Ein Fax, auch Faksimile genannt, ist eine elektronische Übertragung eines gescannten Papierdokuments. Das gesendete Dokument kann ein beliebiges Format haben, es muss jedoch immer ein Faxdeckblatt mitgeliefert werden. Die Formatierung dieses Faxdeckblatts kann leicht variieren, es sollten jedoch einige wichtige Elemente angegeben werden.
Wesentliche Elemente
Bestimmte Elemente sollten immer in das Fax-Begleitschreiben aufgenommen werden, z. B. der Name des Empfängers, die Anzahl der zu faxenden Seiten, einschließlich des Begleitschreibens, und das Datum. Geben Sie auch Ihren Namen, Ihre Faxnummer und Ihre Telefonnummer an.
Andere Standardelemente
Andere Elemente, die nicht unbedingt erforderlich sind, aber auf Ihren Faxdeckblättern enthalten sein können, sind die Kontaktinformationen des Empfängers, der Betreff des Faxes und alle Notizen, die Sie für den Empfänger haben. Sie können auch zusätzliche Absenderinformationen angeben, z. B. den Namen Ihres Unternehmens oder die URL der Website.
Verwenden Sie ein Standard-Beispielformat
Verwenden Sie beim Senden eines Fax-Anschreibens ein Standardformat. Vorlagen sind in fast allen Textverarbeitungsprogrammen verfügbar. Ein übliches Format besteht darin, den Namen des Empfängers, das Fax und das Telefon auf der linken Seite und den Namen des Absenders, das Fax und das Telefon auf der rechten Seite mit den zusätzlichen Elementen unterhalb dieser beiden Abschnitte aufzulisten.
