Jeder, der für ein Unternehmen gearbeitet hat, ist mit den Handbüchern für Richtlinien und Verfahren und den kürzeren, engeren Vettern und Mitarbeiterhandbüchern vertraut. Richtlinien- und Verfahrenshandbücher dienen zwei Zwecken: zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie Einstellungen und Umweltfragen und zur Formulierung der Mission und Vision eines Unternehmens anhand sorgfältig durchdachter, detaillierter Richtlinien. In einer Richtlinie wird beschrieben, was ein Unternehmen von seinen Mitarbeitern zur Erreichung von Unternehmenszielen tun möchte. In den Verfahren wird detailliert beschrieben, wie diese Richtlinien umgesetzt werden. Idealerweise folgt ein Unternehmen einer einfachen Formel: Legen Sie Missions- und Visionserklärungen fest, entwickeln Sie strategische Ziele, erstellen Sie unterstützende Richtlinien und erstellen Sie taktische Verfahren zur Umsetzung der Richtlinien.
Artikel, die Sie benötigen
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Anwendbares Gesetz
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Gegebenenfalls Tarifverträge
Entwickeln Sie einen Prozess und eine Struktur und stellen Sie ein Team zusammen (wenn Sie nicht der einzige Conduit des Projekts sind). Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder fest, einschließlich Recherche, Schreiben, rechtliche Fragen, Genehmigungsmechanismen und Produktionsmethoden. Obwohl die meisten Unternehmen Mitarbeiterliteratur in elektronischer Form zur Verfügung stellen, müssen Sie auch gedruckte Exemplare drucken. Bestimmen Sie die Teamleiter und Kontakte für jeden Schritt des Prozesses. Führen Sie ein Organisationsmeeting durch, um zu entscheiden, wie das Handbuch physisch abläuft - Kapitel für Kapitel und Schritt für Schritt.
Behandeln Sie die rechtlichen Aspekte des Handbuchs. Fügen Sie Passagen mit ein, die sich mit Chancengleichheit, sexueller Belästigung, Diskriminierung und Drogentests befassen. Stellen Sie sicher, dass kein Wortlaut des Handbuchs gegen geltende Gesetze verstößt oder einer Arbeitsvereinbarung widerspricht. Richten Sie einen juristischen Ansprechpartner für Unternehmen ein, um das Handbuch zu rechtlichen Fragen zu prüfen und zu genehmigen. Nachlässigkeit und Taten sind die häufigsten rechtlichen Bedenken für Unternehmen, und Handbücher für Richtlinien und Verfahren sind für Unternehmen rechtlich bindend. Die meisten Verstöße von Unternehmen sind unbeabsichtigt, aber wenn Handbücher schlecht formuliert sind, die Konsequenzen der Handlungen von Mitarbeitern nicht eindeutig erklären, können rechtliche Probleme auftreten.
Geben Sie die Mission und Vision des Unternehmens und seine Geschichte an. Erläutern Sie, wie die Richtlinien und Verfahren dazu dienen, die beschriebenen Werte zu unterstützen und zu stärken.
Schreibe über die Vorteile. Einschließen von Leistungen mit Mandaten wie Sozialversicherung, Arbeitslosenunterstützung, Arbeitnehmerentschädigung, militärischen Überlegungen (z. B. Mindeststeuer) und Familienurlaub. Erläutern Sie auch nicht vorgeschriebene Leistungen wie Urlaub, Überstunden, Comp Time, Versicherung, Ausübungs- und Ruhestandspläne (einschließlich etwaiger 401k-Rückstellungen) sowie Sabbaticals und Urlaubstage.
Einen positiven Schreibton entwickeln und beibehalten. Festlegung von Parametern, unter denen die Mitarbeiter ihre Ziele erfolgreich erreichen können. Vermeiden Sie wenn möglich verbotene Sprache. Wenn Sie den Mitarbeitern konsequent erzählen, was sie nicht tun können oder sollen, führt dies zu Spannungen, insbesondere wenn die Gebote und Gebote leicht erkennbares schlechtes Verhalten verbieten.
Erstellen Sie einen Entwurf und prüfen Sie ihn, korrigieren Sie ihn und bearbeiten Sie ihn. Anschließend können Sie ihn erneut prüfen, korrigieren und bearbeiten.
Senden Sie den Entwurf durch den Genehmigungsprozess. Bitten Sie einige Mitarbeiter, die nicht zu Teammitgliedern gehören, das Handbuch für ihre Eingabe zu lesen.
Nehmen Sie nach dem Genehmigungsprozess Änderungen am Handbuch vor, und holen Sie sich ggf. die endgültige Genehmigung. Bereiten Sie das Handbuch für die Produktion vor. Wählen Sie Grafiken oder Fotos aus und formatieren Sie das Handbuch.
Erstellen Sie das Handbuch sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form. Stellen Sie sicher, dass Sie einen "Gatekeeper" für zukünftige Änderungen identifiziert haben.
Tipps
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Ein Mitarbeiterhandbuch sollte eine kurze Einführung in Ihr Unternehmen sein, mit Begrüßungsinformationen, Orientierungsinformationen und kurzen Diskussionen über Regeln, Erwartungen und Vorteile. Es wird wahrscheinlich das erste sein, was Mitarbeiter lesen (vor dem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch) und sollte das Handbuch nicht in Ton oder Detail nachahmen.
Warnung
Wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens von einer Gewerkschaft vertreten werden, bilden die geltenden Tarifverträge häufig die Grundlage für die meisten Richtlinien und Verfahren. Achten Sie darauf, Gewerkschaftsvereinbarungen nicht mit Richtlinien und Verfahren zu widersprechen.
