Rechnungsnummer" in die folgende Zelle ein.
Geben Sie in den nächsten drei Zellen oder Leerzeichen "Requested By", "Checkmenge" und "bezahlt an" ein. Die Person, die für die Aufrechterhaltung des Hauptbuchs verantwortlich ist, wird eingeben, wer eine Prüfung beantragt hat, für wie viel und an wen es ausgestellt wurde. Geben Sie in der folgenden Zelle oder dem folgenden Feld "Zweck" ein, um eine detaillierte Beschreibung der Ausgaben zu ermöglichen.
Geben Sie in der letzten Zelle oder im Hauptbuchbereich in der ersten Zeile "Saldo" ein. Geben Sie den Anfangssaldo für das Geschäftsjahr in die erste Zelle dieser Spalte unterhalb der Überschrift ein.
Geben Sie eine Formel ein, um den verbleibenden Kontostand automatisch in die Spalte "Kontostand" einzufügen, wenn Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel verwenden. Die Syntax für diese Formel lautet "= Last Balance - Überprüfungsbetrag". Bei Verwendung eines Hardcopy-Ledgers muss der Saldo manuell berechnet werden.
Tipps
-
Wenn das Unternehmen mehrere Unterkonten unter einem Hauptbuchcode verwendet, z. B. Codes für Büroartikel, die für bestimmte Abteilungen berechnet werden, verwenden Sie für jede Abteilung unterschiedliche Arbeitsblatt-Registerkarten oder Ledger-Seiten, wobei Sie das Budget der einzelnen Abteilungen verwenden.
