Um ein erfolgreiches Fundraiser-Dinner zu organisieren, müssen Sie gut planen und Ihre Spenderbasis und die Community kennen, von der die Spendenaktion letztendlich profitiert. Wenn Sie vor der Zeit ein gutes Maß an Fußarbeit erledigen, kann dies jedem Kopfschmerzen ersparen. Egal, ob Sie ein Event-Koordinator für einen gemeinnützigen Verein oder ein begeisterter Freiwilliger sind, Sie können ein paar Schritte unternehmen, um ein profitables Unternehmen zu unterstützen.
Legen Sie Ihr Budget fest. Wenn Sie wissen, welche Gelder Sie haben, wird bestimmt, welche Art von Spendenaktion Sie veranstalten können. Wenn man beim Geldumtauschen Geld einbringt, muss man darüber nachdenken, ob ein schickes High-End-Spendenprogramm (und hohe Kosten) letztendlich der Organisation zugute kommt. Manchmal kann eine krumme, an der Basis stehende Basis genauso viel Geld einbringen, ohne die gesamten Anschaffungskosten. Kreativität ist der Schlüssel.
Bitten Sie um Hilfe. Diese Ereignisse können, selbst wenn sie zu Beginn klein erscheinen, größer werden, als wir es uns vorgestellt haben. Versuchen Sie, nicht zu viel alleine zu tun; Bitten Sie um freiwillige Helfer, die bei der Gästeliste behilflich sind, das Aufräumen, das Fahren von Ausrüstung oder was Sie haben. Wenn man andere Leute an Bord nimmt, können die Menschen auch zu einer Sache beitragen, an die sie glauben.
Identifizieren Sie den Veranstaltungsort so schnell wie möglich, um ihn zu reservieren. Wo findet dieses Abendessen statt? Wird es eine kleine Angelegenheit sein, die bei jemandem zu Hause stattfinden kann, oder möchten Sie eine größere Veranstaltung gestalten? Schauen Sie sich zuerst die kostengünstigen Optionen an, bevor Sie eine Halle mieten. Vielleicht haben Sie einen Philanthrop in Ihrer Gemeinde, der Ihre Sache bevorzugt und Sie bereit wäre, Sie als Spende für Ihr Zuhause einsetzen zu lassen. Fragen Sie auch nach Gemeindezentren, Kirchen und Grundschulen, deren Einrichtungen für geringe oder keine Kosten zur Verfügung stehen.
Bestimmen Sie, wer das Abendessen zubereiten wird und wie. Wird diese Veranstaltung professionell organisiert oder wird die Mahlzeit von Mitgliedern der Organisation zubereitet? Zum Beispiel könnte ein Fundraiser-Dinner von Grundschulkindern zubereitet werden. Eine Gruppe von Kindern möchte vielleicht Geld für eine lokale Sache sammeln und kann dabei helfen, eine einfache Mahlzeit zu kreieren, die sie selbst kochen und servieren.
Laden Sie die Gäste ein. Erhalten Sie eine vollständige Liste der bisherigen und aktuellen Spender und verteilen Sie Einladungen. Wenn Sie Freiwilliger sind und keinen unmittelbaren Zugriff auf diese Datenbank haben, rufen Sie die Wohltätigkeitsorganisation an und bitten Sie, mit einem Regisseur oder Medienvertreter zu sprechen, um eine aktuelle Liste zu erhalten. Viele Organisationen nutzen E-Mail- und Social-Networking-Websites, um sich über ihre Veranstaltungen zu informieren. Dies spart enorm viel Geld bei Papier- und Versandkosten.
Bezeichnen Sie Unterhaltung. Es ist eine gute Idee, etwas anderes als das Abendessen zu haben, um Ihre Spender zu unterhalten. Wenn dies eine Spendenaktion für eine Musik- oder Tanzschule ist, wäre ein Konzert in der richtigen Reihenfolge. Ein Jugendsport-Spendensammler kann lokale Cheerleader bitten, ein paar Routinen durchzuführen, oder vielleicht die Kinder, einen kurzen und lustigen Sketch darüber vorzubereiten, warum sie Geld brauchen, um ihre Aktivitäten fortzusetzen. Wenn Sie einen kurzen Film über Ihre Sache zeigen, kann dies auch eine leistungsstarke Methode sein, um darzustellen, wie wichtig die Ursache für Ihre Gemeinschaft ist.
Follow-up regelmäßig vor der Veranstaltung. Möglicherweise planen Sie dieses Ereignis für sechs Monate auf der Straße. Daher ist es ratsam, von Zeit zu Zeit einzuchecken, um sicherzustellen, dass die Dinge noch auf dem richtigen Weg sind. Dies muss kein wöchentlicher Anruf beim Caterer sein, aber Sie sollten mindestens ein paar Wochen vorher anrufen, um alle in letzter Minute zu erledigenden Details abzuschließen.
