Eine Gewinn- und Verlustrechnung - oder GuV - ist eine Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum. Es wird von Unternehmen verwendet, um die finanziellen Ergebnisse der Transaktionen für einen Monat, ein Jahr oder einen anderen Zeitraum anzuzeigen. Es wird auch von Einzelpersonen verwendet, um den Budgetierungsprozess zu unterstützen. Eine Gewinn- und Verlustrechnung kann von Hand oder in einer Kalkulationstabelle oder einem Buchhaltungsprogramm erstellt werden. Unabhängig davon, ob Sie manuell oder mit einem Computer vorbereiten, sind die Schritte bis zum Abschluss gleich.
Formatieren Sie Ihre P & L-Erklärung in einem Standardformat. Die Kopfzeile der Erklärung enthält den Titel "Gewinn- und Verlustrechnung" und dann den Zeitraum, den sie zum Beispiel "für das am 31. Dezember 20XX endende Jahr" umfasst. Der erste Abschnitt in der Abrechnung ist der Umsatzbereich mit Zeilen für jede Umsatzart. Der Abschnitt mit den Ausgaben enthält eine Zeile für jede größere Ausgabenart sowie eine für die übrigen Ausgaben. Jeder Abschnitt enthält eine Zeile für eine Zwischensumme. Geben Sie unten eine Zeile für die Einnahmen minus Ausgaben ein, die als "Nettogewinn" bezeichnet wird.
Addieren Sie die Summen für den jeweiligen Zeitraum für jede Einnahmen- und Aufwandskategorie. Verwenden Sie Kontoauszüge und Rechnungen, um sicherzustellen, dass Sie alle anwendbaren Finanztransaktionen erfassen.
Geben Sie die Summen für jede Erlöskategorie in der GuV ein. Jede Kategorie wird in einer separaten Zeile angezeigt. Sie können die Einnahmen in Dollar-Betragsreihenfolge von der höchsten zur niedrigsten oder in alphabetischer Reihenfolge auflisten. Wenn es mehr als eine Ertragskategorie gibt, fügen Sie sie direkt unter der letzten Kategorie hinzu. Wenn Sie Waren verkaufen, listen Sie die Gesamtkosten der verkauften Waren unter der Zwischensumme des Umsatzes auf. Ziehen Sie die Kosten von den Einnahmen ab, um eine neue Zeile mit der Bezeichnung "Bruttogewinn" zu generieren. Wenn Sie einen persönlichen Finanzbericht erstellen oder ein Dienstleistungsunternehmen haben, sind diese zusätzlichen Zeilen nicht erforderlich.
Fügen Sie die Summen für jede Aufwandskategorie in die GuV ein. Die Kategorien können von der höchsten zur niedrigsten Summe oder in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet werden. Überprüfen Sie die Transaktionen in der Zeile "Sonstige Ausgaben" und ordnen Sie sie anderen Kategorien zu, wenn sie dort gehören. Addieren Sie alle Ausgabenkategorien und Zwischensummen unter dem Ausgabenbereich.
Subtrahieren Sie den Gesamtbetrag der Einnahmen vom Gesamtumsatz (oder Bruttogewinn). Wenn die Zahl positiv ist, wird die Zeile mit "Nettogewinn" gekennzeichnet. Wenn es negativ ist, wird es mit Klammern angezeigt und als "Nettoverlust" bezeichnet.
Tipps
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Bewahren Sie die Ausgabenbelege für jede Kategorie das ganze Jahr über in Dateiordnern auf, um das Aufsummieren am Jahresende zu erleichtern.
Warnung
Schließen Sie kein ein- oder auslaufendes Geld ein, das keine Einnahmen oder Ausgaben darstellt. Darin enthalten sind Darlehensbeträge, Kreditkartenvorschüsse und Zahlungen für im Vorjahr enthaltene Positionen.
