Wenn Sie ein Referent, Berater oder Pädagoge sind, könnten Seminare Ihr Geschäft sein. Wenn Sie ein anderer Unternehmer sind, sind Seminare möglicherweise eine der besten Methoden, um Ihr Unternehmen zu vermarkten. Was auch immer Ihre Gründe für die Organisation eines Seminars sind, sollten Sie dieselben grundlegenden Schritte befolgen, um eine Veranstaltung zu erstellen, die reibungslos abläuft und Ihre Teilnehmer beeindruckt.
Wähle dein Thema. Wenn Sie ein Berater oder ein Referent sind, wurden Sie wahrscheinlich gebeten, mit einer Gruppe zu einem bestimmten Thema zu sprechen. Wenn Sie als Unternehmer ein Seminar organisieren, um Ihr Unternehmen zu fördern, sollten Sie ein Thema auswählen, das Ihren Zielkunden anspricht. Ein Anwalt kann beispielsweise ein kostenloses Seminar für die Öffentlichkeit über Nachlassplanung organisieren.
Wählen Sie Ihren Veranstaltungsort. Versuchen Sie, die Anzahl der Teilnehmer zu schätzen, die Sie haben, und wählen Sie einen Ort, an dem alle Platz finden, damit Sie bequem sitzen können. Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes müssen Sie auch den Preis berücksichtigen. Einige Veranstaltungsorte können Raummieten von mehreren hundert oder sogar tausenden von Dollar haben, während andere wesentlich günstiger sind. Hotels verfügen oft über Banketträume, in denen Unternehmen häufig Kongresse abhalten, so dass dies ein guter Ausgangspunkt für die Suche nach einem Standort ist.
Erstellen und verschicken Sie Einladungen. Abhängig von der Größe und Formalität Ihres Ereignisses können Ihre Einladungen von einem einfachen Dokument, das in Microsoft Word erstellt wurde, bis zu einem ausgefallenen Design reichen, das von einem professionellen Designer erstellt wurde. Versenden Sie Ihre Einladungen mehrere Wochen im Voraus, um den Teilnehmern Zeit für die Teilnahme zu geben. Versenden Sie die Einladungen jedoch nicht so weit im Voraus, dass sie möglicherweise vor dem eigentlichen Seminartermin vergessen werden. Sie können Ihre Einladungen auch per E-Mail versenden, bedenken Sie jedoch, dass sie möglicherweise in den Spam-Ordnern mehrerer Empfänger enden.
Entscheiden Sie, ob Sie Mittagessen oder leichte Erfrischungen anbieten. Wenn Ihr Seminar mehrere Stunden dauert, ist es eine nette Sache, leichte Erfrischungen zur Verfügung zu haben. Wenn Ihr Seminar am frühen Morgen beginnt oder über die Mittagszeit läuft, wird empfohlen, ein Mittagessen vorzusehen. Für einige Veranstaltungsorte ist es erforderlich, dass Sie die Dienstleistungen ihres hauseigenen Caterers in Anspruch nehmen, wenn Sie eine Veranstaltung in der Anlage abhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Regeln Ihres Vertrags kennen, bevor Sie Erfrischungen bestellen.
Erstellen Sie Ihre Präsentationsmaterialien. Erstellen Sie Kopien von Handouts oder drucken Sie sie mit einem professionellen Drucker. Möglicherweise möchten Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen, damit Sie eine visuelle Referenz haben, wenn Sie oder Ihr Sprecher Material präsentieren. Sie können leicht ein Handout für Ihre Teilnehmer erstellen, indem Sie unter Druckoptionen "Handouts" auswählen. Stellen Sie sicher, dass Sie drei pro Seite auswählen, und Ihre Teilnehmer können Notizen direkt auf ihren Handouts machen.
Bestimmen Sie einige Tage vor dem Ereignis die Anzahl der Teilnehmer basierend auf Ihren RSVPs. Wenn Sie möchten, können Sie andere Personen anrufen, die Sie eingeladen haben, um sie an Ihre Veranstaltung zu erinnern und ihnen eine letzte Chance zur Registrierung zu geben. Hinterlassen Sie, falls möglich, eine Nachricht für alle, die Sie nicht erreichen, und weisen Sie sie an, Sie so bald wie möglich anzurufen, wenn sie teilnehmen möchten.
Erstellen Sie ein Anmeldeblatt und Namensschilder. Es ist schön für Seminarteilnehmer, andere Leute kennenzulernen und sofort ihren Namen zu sehen und woher sie kommen. Es beseitigt einige der unangenehmen Gefühle, die Menschen haben, wenn sie sich neuen Menschen vorstellen. Ein Anmeldeblatt wird sich als nützlich erweisen, wenn Sie Ihren Teilnehmern Fortbildungsguthaben jeglicher Art anbieten möchten oder einfach nach dem Seminar mit Ihren Teilnehmern in Kontakt bleiben möchten. Sie können nach Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen fragen. Es ist ratsam, eine Box anzubieten, die sie überprüfen können, wenn sie keine weitere Kommunikation von Ihnen erhalten möchten.
Erstellen Sie Pakete für jede Tabelleneinstellung. Möglicherweise möchten Sie Broschüren und anderes Werbematerial zu Ihrem Unternehmen hinzufügen. Sie möchten auch etwas für Ihre Teilnehmer zur Verfügung stellen und einen Stift, mit dem sie schreiben können. Wenn Sie diese Artikel nicht mit Ihrem Firmenlogo haben, kann der Veranstaltungsort, an dem Sie Ihre Veranstaltung abhalten, Stifte und Pads enthalten, die sie gerne zur Verfügung stellen.
Bestätigen Sie die Details einige Tage vor Ihrer Veranstaltung mit Ihrem Ansprechpartner vor Ort. Sie sollten auch eine abschließende Personenzahl mit Ihrem Caterer bestätigen, wenn Sie Speisen zu sich nehmen. Geben Sie Ihrem Caterer unbedingt Bescheid, wenn Sie Papierprodukte wie Teller, Servietten oder Tassen benötigen. Machen Sie alle erforderlichen Zahlungsmodalitäten. Einige Veranstaltungsorte und Caterer verlangen eine Vorauszahlung, während andere am Tag Ihrer Veranstaltung gerne Geld sammeln.
Richten Sie Ihren Veranstaltungsort am Tag vor oder am Morgen Ihrer Veranstaltung ein. Sie möchten sicher sein, dass Ihr Raumpersonal den Raum so eingerichtet hat, wie Sie es wünschen. Sie sollten auch Ihre Pakete und anderes Material an jedem Ort platzieren, bevor Ihre Gäste ankommen. Gehen Sie durch den Raum und stellen Sie sicher, dass alle einen klaren Blick auf Sie oder Ihren Sprecher haben.
Planen Sie für sich selbst oder einen Vertreter Ihres Unternehmens, anwesend zu sein, wenn die ersten Gäste am Tag Ihrer Veranstaltung ankommen werden. Sie möchten die Menschen begrüßen und sie auf das Anmeldeblatt, die Lage der Toiletten und die Erfrischungen leiten.
Tipps
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Bleiben Sie bei der Planung Ihres Seminars so organisiert wie möglich. Kleine Details können Sie überwältigen, und je organisierter Sie vorgehen, desto reibungsloser wird es am großen Tag laufen.
Warnung
Sie werden immer einige Teilnehmer haben, die einen Platz in Ihrem Seminar reserviert haben und der Tag der Veranstaltung nicht erscheint. Es treten Notfälle auf oder andere Probleme treten auf, die manche Leute am Kommen hindern. Lass dich nicht stören. Die Chancen stehen gut, dass es ein oder zwei Leute gibt, die in letzter Minute auftauchen und fragen, ob sie noch teilnehmen können.
