Dokumentenkontrollverfahren müssen nicht komplex sein. Tatsächlich erhöht die Komplexität die Wahrscheinlichkeit, dass auf das Dokument nicht ausreichend verwiesen wird. Das Verwalten von Informationen ist jedoch einer der wichtigsten Prozesse in jeder Organisation. Die Abhängigkeit von der elektronischen Datenkorrespondenz erhöht die Notwendigkeit, die Datensteuerungs- und Speichervorgänge kontinuierlich zu aktualisieren. Die Nichteinhaltung angemessener Dokumentenkontrollverfahren kann zu enormen finanziellen Risiken führen. Glücklicherweise haben Verbesserungen der Technologie zur Dokumentensteuerung und der Softwareanwendungen eine neue Welt bewährter Verfahren geschaffen.
Kritische Prozesse identifizieren
Weisen Sie ein Team von funktionsübergreifenden Managern zu, um Ihre wichtigsten Prozesse in Bezug auf den Daten- und Informationsfluss zu ermitteln. Verfolgen Sie, wie die Daten (E-Mail, Kundenumfragen, IRS-Formular usw.) von Ihrem Kunden in Ihre Datenbankdateien übertragen werden. Vergleichen Sie jeden Datenflussprozess und identifizieren Sie allgemeine oder redundante Aufgaben. Planen Sie alle Informationsprozesse von der E-Mail bis zur Einhaltung von Unternehmensanforderungen anhand eines grundlegenden Flussdiagramms.
Verfahrenshandbuch erstellen
Verfahren - sowohl für Software als auch für Papier - müssen festlegen, wie Dokumente vor und nach dem Update genehmigt werden. Sie sollten auch detailliert beschreiben, wie Sie Dokumente aktualisieren und erneut anwenden. Geben Sie an, wie das System Änderungen erkennt, d. H. Nach Ausgabedatum oder Änderungen der Schriftart. Stellen Sie sicher, dass der Prozess für die Entscheidung über das Veralten von Dokumenten beschrieben wird. Verstehen, wie "veraltete" Dokumente verwendet werden können.
Funktionalität sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Dokumente den richtigen Personen zur Verfügung stehen, wenn sie diese benötigen. Wenn Sie in ein virtuelles System konvertieren, sollten Sie sorgfältig dokumentieren, wie das Originaldokument gespeichert wird, wenn überhaupt. Zum Schluss noch eine Backup-Lösung. Wenn Sie zu einem automatisierten System wechseln, verwenden Sie eine Pilot-Rollout-Strategie. Warten Sie nach der vollständigen Konvertierung drei Monate, bevor Sie Papierdokumente löschen oder archivieren.
