Ein persönlicher Geschäftsbrief wird von einer Einzelperson an ein Unternehmen oder eine Organisation geschrieben. Ein solcher Brief kann aus verschiedenen Gründen geschrieben werden: um ein Problem wie einen Fehler auf einer Rechnung zu lösen; die Rückgabe oder den Umtausch eines Produktes zu beantragen; die gute Arbeit eines Angestellten zu loben; oder um eine Spende von Zeit, Geld, Produkten oder Dienstleistungen für einen Nutzen zu bitten. Wie auch immer, ein persönlicher Geschäftsbrief wird auf ein leeres Blatt Papier geschrieben, nicht auf einen Briefkopf. Beachten Sie das nächste Mal, wenn Sie eines schreiben müssen.
Seiteneinrichtung
Verwenden Sie 1-Zoll-Ränder am oberen, unteren und seitlichen Rand Ihrer Seite. Wenn Ihr persönlicher Geschäftsbrief kurz ist, erhöhen Sie den oberen Rand auf 2 Zoll und die Seiten auf 1½ Zoll. Verwenden Sie eine leicht lesbare Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Cambria mit einer Schriftgröße von 11 oder 12 Punkten. Einzelne Zeilen für Ihre Zeilen.
Briefstil
Wenn Sie den Blockbuchstabenstil verwenden, beginnen alle Zeilen am linken Rand. Beginnen Sie bei einem geänderten Blockstil die Datums- und Schlusszeilen in der Mitte der Seite anstelle des linken Rands.
Ihre Adresse und das Datum
Ihre Adresse (auch als Absenderadresse bezeichnet) beginnt in der ersten Zeile der Seite, und alle normalerweise abgekürzten Begriffe wie Straße, Wohnung oder Boulevard sollten (aus Gründen der Formalität) angegeben werden. Vergessen Sie nicht das Komma zwischen dem Namen Ihrer Stadt und der aus zwei Buchstaben bestehenden Abkürzung Ihres Staates. Lassen Sie zwischen der letzten Zeile Ihrer Adresse und dem Datum (dem Tag, an dem der Brief abgeschlossen oder gesendet wird) kein Leerzeichen. Geben Sie den Monat, den Tag und das Jahr in die erste Zeile ein und schreiben Sie den Monat aus. Geben Sie beispielsweise "27. September 2008" anstelle von "27. September 2008" oder "27.9.08" ein. Vergessen Sie nicht das Komma zwischen Datum und Jahr. Wenn Sie den modifizierten Blockstil verwenden, beginnen Sie, Ihre Adresse in der Mitte der Seite anstelle des linken Rands einzugeben.
Name, Name und Adresse des Empfängers
Geben Sie vier Zeilen (oder 1 Zoll) unterhalb des Datums den Namen des Empfängers ein, der mit "Mr." beginnt. oder "Frau" Verwenden Sie sowohl den Vor- als auch den Nachnamen, gefolgt von einem Komma und dem Titel des Empfängers (z. B. Manager, Supervisor, Koordinator). Geben Sie in der nächsten Zeile den Firmennamen gefolgt von der Firmenadresse (auch als Innenadresse bezeichnet) ein, wobei keine Abkürzungen außer dem Bundesland verwendet werden.
Anrede
Eine Leerzeile später geben Sie die Anrede mit demselben Namen ein, der in der internen Adresse verwendet wird, beginnend mit "Sehr geehrter Herr". Die Anrede in einem persönlichen Geschäftsbrief sollte mit einem Doppelpunkt enden. Zum Beispiel "Sehr geehrte Frau Lucinda Jones:"
Karosserie
In einem persönlichen Geschäftsbrief beginnt der Körper nach der Anrede in einer leeren Zeile. Stellen Sie die einzelnen Absätze im Hauptteil einzeln und linksbündig ein und lassen Sie zwischen den Absätzen eine leere Zeile. Prägnanz ist der Schlüssel: Beginnen Sie mit einer freundlichen Öffnung, gefolgt vom Zweck des Briefes. Der zweite Absatz sollte den Zweck rechtfertigen. Geben Sie Einzelheiten wie Kontonummern, Rechnungsnummern, Termine für Sendungen oder Dienstleistungen sowie Produkt- oder Mitarbeiternamen an, um Ihren Leser und Ihre Sache zu unterstützen. Geben Sie nur relevante Hintergrundinformationen und unterstützende Informationen an, und beachten Sie, dass Ihr Leser beschäftigt ist. Der letzte Absatz sollte den Zweck (aus dem ersten Absatz) noch einmal formulieren und gegebenenfalls Maßnahmen anfordern.
Schließen und Archivieren
Das Schließen Ihres persönlichen Geschäftsbriefs sollte gerechtfertigt sein, es sei denn, Sie verwenden den modifizierten Blockstil, der das Schließen in der Mitte der Seite erfordert. Wenn Ihr Abschluss mehr als ein Wort ist (z. B. "Danke" oder "Mit freundlichen Grüßen"), verwenden Sie nur den ersten Buchstaben des ersten Wortes und verwenden Sie nach dem letzten Wort ein Komma, keinen Doppelpunkt, wie nach der Anrede vorgeschlagen. Drei Leerzeilen später geben Sie Ihren vollständigen Namen ein. Sie können Ihren Brief ausdrucken und Ihren Namen physisch zwischen dem Schluss und Ihrem eingegebenen Namen unterschreiben, wenn Sie dies wünschen. Persönliche Geschäftsbriefe sind die Kommunikation zwischen Ihnen und einem Unternehmen. Daher ist es ratsam, eine Kopie der von Ihnen verfassten persönlichen Geschäftsbriefe aufzubewahren. Wenn Sie sich Sorgen über die Ankunft per Post machen, müssen Sie sie vor dem Absenden der Poststelle bestätigen, damit Sie wissen, wann die Firma Ihre Briefe erhält.
