Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, kann die Verwendung einer "Achtung" -Zeile helfen, Ihre Korrespondenz an den richtigen Empfänger zu leiten. Die Verwendung einer "Achtung" -Zeile ist angemessen, wenn Sie einen Brief an eine gesamte Abteilung senden oder wenn Sie den Titel haben, aber nicht den Namen der Person, die den Brief erhalten muss. Wenn Sie den Namen einer bestimmten Person haben, müssen Sie keine "Achtung" -Zeile verwenden.
Verwenden einer "Achtung" -Zeile in einem Geschäftsbrief
Beginnen Sie Ihren Geschäftsbrief, indem Sie Ihre eigene Adresse eingeben. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie das Datum ein. Überspringen Sie eine andere Zeile.
Geben Sie die allgemeine Adresse der Firma ein, an die Sie den Brief senden. Dies wird als Insideradresse bezeichnet.
Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie die Zeile "Achtung" ein. Sie können alle Großbuchstaben oder eine Mischung aus Groß- und Kleinschreibung verwenden. Es ist vorzuziehen, "Attention" zu schreiben, anstatt es als "ATTN" oder "Attn" abzukürzen. Folgen Sie diesem mit dem Titel der Abteilung, die Sie kontaktieren möchten. Wenn Sie sich mit einer bestimmten Person in Verbindung setzen, müssen Sie keine "Achtung" -Zeile verwenden. Verwenden Sie stattdessen den Namen dieser Person als erste Zeile der internen Adresse. Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob ein Doppelpunkt nach "Aufmerksamkeit" verwendet werden soll, aber in ihrem Buch "Essentials of Business Communication" sagen die Autoren Mary Ellen Guffey und Richard Almonte, dass der Doppelpunkt optional ist.
Hier sind zwei Beispiele, wie eine "Achtung" -Zeile aussehen könnte:
ACHTUNG MENSCHLICHE RESSOURCEN MANAGER
oder
Achtung: Human Resources Manager
Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie die Anrede ein, gefolgt vom Hauptteil des Buchstabens.
Verwenden einer "Achtung" -Zeile auf einem Versandetikett oder Umschlag
Geben oder schreiben Sie zuerst die Zeile "Achtung". Dieses Format unterscheidet sich zwar vom Format für die interne Adresse eines Geschäftsbriefs, wird jedoch vom US-amerikanischen Postdienst bevorzugt.
Folgen Sie dieser mit der vollständigen Adresse der Firma, an die Sie die Korrespondenz richten. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Suite- oder Bodennummern sowie die Straße, den Ort, den Bundesstaat und die Postleitzahl angeben.
Überprüfen Sie die Adresse auf Richtigkeit, bevor Sie den Brief verschicken.
Tipps
-
Einige Stylisten glauben, dass eine "Achtung" -Zeile in einem Geschäftsbrief niemals notwendig ist. Verwenden Sie es im Allgemeinen nur dann, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Korrespondenz Schwierigkeiten hat, den beabsichtigten Empfänger zu finden.
