Wenn Sie ein Meeting in einem Hotel planen, sollten Sie sicherstellen, dass die Verkaufsabteilung die Anforderungen Ihrer Gruppe richtig erfasst, damit Sie nicht überfordert werden. Ihr Kontakt im Hotel erstellt einen Lebenslauf für Ihre Besprechung, den Sie mit anderen Abteilungen teilen können, um sicherzustellen, dass alles, was Sie im Hotel benötigen, bereitgestellt wird. Ein Gruppen-Lebenslauf ist ein Profil, das den Zweck Ihrer Organisation für ein Meeting im Hotel, die Anzahl der anwesenden Personen, die Anzahl der benötigten Schlafzimmer und Parkplätze, das Catering und andere funktionale Anforderungen des Hotels umfasst. Dieses Profil sollte etwa 14 Tage vor Ihrer Veranstaltung erstellt werden, damit Ihre Zeitleiste entsprechend angepasst wird.
Schreiben Sie alles auf, was Sie für das Meeting benötigen, und teilen Sie es Ihrem Hotelverkäufer mit, um sicherzustellen, dass das Hotel über die Ressourcen verfügt, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Mahlzeiten, Snacks, Parkplätze, Arbeitsräume und Übernachtungsräume sind Beispiele für Artikel, die Sie mit dem Vertriebskontakt teilen sollten. Dies gibt ihm eine vorläufige Idee für Ihre Vision des Meetings und die Rolle des Hotels, damit es reibungslos funktioniert. Er kann ein Standardformular für Sie ausfüllen, um diese Informationen zu erfassen.
Erstellen Sie Fälligkeitstermine für die Registrierung von Teilnehmerbesprechungen in Bezug auf den Zeitplan, den Ihr Hotelverkäufer benötigt, um das Personal über Ihre Besprechungsanforderungen zu informieren. Nutzen Sie Anreize, um eine frühzeitige Registrierung zu fördern, einschließlich ermäßigter Registrierungsgebühren oder Tagungsvorteile. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, was im Hotel verfügbar ist, und ziehen Sie in Betracht, sich für zusätzliche Aktivitäten in Ihrem Formular zu registrieren. Spa-Behandlungen, Nicht-Meeting-Abendessen und Exkursionsaktivitäten sind Elemente, die Sie berücksichtigen könnten, wenn das Hotel über die erforderlichen Ressourcen verfügt und diese dem Umfang Ihres Meetings entsprechen.
Kommunizieren Sie mit Ihrem Vertriebskontakt, sobald Sie Ihr letztes Fälligkeitsdatum überschritten haben, um sicherzustellen, dass die Anzahl der anwesenden Personen und die vom Hotel benötigten Informationen erfasst werden. Beziehen Sie sich für zusätzliche Nummern auf die Kommunikation, die Sie von potenziellen Teilnehmern erhalten, die anwesend sein möchten, sich jedoch vor Ort registrieren möchten, und historische Nummern für die Registrierung vor Ort.
Fordern Sie zwei Wochen vor Ihrem Meeting eine Überprüfung Ihres Gruppen-Lebenslaufs an. Zu diesem Zeitpunkt ist der Lebenslauf der Gruppe erstellt und kann mit dem Rest des Hotels geteilt werden. Sie möchten sicherstellen, dass die vom Vertriebskontakt erfassten Nummern und Aktivitäten Ihren für das Meeting geplanten Nummern und Aktivitäten entsprechen. Stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass Sie alle Werbebuchungen verstehen, die Sie überprüfen. Weisen Sie Ihren Vertriebskontakt sofort auf etwaige Unstimmigkeiten hin.
Überprüfen Sie Ihre Rechnung vom Hotel und vergleichen Sie sie mit den Informationen, die Sie in Ihrem Gruppen-Lebenslauf überprüft haben, und den Registrierungsinformationen Ihrer Organisation, sobald das Meeting abgeschlossen ist. Prüfen Sie auf Ungenauigkeiten und Überkosten. Wenn Sie welche finden, wenden Sie sich an Ihren Vertriebskontakt und den Vertriebsleiter, damit diese entsprechend korrigiert werden können.
Tipps
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Fordern Sie vor dem Meeting eine physische Kopie Ihres Gruppen-Lebenslaufs an, um diese in Ihren Unterlagen zu speichern. Überprüfen Sie die Musterformulare für den Lebenslauf, um sich ein Bild zu machen, was die Hotelabteilung im Voraus benötigt. Teilen Sie so schnell wie möglich alle wichtigen Änderungen mit, die sich auf die Anwesenheit Ihrer Besprechung auswirken.
