Die Ausrichtung eines Geschäftstreffens für Japaner ist im Wesentlichen das gleiche wie jedes andere Geschäftstreffen: Verweisen Sie auf die Teilnehmer mit ihrem letzten (Familien-) Namen (und wenn Sie auf Japanisch sprechen, geben Sie den Familiennamen mit dem Ehrentitel –san an). Benachrichtigen Sie die Teilnehmer rechtzeitig über die Startzeit. eine Auswahl an Kaffee, Tee oder Wasser bieten; pünktlich beginnen; stören Sie die Leute nicht, wenn sie sprechen; bleib beim Thema; vermeiden Sie den Gebrauch von Humor; und auf direkte, persönliche Fragen vorbereitet sein.
Vorbereitung
Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer so früh wie möglich über die Startzeit und stellen Sie sicher, dass alle - Japaner und Nichtjapaner - wissen, dass das Meeting zu diesem Zeitpunkt beginnt. Die japanische Kultur legt großen Wert auf Rücksichtnahme und Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Respekt.
Wählen Sie möglichst einen ruhigen Ort. Viele Japaner sprechen Englisch oder haben Englisch gelernt, aber Hintergrundgeräusche können es schwierig machen, Konversationen zu folgen. Wenn Sie das Meeting in einer ruhigen Umgebung verbringen, wird eine angenehme Hörumgebung gewährleistet.
Wählen Sie eine Auswahl an Getränken. Im Gegensatz zu den gängigen Klischees trinken nicht alle Japaner japanischen Tee, insbesondere nicht bei Geschäftstreffen mit nicht-japanischen Personen. Es ist am besten, wenn möglich, die Teilnehmer mit einer Auswahl an Kaffee, Tee, japanischem Tee und Wasser zu versorgen.
Stellen Sie sicher, dass genügend Platz zum Ablegen von Papieren und bei Bedarf ein elektronisches Wörterbuch vorhanden ist. Wieder sprechen viele Japaner Englisch, aber sie möchten vielleicht gelegentlich die Bedeutung von dunklen oder unbekannten Wörtern überprüfen, die während des Treffens verwendet werden.
Nehmen Sie sich Zeit, bevor die Besprechung beginnt, damit Personen Visitenkarten austauschen und sich informell vorstellen können. Der Austausch von Visitenkarten ist für japanische Geschäftsleute eine wichtige und verpflichtende Maßnahme.
Meeting starten
Signalisieren Sie, dass das Meeting beginnen wird, damit sich die Menschen organisieren und vorbereiten können.
Stellen Sie die Teilnehmer vor. Wenn Sie das Meeting auf Japanisch durchführen, verwenden Sie den japanischen Einführungsstil: Organisation zuerst, Nachname gefolgt von "-san". Vorname zuletzt. Sie können die Teilnehmer sich selbst vorstellen lassen. Dies ist durchaus akzeptabel, und wenn auf Englisch, kann die Japanerin die Herausforderung genießen, ihre Englischkenntnisse vor der Gruppe zu präsentieren.
Geben Sie den Zweck und die Ziele des Treffens an. Dies hätte vorher angekündigt werden müssen, aber es wird den Menschen helfen, wenn sie daran erinnert werden. In Japan zu bleiben, ist ein Zeichen der Rücksichtnahme auf das Thema.
Durchführung der Besprechung
Unterbrechen Sie keine Personen, wenn sie sprechen. Lassen Sie den Rednern Zeit, um sich zu äußern. In Japan neigen die Menschen dazu, Punkte zu erklären, indem sie zuerst Gründe angeben und dann den Punkt angeben, wohingegen Menschen in westlichen Kulturen den Punkt zuerst angeben und dann Gründe angeben. Dieser andere Kommunikationsstil kann für westliche Bürger eine Ungeduld sein und wird am besten gehandhabt, indem er nicht unterbrochen wird.
Bleib beim Thema. Behalten Sie alle Neben- oder Anekdoten für das Ende oder die Besprechung.
Vermeiden Sie den Gebrauch von Humor. Auch wenn sich die japanische Kultur verändert und der Humor in Japan durchaus üblich ist, ist es dennoch am besten, den Humor bei Geschäftstreffen zu vermeiden. Humor mag für Amerikaner ein Zeichen der Freundschaft sein, für japanische Geschäftsleute kann dies jedoch ein Zeichen für Unreife sein und auch die Gefahr bestehen, die Sprach- oder Kulturbarriere nicht zu durchbrechen.
Seien Sie auf direkte Fragen vorbereitet. Die Website "Foreign Translations" warnt die Leser, dass Japaner in ihren Fragen direkt neugierig sind, wenn sie neue Leute kennen lernen (siehe Referenz 1). Fragen wie "Wie viel Geld verdienen Sie?" "Bist du Single?" oder "Wie alt bist du?" kann auftreten. Wenn Sie solche Fragen nicht beantworten möchten, finden Sie einen höflichen Weg, um die Frage abzulenken, und zeigen Sie keine Beleidigung.
