In jeder Praxis oder einem Krankenhaus kommt es zu einem Zeitpunkt, an dem ein Arzt stirbt und ein Administrator einen Brief an die Patienten des Arztes schicken muss. Den Brief zu schreiben ist eine einfache Aufgabe. Es kann jedoch zeitaufwendig sein, die einzelnen Briefe zu versenden und auf Fragen zu antworten, insbesondere wenn der Arzt eine große Anzahl von Patienten hatte. Es ist wichtig, alle Personen so schnell wie möglich zu benachrichtigen, damit die Patienten einen neuen Arzt planen können.
Durchsuchen Sie die Datenbank des Arztes, um die Kontaktdaten aller seiner Patienten zu erhalten. Suchen Sie nach physischen Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
Geben Sie einen Brief mit einer Textverarbeitungssoftware ein, wenn Sie eine gedruckte Nachricht senden möchten. Drucken Sie die Adresse jedes Patienten auf einen Umschlag und legen Sie einen Brief einzeln in jeden Umschlag. Bringen Sie einen Stempel auf dem Umschlag an und senden Sie den Brief gleichzeitig an jeden Patienten.
Senden Sie eine E-Mail-Nachricht an Patienten, deren E-Mail-Adresse Sie haben. Fügen Sie dieselbe Nachricht ein, die Sie in den gedruckten Brief eingefügt haben.
Seien Sie klar und kurz. Verwenden Sie die Schriftart Arial. Vergewissern Sie sich, dass der Buchstabe frei von Jargon und Abkürzungen ist.
Prüfen Sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Erklären Sie in dem Brief, was passiert ist. Wenn Sie nicht die Adresse eines bestimmten Patienten haben, rufen Sie an oder senden Sie eine E-Mail, um eine Benachrichtigung zu erhalten. Dies kann eine belastende Zeit für die Patienten sein, insbesondere für diejenigen, die schon lange beim Arzt waren. So versichern Sie ihnen, dass ein qualifizierter Arzt ihre Akten übernimmt. Sie können den neuen Arzt in demselben Brief vorstellen oder Sie können diese Informationen in einem separaten Brief, in einer E-Mail oder in einem Telefonanruf angeben. Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten, falls Patienten Fragen haben.
Geben Sie Informationen zu den Begräbnisvereinbarungen an, falls Patienten anwesend sein möchten.
Tipps
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Wenn ein Patient einen Termin bei einem verstorbenen Arzt anfordert, erläutern Sie, was geschehen ist, und bieten Sie an, einen Termin mit dem Ersatzarzt zu vereinbaren. Wenn der neue Arzt noch nicht mit der Arbeit begonnen hat, schlagen Sie andere Ärzte in der Umgebung vor.
