Unternehmen müssen während des Starts eine Satzung aufstellen, in der die Verfahren für das Gesamtmanagement des Unternehmens festgelegt sind. Die Satzung legt normalerweise die maximale Anzahl der Vorstandsmitglieder fest, die im Verwaltungsrat der Gesellschaft sitzen dürfen, die Dauer, die jedes Mitglied dienen kann, und den Prozess für das Hinzufügen oder Ersetzen von Mitgliedern. Sobald die Satzung vom ursprünglichen Verwaltungsrat ratifiziert ist, können ihre Bestimmungen nur durch Änderung geändert werden, entweder durch die in der Satzung festgelegten Änderungsverfahren oder durch Stimmenmehrheit.
Konsultieren Sie die Satzung des Unternehmens, um die Verfahren für die Verwaltung der Zusammensetzung des Verwaltungsrats festzulegen. Wenn derzeit weniger Mitglieder im Vorstand sitzen als von der Satzung genehmigt, befolgen Sie das durch die Satzung festgelegte Nominierungs- und Abstimmungsprotokoll, um ein neues Mitglied hinzuzufügen. Typische Satzungen erfordern, dass ein potenzielles Vorstandsmitglied vom derzeitigen Verwaltungsrat nominiert und geprüft wird, dessen Mitglieder dann über die Kandidatur abstimmen würden. Das neue Mitglied kann in den Verwaltungsrat aufgenommen werden, wenn die Mehrheit der derzeitigen Mitglieder dafür stimmt.
Schlagen Sie eine Änderung der Satzung vor, wenn der Vorstand derzeit die maximal zulässige Anzahl von Mitgliedern hat. Eine Änderung sollte vor einer Vorstandssitzung in Umlauf gebracht werden, auf der Sitzung erörtert und darüber abgestimmt werden. Wenn eine Mehrheit der Vorstandsmitglieder der Änderung zustimmt, wird die Änderung ratifiziert und der neue Direktor gemäß den üblichen Verfahren bearbeitet. Einige Unternehmen verlangen, dass Änderungen der Satzung anstelle einer Mehrheit des Verwaltungsrats von einer Mehrheit der Aktionäre ratifiziert werden. In diesem Fall müsste die Angelegenheit auf die Tagesordnung einer Hauptversammlung gesetzt und dort abgestimmt werden.
Stellen Sie dem aktuellen Vorstand die Kandidatur des potenziellen Direktors vor und stimmen Sie in der Angelegenheit ab, wenn der Konzern keine Satzung angenommen hat. Bestimmte Unternehmen arbeiten ohne Satzung. Obwohl dies nicht ratsam ist und in den meisten Staaten gegen das Unternehmensbildungsgesetz verstößt, gibt es keine Aufsichtsbehörde, die prüft, ob ein Unternehmen tatsächlich eine schriftliche Satzung erlassen hat. Ein Board kann einfach stimmen, um ein neues Mitglied hinzuzufügen, wenn kein Kontrollverfahren vorhanden ist.
Gedenken Sie die Aufnahme des neuen Direktors in die Unternehmensakte. Lassen Sie den Vorstandssekretär das Abstimmungsergebnis und die dazugehörigen Einzelheiten der Diskussion, in der der Kandidat im Protokoll zur Vorstandssitzung steht, angeben. Fügen Sie die Kontaktinformationen des Direktors und den Lebenslauf zu den Personalakten des Unternehmens hinzu. Passen Sie die offizielle Boardhistorie an, um das Datum der Hinzufügung zu notieren, falls in der Zukunft rechtliche Probleme bestehen und die Gesellschaft sich darauf beziehen muss, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt im Board war. Nehmen Sie Änderungen an allen öffentlichen Mitteilungen vor, in denen die aktuellen Vorstandsmitglieder aufgeführt sind.
Tipps
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Erwägen Sie die Einrichtung eines Beirats, um Mitglieder in den Verwaltungsrat aufzunehmen oder die Satzung zu ändern. Ein Beirat engagiert Unterstützer, ohne diese zur Überwachung der Angelegenheiten der Gesellschaft zu verpflichten. Es kann besetzt werden, ohne die für die Mitglieder des Verwaltungsrats erforderlichen Formalitäten einzuhalten. Beiratsmitglieder können für das Unternehmen ebenso hilfreich sein wie ordentliche Vorstandsmitglieder.
